1.4 Критерии выбора информационной системы

Эффективное управление крупной организацией сегодня не мыслимо без применения передовых информационных технологий, среди которых одно из важных мест занимают Информационно-Аналитические Системы.

В самом общем виде процесс управления можно свести к решению трех задач:

· где мы находимся?

· куда мы хотим придти?

· как мы туда попадем?

Для сложных систем характерно то, что управлять ими приходится, как правило, в условиях неполной информации, незнания закономерностей функционирования и постоянного изменения внешних факторов.

Поэтому процесс управления имеет итерационный, т.е. циклический, характер.

После принятия решения и применения управляющего воздействия необходимо вновь оценить состояние, в котором находится система, и решить вопрос о том, правильно ли происходит движение по намеченному пути.

Если отклонения нас не удовлетворяют, то необходимо переопределить процесс управления, задать новое воздействие, основываясь на точной и разносторонней оценке текущего состояния и анализе каких-то закономерностей. Таким образом, получается, что ключевым моментом на каждом витке процесса управления является информация - о состоянии дел в настоящий момент и на какой-то промежуток времени назад.

Зачастую в организации имеется полная информация, ее может быть даже слишком много, в избытке, но складывать целую картину тяжело из-за отсутствия правильных инструментов и технологий по ее обработке и подготовке для анализа и представления.

Таким образом, получается, что для современного процесса управления исключительную важность приобретают так называемые Информационно-аналитические системы - это программные комплексы, предназначенные максимально возможно облегчить процессы получения ясной информационной картины о текущем состоянии дел вашей организации, причем делая это очень гибко и оперативно, а также обеспечить возможность разнообразного анализа информации, не говоря об удобстве и простоте работы.

В общем случае можно сказать, что принятие решения о построении Информационно-аналитической системы в вашей организации считается обоснованным и правильным, если на данном этапе деятельности у руководства и работников разных уровней существуют потребности:

· читать существующие заранее подготовленные отчеты

· посылать запросы к корпоративным источникам данных, чтобы получить новые данные

· анализировать данные, просматривая их на различных уровнях детализации и с различных перспектив

· создавать свои собственные отчеты

Как правило, информационно-смысловая направленность обычных систем отчетности специализированных программ довольно узкая, смысл этих программ не в удобных и гибких механизмах отчетности, а в фиксации и сборе неких фактов деятельности организации, а уж о простоте создания новых отчетов и о каких-то механизмах манипуляции отчетными данными речь, как правило, не идет совсем.

Получается, что никак не обойтись без построения ИАС - системы особого класса, сугубо специфической по технологиям построения отчетности и технологиям анализа данных, не зависящей от интерфейсов, технологий и традиций, существующих у вас на данный момент программ.

Переход к использованию ИАС, в общем и по сути, является переходом к использованию системы, позволяющей перейти в вашей повседневной работе от простой переработки данных к их системному представлению и глубокому анализу, методы и результаты которых так необходимы управленцам и аналитикам в любой нормальной организации.

Такого класса задачи, как построение ИАС организации, в мировой практике решаются с использованием OLAP-систем и конструирования Хранилищ Данных.

Централизация данных и удобное их структурирование - это далеко не все, что нужно аналитику. Ему ведь еще требуется инструмент для просмотра, визуализации информации. Традиционные отчеты, даже построенные на основе единого хранилища, лишены одного - гибкости. Их нельзя "покрутить", "развернуть" или "свернуть", чтобы получить желаемое представление данных.

Ключевую позицию в предлагаемой системе занимает информационно-аналитический блок (управленческая отчетность и аналитика). Предлагается следующая технология построения информационно-аналитической системы для органов управления:

· представление информации в наглядной форме (диаграммы, графики, таблицы), удобной для потребления управленцами

· построение в ИС промежуточного слоя “бизнес-логики”, который позволяет функциональным специалистам самостоятельно конструировать и выполнять запросы данных к ИС, а не дожидаться обслуживания их потребностей программистами

· предоставление мощного инструмента аналитической обработки многомерных данных

· оперативное обслуживание нестандартных запросов информации, в том числе из сторонних организаций

· удобные механизмы распределения и распространения отчетов

Хотелось бы подчеркнуть два ключевых момента предлагаемой технологии, которые, на наш взгляд, существенно повышают общую скорость информационно-аналитических аспектов работы управленцев и аналитиков в организации.

Первое - то, что проистекает из использования OLAP - многомерность данных в отчетах, то есть это возможность без переделки отчета получить различные “срезы” информации, вращать данные туда-сюда, сворачивать и разворачивать периоды времени и прочие группируемые понятия, даже не думая о том, чтобы встать из удобного кресла управленца или чуть менее удобного, но все-таки удобного, кресла аналитика, и пойти с требованиями переделки к разработчику отчета.

Второе - это слой “бизнес-логики”, или “семантический слой” - уникальный механизм предоставления пользователям возможности строить и изменять любые формы отчетности на основе каталогов хорошо им известных по повседневной работе терминов, не задумываясь ни о том, как на самом деле извлекаются данные из ХД, ни о том, где эти данные находятся. Опять же, применение технологии семантических слоев существенно снижает частоту обращения к специалистам - программистам.

Остановимся немного поподробнее на технологии “семантического слоя”.

Современные технологии позволяют перейти к созданию отчетов самими пользователями.

Это возможно благодаря так называемому “семантическому слою”, являющемуся существенной особенностью представляемых технологий.

Семантический слой - это набор каталогов бизнес-терминов, характерных для предметной области и соответствующих определенным данным, а также их параметров и методов извлечения. Хранится в файле специального формата.

В Информационно-аналитической системе семантический слой занимает ключевую позицию во взаимодействии пользователей с информацией и во взаимодействии пользователей с программистами.

Фактически это означает, что, получив от программиста файл с семантическим слоем, пользователи могут сами строить необходимые отчеты и изменять существующие по своему усмотрению, не утруждая себя общением с сотрудниками ИТ-департаментов, ведь это общение частенько затягивается и в конечном счете в деле теряется оперативность.

Изначально, определив общие потребности целевых групп пользователей, программистами создается основа для дальнейшей работы - файлы семантических слоев для каждой из групп пользователей.

Под этим подразумевается, что программисты, знающие внутреннюю структуру хранилища данных, осуществляют создание семантического слоя, в котором содержатся методы и правила для физического получения нужного значения из ХД.

После построения семантического слоя для написания отчетов уже не требуются услуги программиста, не нужно и знание того, как и где именно хранится информация.

Уровень подготовки специалиста, создающего или модифицирующего отчеты, может быть примерно как у среднего пользователя Excel, ему достаточно владеть понятиями предметной области.

Далее, после создания файла с описанием семантического слоя, этот файл становится доступным для создания на его основе конкретных отчетов.

Отчет можно сохранить в файл специального формата, и его могут использовать другие пользователи.

Особенности технологии семантического слоя:

· это подсистема, которая позволяет конечным пользователям OLAP формулировать запросы к базе данных, используя свои привычные термины

· используется управленцами и аналитиками для получения отчетов без углубления в технические моменты

· создается дизайнером - разработчиком, хорошо представляющим как систему хранения данных и язык запросов SQL, так и предметную область, этими данными описываемую

· разрабатывается один раз - используется во многих отчетах

· при создании используется богатый набор средств и возможностей - агрегатные функции, контексты, диалоговые компоненты, подзапросы и т.д.

· персонализация и целевая направленность каталогов терминов

Итак, реализация изложенной выше технологии построения информационно-аналитической системы предоставляет следующие возможности:

Руководителям:

· Оперативно принимать решения на основе отчетов, содержащих информацию из корпоративных источников данных;

Аналитикам и управленцам среднего звена:

· Самостоятельно строить любые запросы ко всем источникам данных;

· Самостоятельно создавать и форматировать любые отчеты (предопределенные и непредсказуемые);

· Консолидировать информацию из различных источников в одном отчете;

· Представлять информацию в удобном для принятия решений и анализа виде;

· Обмениваться и совместно использовать документы;

· Получать автоматически создаваемые и обновляемые отчеты;

· Самостоятельно строить сложные аналитические запросы к источникам данных;

· Создавать аналитические отчеты с необходимым представлением данных;

· Рассматривать информацию в различных срезах и разрезах;

ИТ-специалистам:

· Значительно сократить время на сопровождение аналитической и отчетной деятельности организации;

· Предоставить возможность пользователям самостоятельно обращаться к данным;

· Организовать безопасную и надежную совместную работу пользователей;

· Сконцентрироваться на других задачах [10].

Основной критерий отбора информационной системы - ее функциональная полнота. Система должна уметь выполнять все основные операции учета на предприятии, а также, возможно, некоторые специфические операции, характерные для конкретных типов предприятий (торговых, страховых, посреднических и т. д.).

Исходя из сказанного выше, можно достаточно легко сформулировать ряд общих критериев, которыми надо руководствоваться при выборе. Существуют и локальные критерии, достаточно специфичные для каждого типа предприятий.

Четыре основных критерия.

1. Система должна быть понятной.

Разработанная система должна быть понятной сотрудникам фирмы. Функциональные возможности системы и реализация должны соответствовать основным бизнес-процессам, происходящим на предприятии.

2. Система должна быть удобной.

Разрабатываемая система может считаться удобной только тогда, когда она удобна для конкретного человека, именно его оценка должна быть решающей. Конечно, люди разные и оценки комфортности работы с той или иной системой не могут быть одинаковыми. Одни (в первую очередь, пожилые и неискушенные пользователи) скорее всего выберут простую и понятную систему, а сложную работу захотят делать вручную. Другие (более молодые и уже знакомые с компьютером) предпочтут пусть и сложную в эксплуатации, зато с большими функциональными возможностями систему. Не исключен и путь постепенного усиления системы по мере роста компьютерной квалификации специалиста. Зато противопоказан обратный подход: "разработаем сложную систему, а людей потом научим". Такое решение может привести к настоящей катастрофе, и виноват будет не исполнитель, а тот начальник, который ему эту систему навязал.

3. Система должна быть надежной.

Система должна отслеживать все виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета. Во-вторых, в ней должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или намеренной порчи информации. Иными словами, система обязана либо проинформировать вас о возможности потери информации, либо отказаться выполнять запрещенную операцию. Кроме того, желательны средства защиты от несанкционированного доступа. Наконец, система должна быть устойчива к сбоям и поломке оборудования. Возможны разные решения: автоматическое сохранение базы данных в процессе работы, обязательная выгрузка копии на дискеты или стример, специальные средства восстановления данных. Важно, чтобы эти средства существовали и работали.

4. Система должна быть адекватной.

Как уже отмечалось, переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях разрабатываемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной текущему положению дел. В системе должна существовать возможность настройки в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что система изначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая.

Интерпретация введенных запросов, выполнение действий, указанных в них, формирование и вывод сообщений и документов составляют основные этапы работы системы автоматизации. В целом под системой автоматизации понимается совокупность информационных массивов, технических, программных и языковых средств, предназначенных для сбора, хранения, поиска, обработки и выдачи данных по запросам пользователей.