Информационное обеспечение менеджмента
1.7 Совершенствование информационных потоков
Совершенствование информационных потоков в системе управления базируется на использовании следующего перечня рекомендаций, ориентированных на конечные результаты управленческой деятельности[10].
1.Терминология при формировании схем информационных потоков должна быть единой.
2.Информировать и получать информацию следует у того, кто связан с выполнением или подготовкой решения.
3.Чтобы не было незаменимых работников аппарата управления, следует унифицировать и описывать процедуру подготовки и прохождения документов.
4.Прежде чем готовить, принимать и исполнять решение, следует убедиться в его необходимости.
5.Всякое управленческое решение должно готовится и реализоваться с минимальными затратами средств.
6.Исполнитель должен быть заинтересован в качественном своевременном исполнении решения.
7.Контроль исполнения должен быть двойным, работу контролеров также надо стимулировать и контролировать.
8.Однотипные, постоянно повторяющиеся решения должны контролироваться не в процессе исполнении, а по результатам с возложением максимальной ответственности на исполнителя.
9.Готовящий решение и его исполняющий должны быть достаточно о нем информированы.
10.Управленческое решение должны готовить и исполнять квалифицированные исполнители.
11.Исполнение решения следует поручать работникам, которые обладают реальной возможностью выполнить его в установленное время.
12.При подготовке и исполнении решения сотрудникам в большей
мере следует взаимодействовать по горизонтальным уровням управления, вышестоящих руководителей информировать только о результатах.
13,Следует не забывать что статистическая информация за длительный период важнее, чем сиюминутные сведения.
14.Вмешиваться в исполнение решения следует только в том случае, когда имеются отклонения, которые не могут быть устранимы исполнителями.
15.Источники первичной информации по одному и тому же решению должны быть едиными.
16.Первичные документы должны готовиться в минимальном количестве экземпляров, передаваться в порядке подотчетности и храниться в архивах или в конечных контрольных подразделениях.
17.Документы следует конструировать таким образом, чтобы, детально не вчитываясь, можно было выносить оценочные суждения типа: хорошо, плохо, лучше, хуже и т.д.
18.Деятельность исполнителей не следует детально регламентировать, необходимо оставлять им возможность находить рациональные пути в организации своей работы.
19.При большом количестве документально оформляемых технологических процессов управления следует отдавать предпочтение стандартным решениям
20.Каждое вновь принимаемое решение следует проверять на наличие связи и непротиворечивости с ранее принятыми решениями.
21.Каждое управленческое решение следует проверять на надежность по исполнителям, техническим средствам и финансовым возможностям.