Исследование создания рабочих групп в организации ООО "Автоснаб"

курсовая работа

2.3 Рекомендации по совершенствованию функционирования рабочих групп в организации ООО «Автоснаб» с целью реализации проекта

рабочий команда проект

В команде (рабочей группы) проекта ООО «АВТОСНАБ» выделяются привлекаемые члены, принимающие участие в разработке и реализации проекта на различных стадиях его жизненного цикла (см.приложение 1).

В основе групповой консолидации лежат три естественные потребности человека: в присоединении к группе ему подобных; в признании его личности, его талантов и заслуг; в сопричастности к какому-то общему делу, к общим результатам.

Команда проекта обладает всеми присущими социальной группе качествами и характеристиками. Как формальная группа она занимает определенное место в структуре организации, имеет закрепленные функции и обязанности, пользуется формальными каналами информации. Как неформальная группа она достаточно устойчива к кризисам и конфликтам, пользуется различными неформальными связями и информационными каналами.

Особенностью распределения обязанностей между членами команды проекта является командная ответственность за выполнение отдельных функций, за отдельные сферы деятельности, т.е. распределение обязанностей, производится укрупнено между подразделениями команды, а внутри подразделений наблюдаются коллегиальное принятие решений и солидарная ответственность за результаты деятельности.

В процессе реализации проекта определяются роли членов команды, устанавливается их статус, выявляются неформальные лидеры, обеспечивающие достижение целей команды.

При подборе команды, определении групп, работающих над отдельными задачами, следует учитывать фактор психологической совместимости, что обеспечивается единством ценностных ориентации персонала.

Представим сетевую модель в табличной форме приведена в таблице 2.3.1.

Таблица 2.3.1

Перечень работ по предпроизводственному маркетингу

Код

Работа

Продолжительность в человеко-днях

Ответственный

1

2

3

4

0-1

Изучение спроса в области

7

менеджер проекта

0-2

Изучение предложения, конкурентной среды

7

менеджер проекта

1-3

Определение емкости рынка области

3

менеджер проекта

1-4

Позиционирование товара

3

менеджер проекта

3-5

Фиктивная работа

4-5

Фиктивная работа

2-5

Анализ слабых и сильных сторон по сравнению с конкурентами

2

менеджер проекта

5-6

Определение потенциальной доли рынка

1

менеджер проекта

6-7

Определение возможных объемов продаж

1

менеджер проекта

7-8

Разработка стратегии маркетинга

2

менеджер проекта

На рисунке 2.3.1. представлен сетевой график.

Рис. 2.3.1. Сетевой график выполнения работ по предпроизводственному маркетингу

Критический путь Lкр проходит через события 0-2-5-6-7-8. Его длина составляет 16 дней, в таблице 2.3.2. представлены временные параметры графика.

Таблица 2.3.2

Временные параметры в человеко-днях

№ события

Ранний срок, Тр

Поздний срок, Тп

Резерв времени, Р

0

0

0

0

1

7

13

6

2

7

7

0

3

10

16

6

4

10

16

6

5

12

12

0

6

13

13

0

7

14

14

0

8

16

16

0

Таким образом, события №1,3,4 имеют резервы во времени свершения.

Некритические пути:

Длина пути L1(0-1-3-5-6-7-8) = 14. Резерв 16-14=2 человеко-дня.

Длина пути L2(0-1-4-5-6-7-8) = 14. Резерв 16-14=2 человеко-дня.

Представим поставку оборудования, материалов, услуг.

Сетевая модель в табличной форме приведена в таблице 2.3.3.

Таблица 2.3.3

Перечень работ по поставке оборудования, материалов, услуг

Код

Работа

Продолжительность в человеко-днях

Ответственный

0-1

Обработка и анализ разработанной спецификации оборудования

1

главный инженер

0-2

Определение потребности в оснастке, инструменте, инвентаре

2

главный инженер

0-3

Определение потребности в сырье, материале

2

главный инженер

1-4

Поиск и выбор поставщика (-ов) оборудования

7

главный инженер

4-5

Заключение договоров купли-продажи по оборудованию

7

менеджер

5-10

Оплата счетов и поставка оборудования

8

бухгалтер экономист

2-6

Поиск и выбор поставщиков инструмента, оснастки, инвентаря

3

главный инженер

6-7

Заключение договоров на поставку

3

менеджер

7-10

Оплата счетов на поставку, поставка инструмента, оснастки, инвентаря

2

специалист по финансам

3-8

Поиск и выбор поставщиков сырья, материала

3

главный инженер

8-9

Заключение договоров на поставку

3

менеджер

9-10

Оплата счетов на поставку, поставка сырья, материала

2

специалист по финансам

На рисунке 2.3.2 представлен сетевой график.

Рис. 2.3.2. - Сетевой график выполнения работ по поставке оборудования, материалов, услуг

Критический путь Lкр проходит через события 0-1-4-5-10. Его длина составляет 23 дней, в таблице 2.3.4 представлены временные параметры графика.

Таблица 2.3.4

Временные параметры в человеко-днях

№ события

Ранний срок, Тр

Поздний срок, Тп

Резерв времени, Р

0

0

0

0

1

1

1

0

2

2

15

13

4

8

8

0

5

15

15

0

6

5

18

13

7

8

21

3

8

5

18

13

9

8

21

3

10

23

23

0

Таким образом, самые напряженные работы - работы по закупке и поставке оборудования, срыв сроков их выполнения не допустим.

Работы по поставке оснастки, инструмента, инвентаря, сырья, материалов имеют резервы времени, они лежат на некритических путях L1, L2, которые имеют следующие длины и резервы:

Длина пути L1(0-2-6-7-10) = 10. Резерв 23-10=13 человеко-дней.

Длина пути L2(0-3-8-9-10) = 10. Резерв 23-10=13 человеко-дней.

Задача 4. Монтаж оборудования.

Сетевая модель в табличной форме приведена в таблице 2.3.5.

Таблица 2.3.5

Перечень работ по монтажу оборудования

Код

Работа

Продолжительность в человеко-днях

Ответственный

0-1

Обработка и анализ проектной документации

1

Инженер

1-2

Монтаж оборудования

7

Инженер

2-3

Наладка и пуск оборудования

2

Инженер

3-4

Испытания, аттестация

2

Инженер

4-5

Квалификационный допуск рабочих к работе на оборудовании

3

Инженер

5-6

Составление акта об окончании монтажа и соответствии проектной документации

1

Инженер

На рисунке 2.3.3. представлен сетевой график.

Рис. 2.3.3. - Сетевой график выполнения работ по монтажу оборудования

Критический путь Lкр проходит через события 0-1-2-3-4-5-6. Его длина составляет 16 дней, в таблице 2.3.6 представлены временные параметры графика.

Таблица 2.3.6

Временные параметры в человеко-днях

№ события

Ранний срок, Тр

Поздний срок, Тп

Резерв времени, Р

0

0

0

0

1

1

1

0

2

8

8

0

3

10

10

0

4

12

12

0

5

15

15

0

6

16

16

0

Все работы лежат на критическом пути, некритических путей нет, резервов времени нет.

Контроль реализации проекта необходим в связи с меняющимися условиями окружающей среды проекта, с дестабилизирующими внутренними и внешними факторами. Контроль позволяет менеджеру проекта своевременно выявлять отклонения от плановых нормативов и вносить корректирующие действия.

Основной контроль осуществляет менеджер проекта и отчитывается перед генеральным директором предприятия. Эффективность системы контроля реализации проекта достигается благодаря:

- наличию содержательных, четких планов; наличию ясной и понятной исполнителям системы отчетности за выполненные работы, отражающей состояние проекта относительно исходных планов;

- четкой периодичности представления всех отчетов;

- наличию эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций;

- наличию эффективной системы реагирования, позволяющей преодолевать отклонения от запланированного хода работ, в том числе путем пересмотра плана.

- внесению поправок в результате любых изменений первоначального плана в следующие за ним планы, обязательному фиксированию внесенных поправок;

Контролируются основные характеристики: время, объем работ, стоимость, качество исполнения.

Задачи менеджера проекта:

- мониторинг (отслеживание фактического состояния работ - сбор и документирование фактических данных);

- анализ результатов (оценка текущего состояния работ, выявление отклонений фактических показателей от плановых. Плановые показатели содержатся в календарных планах, финансовых нормативах, нормах расхода ресурсов и др.);

- прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

- обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий;

- корректирующие действия.

В итоге приобретение оборудования планируется за счет заемных средств, а именно за счет кредита в Банке ОАО «Сбербанк России» на 3 года с годовой процентной ставкой 20%.

Дата начала проекта: 01 июля 2014 года.

Организационно - правовая форма реализации проекта: на базе действующего предприятия.

Срок окупаемости инвестиций (ниже представлены итоговые данные из документации бизнес-плана компании ООО «Автоснаб»):

- простой 1,8 года.

- дисконтированный 2 года.

Чистая текущая стоимость проекта: 59388 тыс. руб.

Внутренняя норма доходности: 42%.

Социальный эффект проекта: создание 37 новых рабочих мест, заработная плата учтена в затратах на Проект.

Исходное состояние проекта, а также инвестиции, которые необходимы для начала реализации проекта, отражают на начальном интервале планирования (шаге расчет 0) с нулевой продолжительностью. Для осуществления проекта необходимо закупить оборудование на общую сумму 16491 тыс. руб.

По каждой составляющей текущих активов определили:

- по запасам материалов - покрытие потребности (периодичность поставки- 15 дней) и страховой запас - 5 дней,

- по резерву денежных средств - срок покрытия потребности (5 дней) (см.табл. 2.3.7).

Таблица 2.3.7

Показатели эффективности проекта

Показатели

Единицы измерения

Значение

Чистая текущая стоимость проекта (NPV)

тыс. руб.

59388

Внутренняя норма доходности (IRR)

%

58

Окупаемость инвестиций

простой срок окупаемости

лет

1,8

дисконтированный срок окупаемости

лет

2

Срок жизни проекта

месяц

36

Начало реализации проекта

год

01.07.2014

В состав оборотных активов входит также НДС, уплаченный в рассматриваемом интервале планирования, который определяется на основании данных по НДС к полным производственным затратам, постоянным и оборотным активам, в состав текущих пассивов входят расчеты с бюджетом и проценты к уплате.

Потребность в финансировании чистого оборотного капитала на нулевом этапе планирования составит 19591 тыс.руб., для финансирования проекта будут привлечены заемные источники.

Кредит будет взят в ОАО «Сбербанк России» на инвестиционные цели в размере 19591 тыс. руб., номинальная годовая банковская ставка процента 20%; предполагается начать погашение основной суммы кредита и процентов по нему со 2 интервала планирования; длительность погашения долга составит около 5 кварталов, при погашении будет использоваться гибкий график.

Эффективность участия инвестора (ОАО «Сбербанк России») в проекте заключается в получении процентного дохода от размещения кредитных ресурсов в размере 10900 тыс. руб. под 20 % годовых.

Таким образом, менеджер проекта осуществляет постоянный контроль реализации проекта, по результатам которого составляет отчеты и предоставляет их генеральному директору. Отчеты составляются один раз в 4 дня. В полномочия менеджера проекта входит распределение заданий по функциональным отделам в случае необходимости корректирующих воздействий. Однако если корректировки требуют значительных материальных или финансовых затрат, менеджер проекта обязан согласовать данные корректировки с генеральным директором предприятия.

Исходная информация для контроля менеджеру проекта предоставляется в виде специальных отчетов, заполняемых исполнителями работ. Менеджер проекта сравнивает временные затраты с расчетной продолжительностью, соизмеряет с объемом выполненных работ. Фактическое выполнение работ осуществляется «методом детального контроля», т.е. оценивается процент завершенности работ, еще находящихся в процессе выполнения. Денежные расходы сравнивает с показателями бюджета, сметной стоимостью. Материальные расходы сравнивает с предполагаемой потребностью в них.

Для реализации проекта наибольший риск представляют такие факторы как уменьшение объемов производства и уменьшение уровня цен на реализуемую продукцию. Следует учитывать, анализировать и оценивать риски. Для защиты от них планируется создание резервного фонда, формирующегося из отчислений от выручки.

Для реализации работ прединвестиционной и инвестиционной фаз проекта создается проектная команда. Это орган, в задачи которого входит организация производства. А именно: предпроектный анализ, разработка бизнес-плана; детальное проектирование; формирование портфеля заказов; монтаж оборудования; технологическая подготовка производства; поставка материалов для первых пусковых и испытательных операций. Создание специальной проектной команды позволит профессионально управлять ходом реализации проекта. Успешная реализация проекта обеспечивается построением календарных планов методом сетевых графов. Этот инструмент позволит эффективно планировать и координировать работы по введению предприятия в эксплуатацию.

Создаваемое производство является открытой системой, в связи, с чем подвергается изменению как со стороны внутренних, так и со стороны внешних факторов. Своевременное выявление их влияния и возможных негативных последствий достигается контролем над системой со стороны менеджера проекта. Разработанный механизм контроля достигает высокой эффективности благодаря наличию четких планов, ясной отчетности, четкой периодичности отчетов, тщательному анализу фактических показателей и тенденций и гибкой системе реагирования. Качество является необходимым элементом всей системы реализации проекта. Оно определяется соответствием достигнутых результатов запланированным. В управлении качеством проекта участвуют все службы и подразделения, входящие в состав участников проекта. Соблюдение качественных показателей является целевым моментом в ходе реализации бизнес-идеи.

Делись добром ;)