Значение секретарской службы во 2 отделе милиции

отчет по практике

Ё Ведение телефонных разговоров

Ё Прием посетителей

Ё Прием и обработка корреспонденции

Ё Регистрация документов

Ё Передача документов на подпись начальнику

2. Служба документационного обеспечения управления

2.1 Категории предприятия

Существуют 4 категории предприятия:

ь 1 категория - учреждения с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;

ь 2 категория - с объемом документооборота от 25 000 до 100 000 документов в год;

ь 3 категория - от 10 000 до 25 000 документов в год;

ь 4 категория - до 10 000 документов в год.

2 отдел милиции относиться к 3 категории, т.к.: - исходящих документов - 5 810; - входящих документов - 6 659; - внутренних документов - 3 923. Всего: 16 392 документа.

2.2 Формы работы с документами

Во 2-ом отделе милиции применяется централизованная форма, так как всю работу с документами выполняет канцелярия.

2.3 Структура канцелярии

В данной организации структурой канцелярии является секретариат, который готовит и просматривает к докладу руководителя всю входящую корреспонденцию, подготавливает проекты отдельных приказов, писем, сообщает о времени проведения совещаний, заседаний. Также секретариат выполняет функцию подразделения по контролю исполнения - осуществляет оперативный контроль за исполнением документов и за сроками исполнения поручений руководства. Помимо этого, секретариат осуществляет учет регистрации корреспонденции, оформляет и рассылает распорядительные документы, проверяет правильность составления, оформления и качества документов, предоставляемых на подпись руководству, принимает и регистрирует заявления, жалобы и просьбы трудящихся. Направляет письма и жалобы в соответствующие структурные подразделения, организует прием посетителей. Занимается перепечаткой документов с оригинала.

2.4 Должностные обязанности руководителя канцелярии

Руководителем канцелярии во 2-ом отделе милиции является секретарь. В его обязанности входит:

1. Прием и обработка корреспонденции.

2. Передача документов на подпись руководителю.

3. Организация совещаний.

4. Прием и фильтрация телефонных звонков.

5. Контроль за сроками исполнения документов.

6. Прием посетителей.

2.5 Рабочее место секретаря и руководителя

Рабочее место секретаря

На рабочем месте располагаются:

1. ПК

2. Телефон

3. Дырокол

4. Подставка для карандашей

5. Перекидной календарь

Рабочее место секретаря во 2 отделе милиции находится в помещении смежном с кабинетом руководителя. На рабочем месте соблюдаются все необходимые правила: отсутствует световая и шумовая вибрация, порядок на рабочем месте, телефон располагается слева от секретаря, в ящиках стола находятся бумаги и картотеки. Но есть и недочеты, так как свет должен падать сверху и слева, то здесь, как мы видим из схемы, он находится за спиной секретаря. В комплект мебели для секретаря входит: подъемно-поворотное кресло, стол-приставка, шкаф для хранения документов.

Рабочее место руководителя

Рабочее место руководителя образуется в отдельном кабинете и состоит из 2-х функциональных зон: рабочая зона, зона для совещания и переговоров. В комплект мебели для руководителя входит: письменный стол, стол и стулья для посетителей, подъемно-поворотное кресло. Стол для посетителей расположен перпендикулярно столу руководителя.

На рабочем столе руководителя располагаются:

1. ПК

2. Телефон, факс

3. Канцелярский письменный прибор

4. Папки с быстродействующими зажимами

5. Деловой блокнот

2.6 Информационные пособия для секретаря

1. Должностная инструкция секретаря.

2. Телефонный справочник.

3. Справочник местных телефонов организации.

4. Список сотрудников и их домашних телефонов.

5. Необходимый минимум юридической литературы:

a) Гражданский кодекс РФ;

6. Номенклатура дел организации.

7. Рабочий дневник-ежедневник.

3. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию

Делись добром ;)