Информационно-справочные документы их виды. Современные требования к составлению и оформлению

курсовая работа

2.2 РАЗНОВИДНОСТИ ПИСЕМ

Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки. Рассмотрим каждую классификационную группу в отдельности.

По характеру информации письма можно разделить на 6 групп, каждая из которых представлена несколькими соответствующими подгруппами:

v письма информационного характера- письма, основным назначением которых является информирование адресата. Информационные письма могут рассылаться широкому кругу адресатов. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей писем:

· письмо-сообщение - письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес; письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. Приложение 2).

· сопроводительное письмо - письмо, составляющееся при отправке адресату документов или материальных ценностей и содержащее дополнительные разъяснения к приложенному документу. В нем указывается, для чего направляется основной документ, что необходимо сделать и в какие сроки, объясняется причина задержки, разъясняются сложные моменты (см. Приложение 3).

· письмо-напоминание - письмо, цель которого - побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности (см. Приложение 4).

· письмо-извещение - письмо, информирующее о публичных меро-приятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, рассылается широкому кругу организаций с целью их привле-чения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте про-ведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию (см. Приложение 5). Такие письма не требуют ответа.

· письмо-уведомление - письмо, сообщающее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату (см. Приложение 6).Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц.

· рекламное письмо - письмо, предлагающее товары (услуги), стиму-лирующее интерес к товару и желание его приобрести (см. Приложение 7). К таким письмам относятся письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления.

v письма, содержащие просьбу или предложение - письма, целью которых является побудить адресата совершить определённые действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности:

· письмо-просьба - письмо, цель которого - получение информации, инициирование действий, необходимых организации-автору(см. Приложение 8). Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа. Письмо-просьба всегда требует письма-ответа.

· письмо-запрос - письмо, направляемое с целью получения какой-либо официальной информации или документов (см. Приложение 9). Письмо-запрос, как и письмо-просьба, всегда требует ответа.

· письмо-предложение -письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (в коммерческой деятельности -с предложением товаров, услуг) и др. (см. Приложение 10). В коммерческой деятельности предложение называют офертой. Письмо-предложение может быть ответом на запрос, а может быть и инициативным.

· письмо-заявка - письмо (разновидность письма-просьбы), выражающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией (см. Приложение 11). Заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия, включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы или издания и др.

· письмо-заказ - письмо, представляющее собой предложение покупателя заключить сделку с указанием её конкретных условий (см. Приложение 12). Письмо-заказ может быть ответом на коммерческое предложение.

· письмо-приглашение - письмо, содержащее предложение принять участие в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках (см. Приложение 13).

v Письма, содержащие требование или претензию - письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на неё функции.

· письмо-требование - письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда уже имеются или могут появиться нарушения ранее принятых договоренностей (см. Приложение 14).

· письмо-претензия (рекламация)- письмо, содержащее заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков (см. Приложение 15). Рекламация может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроков поставки и т.п. Рекламация содержит: основания для предъявления претензий; доказательства произошедшего ущерба; конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переносится в арбитраж. В ответе на рекламацию сообщается, что информация принята к рассмотрению, она рассматривается полностью, частично либо отклоняется, денежная оплата произведена.

v письма-ответы - письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение. К ним относятся:

· письмо-согласие - письмо, являющееся положительным ответом на просьбу, запрос или предложение (см. Приложение 16).

· письмо-отказ - письмо, в котором дается отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. Приложение 17).

v этикетные письма - это письма, целью которых является выражение внимания, участия. Основными разновидностями этикетных писем являются:

· письмо-поздравление - деловое письмо, составляемое в торжественных случаях (см. Приложение 18).

· письмо-благодарность (благодарственное письмо) - письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги (см. Приложение 19).

· письмо-соболезнование - письмо, составляемое в ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.) (см. Приложение 20).

· письмо-извинение - письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства (см. Приложение 21).

v письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии. К ним относятся:

· гарантийное письмо - письмо, содержащее обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции, услуг, аренды, качества и сроков выполнения работ, возврата кредита и др. Такое письмо имеет повышенную правовую функцию (см. Приложение 22).

· письмо-подтверждение - письмо, в котором адресат сообщает о получении высланных в его адрес документов или других материалов, готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и др. (см. Приложение 23).

· рекомендательное письмо - письмо, автор которого дает характе-ристику другому лицу с целью устройства последнего на работу, обучение и др. (см. Приложение 24).

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

- письма, требующие письма-ответа, или инициативные письма письмо-просьба (см. Приложение 8); письмо-запрос (см. Приложение 9); письмо-предложение (см. Приложение 10) и др. Это самая распространенная разновидность писем.

- письма, не требующие письма-ответа, или ответные письма (письмо-подтверждение (см. Приложение 23); письмо-напоминание (см. Приложение 4); письмо-согласие (см. Приложение 16), письмо-приглашение (см. Приложение 13) и др. Такие письма по своему содержанию зависят от инициативных писем. Нередко ответные письма содержат отказ, в этом случае он должен быть хорошо аргументирован.

По структурным признакам деловые письма бывают:

- регламентированные (стандартные). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие либо на причину обращения («В связи с неполучением счёта-фактуры...», «Ввиду задержки получения груза...»), либо на ссылки («Ссылаясь на Ваш запрос от...», «Согласно протоколу о взаимных поставках…»), либо на цель («В целях скорейшего решения вопроса...», «В ответ на Ваш запрос...»).

- нерегламентированные (нестандартные). Нерегламентированное деловое письмо отображает какую-либо исключительную, необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придаёт письму составитель, и потому представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста. В отличие от регламентированных деловых писем эти письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Но было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. Такие письма, как правило, включают элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие: «благодарю», «выражаю надежду», «ставим Вас в известность», «подтверждаем», «приказываю», «напоминаем» и т.д.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения (оферта), письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По признаку адресата деловые письма бывают:

- обычные - письма, которые отправляются на один адрес;

- циркулярные - письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций)

По композиционным особенностям деловые письма делятся на:

- одноаспектные - письма, рассматривающие одну проблему, вопрос;

- многоаспектные - письма, содержащие однотипные и разнотипные аспекты: просьбы, сообщения, предложения.

По форме отправления письма бывают:

- обычные почтовые. В настоящее время к традиционному почтовому отправлению организации прибегают в том случае, когда необходимо передать письма, имеющие большое юридическое значение: рекламации, гарантийные письма, договоры предложения (оферта) и др.

- факсовые - письма, обладающие высокой оперативностью и высокой надёжностью доставки.

- электронные письма - совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий огромные возможности. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников - бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в нем указывается дата и время отправления и получения сообщения, сохраняется строка «Subject» или «Тема» сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл. С другой стороны, электронные письма обладают целым рядом преимуществ: оперативностью; возможностью передачи как простого текста, так и форматированного, а также произвольных файлов; достаточно высокой надёжностью доставки сообщения; простотой использования человеком и программами.

Итак, мы рассмотрели виды официальных писем и пришли к следующему выводу: существует огромное множество разновидностей писем, которые можно классифицировать по следующим признакам: по характеру информации, по функциональному признаку, по признаку адресата, по структурным признакам, по композиционным особенностям, по тематическому признаку и по форме отправления.

Делись добром ;)