Значение секретарской службы во 2 отделе милиции
Ё Ведение телефонных разговоров
Ё Прием посетителей
Ё Прием и обработка корреспонденции
Ё Регистрация документов
Ё Передача документов на подпись начальнику
2. Служба документационного обеспечения управления
2.1 Категории предприятия
Существуют 4 категории предприятия:
ь 1 категория - учреждения с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
ь 2 категория - с объемом документооборота от 25 000 до 100 000 документов в год;
ь 3 категория - от 10 000 до 25 000 документов в год;
ь 4 категория - до 10 000 документов в год.
2 отдел милиции относиться к 3 категории, т.к.: - исходящих документов - 5 810; - входящих документов - 6 659; - внутренних документов - 3 923. Всего: 16 392 документа.
2.2 Формы работы с документами
Во 2-ом отделе милиции применяется централизованная форма, так как всю работу с документами выполняет канцелярия.
2.3 Структура канцелярии
В данной организации структурой канцелярии является секретариат, который готовит и просматривает к докладу руководителя всю входящую корреспонденцию, подготавливает проекты отдельных приказов, писем, сообщает о времени проведения совещаний, заседаний. Также секретариат выполняет функцию подразделения по контролю исполнения - осуществляет оперативный контроль за исполнением документов и за сроками исполнения поручений руководства. Помимо этого, секретариат осуществляет учет регистрации корреспонденции, оформляет и рассылает распорядительные документы, проверяет правильность составления, оформления и качества документов, предоставляемых на подпись руководству, принимает и регистрирует заявления, жалобы и просьбы трудящихся. Направляет письма и жалобы в соответствующие структурные подразделения, организует прием посетителей. Занимается перепечаткой документов с оригинала.
2.4 Должностные обязанности руководителя канцелярии
Руководителем канцелярии во 2-ом отделе милиции является секретарь. В его обязанности входит:
1. Прием и обработка корреспонденции.
2. Передача документов на подпись руководителю.
3. Организация совещаний.
4. Прием и фильтрация телефонных звонков.
5. Контроль за сроками исполнения документов.
6. Прием посетителей.
2.5 Рабочее место секретаря и руководителя
Рабочее место секретаря
На рабочем месте располагаются:
1. ПК
2. Телефон
3. Дырокол
4. Подставка для карандашей
5. Перекидной календарь
Рабочее место секретаря во 2 отделе милиции находится в помещении смежном с кабинетом руководителя. На рабочем месте соблюдаются все необходимые правила: отсутствует световая и шумовая вибрация, порядок на рабочем месте, телефон располагается слева от секретаря, в ящиках стола находятся бумаги и картотеки. Но есть и недочеты, так как свет должен падать сверху и слева, то здесь, как мы видим из схемы, он находится за спиной секретаря. В комплект мебели для секретаря входит: подъемно-поворотное кресло, стол-приставка, шкаф для хранения документов.
Рабочее место руководителя
Рабочее место руководителя образуется в отдельном кабинете и состоит из 2-х функциональных зон: рабочая зона, зона для совещания и переговоров. В комплект мебели для руководителя входит: письменный стол, стол и стулья для посетителей, подъемно-поворотное кресло. Стол для посетителей расположен перпендикулярно столу руководителя.
На рабочем столе руководителя располагаются:
1. ПК
2. Телефон, факс
3. Канцелярский письменный прибор
4. Папки с быстродействующими зажимами
5. Деловой блокнот
2.6 Информационные пособия для секретаря
1. Должностная инструкция секретаря.
2. Телефонный справочник.
3. Справочник местных телефонов организации.
4. Список сотрудников и их домашних телефонов.
5. Необходимый минимум юридической литературы:
a) Гражданский кодекс РФ;
6. Номенклатура дел организации.
7. Рабочий дневник-ежедневник.
3. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию