Інформаційне забезпечення діяльності рекламної агенції

курсовая работа

2.2 Управління бізнес-процесами в рекламній агенції

Насамперед варто зазначити, що за сучасних умов мінливого бізнес-середовища головним завданням підприємства стає швидке реагування на зміни і відповідне впровадження адекватних заходів в організації і веденні власної підприємницької діяльності. Для вирішення цієї проблеми необхідно переглянути концептуальні основи вітчизняного менеджменту якості. Динамізм змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі, та вимоги сучасної парадигми управління якістю вимагають від підприємств упровадження систем менеджменту якості, які базуються на системно-інтегрованих (процесних) засадах. Це передбачає перехід від управління якістю продукції та окремих дискретних операцій на підприємстві до управління якістю бізнес-процесів, а також використання превентивних методів менеджменту якості. Метою управління якістю бізнес-процесів на підприємстві стає як підвищення споживчої цінності продукції для максимального задоволення споживачів, так і підвищення ефективності процесів закупівлі, виробництва та збуту за умови забезпечення зниження вартості кінцевого продукту. Оптимізація якості бізнес-процесів в рекламній агенції в умовах трансформаційної економіки стає головним фактором забезпечення конкурентоспроможності [17, 235].

Під бізнес-процесом у широкому значенні розуміється структурована послідовність дій з виконання певного виду діяльності на всіх етапах життєвого циклу предмета діяльності - від створення концептуальної ідеї через проектування до реалізації і результату (здача в експлуатацію обєкта, постачання продукції, надання послуг, закінчення певної фази діяльності), тобто певний системно-замкнений процес.

Управління бізнес-процесами в рекламній агенції - це сукупність методів і засобів впливу субєктів управління підприємства шляхом планування, організовування, мотивування та контролювання на розробку продуктів, маркетинг і збут, постачання, виробництво, сервіс, доставку, забезпечення з метою задоволення вимог клієнтів та підвищення ефективності господарювання підприємства. Єдиною метою бізнес-процесу в рекламній агенції є задоволення вимог клієнтів, яких можна розділити на пять різних типів: перший тип - це первинні клієнти, ті, які одержують первинний вихід; другий тип складають вторинні клієнти, що знаходяться поза процесом і одержують вторинні виходи, третій тип - непрямі клієнти, що не одержують первинного виходу, але є наступними в ланцюжку, тому пізніший за часом вихід відображається на них. Четвертий тип клієнтів - зовнішні клієнти (за межами підприємства), які одержують вихід процесу, - агенти, інші підприємства тощо. Нарешті, існують зовнішні непрямі клієнти, споживачі (пятий тип). Ці категорії необовязково присутні кожна окремо, можуть бути випадки, коли вони перетинаються.

Основні категорії бізнес-процесів, що найчастіше трапляються в рекламній агенції, наступні:

1) розробка продуктів - охоплює процеси обробки вимог, потреб і очікувань замовників і розробки продуктів і послуг, що задовольняють цим вимогам;

2) маркетинг і збут - реклама та інші види просування товарів, ціноутворення, пакування і документація. Процеси збуту включають залучення нових і обслуговування наявних замовників, а також усі процеси, повязані з продажем товарів;

3) постачання - полягає у придбанні матеріалів і послуг;

4) виробництво - процеси, що перетворюють входи, отримані від процесу постачання, у виходи, що пропонуються для збуту. В обслуговуючих організаціях включає процеси, за допомогою яких замовнику надаються послуги;

5) сервіс - усі післяпродажні види діяльності, що виконуються для обслуговування, ремонту, відновлення і модернізації проданих раніше продуктів;

6) доставка - процеси з перевезення і доставляння продуктів до замовника;

7) управління - процеси стратегічного управління, бізнес-планування і фінансового контролю;

8) забезпечення - процеси, що забезпечують управління персоналом, юридичний супровід, відповідність вимогам охорони навколишнього середовища, охорони праці і техніки безпеки, а також утримання будівель, підготовку персоналу та інші внутрішні процеси [17, 345].

У рекламній агенції можна виокремити два основних взаємозалежних метапроцеси. По-перше, метапроцес управління бізнес-процесами чітко виявляється в організаціях, що усвідомили необхідність і перейшли до цілеспрямованого управління своїми бізнес-процесами. Цей метапроцес спрямований на досягнення режиму відмовостійкої роботи організації; про такі підприємства кажуть, що вони працюють, "як годинник". По-друге, метапроцес удосконалення бізнес-процесів на більшості підприємств хоча й існує під тиском зовнішніх обставин, але здійснюється неорганізовано (стихійно). Лише ті організації, що включають удосконалення бізнес-процесів у свою стратегію, розробляють методологію і техніку здійснення змін, відслідковують їхнє впровадження й успішно переборюють барєри організаційних змін, можуть говорити про управління цим найважливішим метапроцесом. Виконуючи цей метапроцес, організація, подібно до живого організму, через саморозвиток і самовдосконалення знаходить свій власний шлях у конкурентній боротьбі.

Розрізняють якісні і кількісні параметри бізнес-процесу. Якісними параметрами процесу прийнято вважати результативність, ефективність і адаптивність. Результативність описує співвідношення отриманого результату і того, чого хочуть або очікують замовники. Результативність можна підвищити через поліпшення якості продуктів або послуг (виходів), які підприємство поставляє на ринок. Залежно від ситуації результативність може бути підвищена шляхом перепроектування процесів або продуктів і послуг.

Ефективність показує те, наскільки добре виконуються процеси. Більша ефективність може бути досягнута тільки через покращення процесів. Основними показниками оцінки ефективності бізнес-процесів є: кількість реалізованої за певний період продукції заданої якості, кількість споживачів продукції, кількість типових операцій, які необхідно виконати при виробництві продукції за визначений інтервал часу, витрати на виробництво продукції, тривалість виконання типових операцій, капіталовкладення у виробництво продукції.

Адаптивність свідчить про те, наскільки добре процес здатний реагувати на зміни в навколишньому середовищі. До кількісних параметрів бізнес-процесу відносяться продуктивність, тривалість, вартість, кількість входів і виходів: продуктивність - це відношення кількості одиниць на виході до кількості одиниць на вході; тривалість - це час, який необхідно для виконання процесу, або, іншими словами, проміжок часу між початком процесу і його завершенням; вартість процесу - це сукупність усіх витрат у грошовому виразі, які необхідно здійснити для однократного виконання процесу.

Управління змінами бізнес-процесів у рекламній агенції в контексті реалізації стратегії повинне включати наступні етапи:

1) визначення ключових факторів успіху для реалізації стратегії;

2) визначення системи стратегічних змін та ключових стратегічних змін;

3) визначення, опис та регламентація бізнес-процесів організації з метою формалізації існуючої моделі бізнесу;

4) узгодження ключових бізнес-процесів та ключових факторів успіху;

5) аналіз та ранжування бізнес-процесів;

6) визначення напрямків та змісту змін бізнес-процесів;

7) формування повного переліку документації для управління - регламенти,посадові інструкції, положення;

8) управління реалізацією змін бізнес-процесів [13, 77].

Таким чином, ефективне управління бізнес-процесами в рекламній агенції, повязане із тактикою та стратегією, дозволяє оптимізувати використання ресурсів підприємства, забезпечує необхідний успіх у конкурентній боротьбі на ринку.

Делись добром ;)