Інформаційне забезпечення діяльності рекламної агенції

курсовая работа

3.1 Запровадження електронного документообігу в рекламній агенції

Електронний документообіг (ЕДО) рекламної агенції - це єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції "безпаперового діловодства". Електронний документ (ЕД) - це документ, створений за допомогою засобів компютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носієві у вигляді файлу відповідного формату.

Основні принципи електронного документообігу:

1) єдиноразова реєстрація документа;

2) можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання;

3) безперервність руху документа;

4) єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів;

5) ефективно організована система пошуку документа;

6) розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу [18, 45].

Система електронного документообігу - це типове рішення, призначене для автоматизації документообігу і діловодства, як в державних, так і недержавних підприємствах будь-яких розмірів, форм власності і роду діяльності. Система дозволяє автоматизувати традиційне діловодство, організувати електронний архів документів, упорядкувати процеси роботи з вхідною/вихідною кореспонденцією, підтримувати внутрішню документацію на підприємстві, працювати із зверненнями громадян і вирішувати інші задачі. Система може бути легко переналаштована з урахування специфіки роботи кожного конкретного підприємства.

Делись добром ;)