Компьютерные системы управления документооборотом в сфере здравоохранения

дипломная работа

1. Компьютерные системы управления документооборотом в органах управления

Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия.

Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функцию, а именно на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т.п.; сократить время на передачу документов между исполнителями.

Процесс управления требует интенсификации и четкой организации учреждения, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию «workflow» - стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Внедрение информационных систем управления деятельностью органов государственной власти предполагает организацию систем электронного документооборота во всех органах государственной власти, в том числе и на межведомственном уровне, а также распространение более 70% всего объема документов в электронном виде. Система электронного документооборота является одним из необходимых условий снижения операционных затрат на содержание государственного аппарата, повышения эффективности управления ресурсами органов государственной власти. При этом система электронного документооборота должна соответствовать организационным взаимосвязям внутри министерств, соблюдать установленные порядки отчетности, проверки, заверения и выдачи государственных документов.

Использование системы электронного документооборота позволяет:

· Увеличить производительность труда персонала на 20-25%;

· Сократить стоимость архивного хранения электронных документов на 80%;

· Провести интеграцию с системами автоматизированного ввода документов, которые поступают в нужном формате;

· Обеспечить контроль всего цикла делопроизводства и повысить эффективность методов работы над документами;

Исключить потерю документов сократить время их поиска, затраты на их обработку и подготовку отчетности.

Делись добром ;)