1.2 Особливості документних потоків та масивів

Документні потоки і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні потоки та масиви - це складові єдиної системи, утворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних, мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки документних потоків та масивів:

· множинність документів, з яких складаються документні потоки та масиви;

· доцільність функціонування документ них потоків та масивів, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування документної комунікації, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи документних ресурсів;

· постійне відтворення документних потоків та масивів у процесі соціально-комунікативної діяльності [25, с. 44].

Відмінними рисами потоку, що відрізняють його від масиву, є :

· динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;

· невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, зазвичай, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами [25, с. 45].

Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних документних систем, містить документи, що потенційно призначені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.

Документні масиви, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву.

Савчук І.М. розрізняє атрибутивні та прагматичні властивості документних потоків та масивів. Атрибутивні - це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні - це властивості, які виявляються в процесі використання документних потоків та масивів [21, с. 29].

До атрибутивних властивостей, загальних для документних потоків та масивів належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.

Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх звязків між документами потоку та масиву. Всі документи повязані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи документної комунікації, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання значущості документних потоків та масивів у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування і елементи, що входять у систему, взаємодоповнюють один одного. Тобто цілісність документних потоків та масивів як системи забезпечується наявністю тісних взаємозвязків між створювачами та користувачами документів.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети - поки у суспільстві буде потреба у комунікації на основі документованої інформації, будуть функціонувати документні потоки і масиви.

Дискретність виявляється в тому, що документні потоки та масиви складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі і часі. Це зумовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість відомостей про обєкт. Для доведення до користувача нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документні потоки установ , а через них - масиви.

Континуальність виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів та накопичуванні документованою памяттю людства відомостей про його досягнення.

Інформативність полягає в тому, що документні потоки і масиви містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планети у всі часи.

Крім загальних атрибутивних властивостей, притаманних і документним потокам, і масивам, є специфічні атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінність між ними. Так, зовнішні документні потоки - це джерело поповнення та оновлення документних масивів установ, які в свою чергу призначені для акумулювання документів, їх упорядкування, розповсюдження та організації користування ними.

Тому документним потокам притаманні такі специфічні атрибутивні властивості:

· транзитивність - проходження через проміжні документні системи;

· нескінченність - постійне продукування суспільством нових документів та їх рух у часі й просторі;

· нестабільність - постійна зміна кількісного обсягу, темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик документованого потоку [25, с. 41].

Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:

· термінальність - призначена для відбору та акумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документованої комунікації;

· скінченність - обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;

· стабільність - пристосованість для виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюджування [25, с. 42].

Прагматичні властивості документних потоків та масивів - це стохастичність, керованість, відкритість, організованість і синергечність.

Стохастичність (ймовірність) формування документних потоків та масивів виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення, передбачити ступінь цінності та використання документних документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення документних потоків та масивів, прогнозування їх розвитку у суспільстві.

Керованість як властивість документних потоків та масивів розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура документних потоків та масивів змінюється під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на нього через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів.

Відкритість документних потоків та масивів проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів документування. Сьогодні в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні і електронні, опубліковані та ті, що не публікують, паперові, плівкові та ін., які охоплюють за змістом увесь спектр знань людства.

Системним обєктам притаманна організованість, наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно із заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті документні потоки, за напрямом - вхідні, вихідні, внутрішні та ін.

Синергетичність документних потоків та масивів виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих її елементів. Так, сформувати якісний документний масив, неможливо без систематичного поповнення його новими документами, що постійно виникають у документному потоці. Необхідність підвищення ефективності функціонування документних комунікацій як на локальному, так і на загальнодержавному рівнях, потребує організаційно-технічної консолідації спеціалізованих документних установ, що зайняті створенням, розповсюдженням, акумулюванням документів.

Основні параметри документних потоків та масивів:

· зміст та функціональна належність - відповідають цільовому призначенню документів установи, що складають потік або масив;

· структура, що має ознаки, відповідно з якими може здійснюватися класифікація документів;

· режим функціонування - визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні документних потоків та масивів [25, с. 42].

До факторів, що характеризують режим руху документів в потоці чи масиві, належать: обсяг документних потоків та масивів у фізичних величинах (кількість документів або інформації, що в них міститься), пропускна спроможність каналів звязку, створення та тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи та попит користувачів на документовану інформацію. При цьому семантична насиченість документних потоків та масивів визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість - кількістю їх екземплярів.

Базисною функцією є інформативна - це забезпечення розповсюдження соціальної інформації у суспільстві. Виконуючи основну функцію - інформативну - документні потоки і масиви як система постійно пристосовуються до будь-яких змін зовнішнього середовища, витримуючи його вплив. Змінюються умови функціонування системи: вдосконалюються засоби фіксування інформації та її матеріальні носії, впроваджуються новітні технології передачі документованої інформації, ускладнюються інформаційні потреби користувачів, посилюються їх вимоги щодо форм та оперативності надання необхідних документів, впроваджуються нові закони та джерела фінансування, але система не руйнується, а лише адаптується до нових умов.

Основна функція документного потоку за А.Соляником - комунікативна - забезпечення руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсубєктного звязку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві [25, с. 49].

Основна функція документного масиву - кумулятивна - забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання членами суспільства [25, с. 49].

Перелічені функції зумовлюють суспільну необхідність існування документних потоків та масивів, викликані потребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій.

Внутрішні функції відображають завдання документних потоків та масивів відносно тих підсистем документної комунікації, з якими безпосередньо повязані, тобто виробників, розповсюджувачів та користувачів документів. До цих функцій належать:

· соціально-орієнтувальна (соціалізуюча) - це забезпечення спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціонуванню документних потоків та масивів;

· управлінська - забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед членів суспільства документованої інформації;

· утилітарна - використання документних потоків та масивів у процесі соціально-комунікативної діяльності. Стосовно конкретного користувача ця функція може проявлятися як система конкретних функцій - гедонічної, прагматичної, культурно-освітньої, статистичної, правової, функції історичного джерела та ін. [25, с. 50].

На загальнотеоретичному рівні документні потоки та масиви - це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль. Поняття «система» - відносне, як і поняття «елемент». Залежно від мети та масштабів розглядання окремий елемент може стати підсистемою або самостійною системою зі своїми елементами та звязками, а система , що вивчається , може розглядатися як частина більш великої - макросистеми. Наприклад, документ - це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає елементом більш загальної системи - документного потоку або масиву. Тому при застосуванні системного підходу завжди важливо встановити межі системи, що визначається. Тобто визначити , підсистемою якої більш загальної системи вона є , як взаємодіє з зовнішнім середовищем.

Будь-яка система відокремлюється у зовнішньому середовищі для виконання конкретної функції. Функціонування здійснюється для досягнення конкретної мети, це робить систему доцільною. Кожний структурний компонент системи виконує свою власну функцію. Документний потік виконує функцію руху документів у суспільстві, забезпечує можливість їх розповсюджування, поповнення та оновлення документних масивів, а функція документного масиву - акумулювання, впорядкування документів, забезпечення можливості їх зберігання та використання споживачами.

Масштаби системного розгляду документих потоків та масивів можливі на мікро-, мезо- та макрорівнях. На мікрорівні документний потік як систему охарактеризовують, визначивши родоутворюючим елементом потоку - документ, а головною системотворною ознакою звязок документів у потоці за змістом. Цей звязок зумовлений тим, що не існує документа семантично не повязаного з попередніми елементами потоку. Щоб створити такий документ, слід описати принципово новий обєкт, який вивчено невідомими раніше методами у новій для людства системі понять. Створення будь-якого нового документа певної тематики здійснюється на основі вивчення, аналізу, обробки попередніх документів.

На макрорівні документ ний потік із системних позицій визначають як ту частину документного середовища, що рухається.

Документний потік та масив як мезосистема - це сукупність документів, що функціонують в процесі створення, розповсюдження та використання у суспільстві документованої інформації.

Зовнішнє середовище, що впливає на документні потоки та масиви як систему безпосередньо або опосередковано, виявляє себе через такі основні фактори:

· економічний - рівень та структура доходів населення країни, темпи інфляції, обсяг бюджетних асигнувань на функціонування документно - комунікаційної сфери, безробіття та ін.;

· політико-правовий - вплив пануючого політичного режиму, офіційної ідеології, прийнятих законів та ступінь їх виконання, стан щодо дотримання прав людини;

· науково-технічний - етап у розвитку науково-технічного прогресу, технології, що використовуються, рівень компютеризації та ін;

· соціокультурний - звички, традиції, пануюча форма релігії, національна психологія, менталітет, грамотність населення;

· демографічний - густота населення, динаміка народження та смертності, тривалість життя, міграційні процеси та ін.;

· природничо-екологічний - розміри території країни, клімат, запаси корисних копалин, особливості екологічної ситуації та ін.

Таким чином, документні потоки та масиви відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак, властивостей та функцій. Їх знання дозволяє відрізняти документні потоки та масиви від інших підсистем документної комунікації, зважати на обєктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.