Методы управления

курсовая работа

3.3 Приказы и распоряжения по персоналу

Самостоятельную группу в составе документации по персоналу образуют приказы и распоряжения. Уточним, что в данном случае под письменным приказом следует понимать документированное решение (решение нормативного характера) руководителя предприятия, регламентирующее действия его подчиненных по двум и более вопросам управления персоналом. В свою очередь, под письменным распоряжением следует понимать документированное решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия его заместителем или помощником и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу управления персоналом.

Приказы по персоналу образуют самостоятельную функциональную группу в составе приказов предприятия. В свою очередь, среди приказов по персоналу следует выделить:

-приказы по основным вопросам управления персоналом (прием на работу, перемещение в пределах предприятия, предоставление отпусков, направление в командировку, поощрение, прекращение действия трудового договора);

-приказы по прочим вопросам управления персоналом (о привлечении к ответственности, о снятии дисциплинарного взыскания, о распределении обязанностей, о временном возложении обязанностей и т. д.);

-приказы об отмене ранее изданных приказов по персоналу (внесению в соответствующие приказы изменений).

Что касается распоряжений по персоналу, то они, как правило, издаются либо для регламентации отдельных вопросов управления персоналом, либо для регламентации порядка исполнения соответствующих (ранее изданных) приказов Крылова, И.Ю, Документирование управленческой деятельности [Текст] / И.Ю.Крылова. - СПб. : Издательский дом «Бизнес - пресса» 2004. - 57 с.. Пример распоряжения приведён в приложении И.

Как правило, подготовка приказов и распоряжений по персоналу производится службой персонала предприятия и включает:

-подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

-редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

-согласование уточненного варианта текста документа;

-оформление окончательного варианта текста документа;

-утверждение (подписание) документа;

-регистрацию документа;

-тиражирование документа;

-передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

-помещение контрольного экземпляра документа в дело.

До передачи на постоянное хранение в ведомственный (государственный) архив приказы и распоряжения предприятия состоят на оперативном хранении. По истечении сроков оперативного хранения приказов (распоряжений) по персоналу они с учетом установленных предельных сроков хранения и исходя из их практической (научно-исторической) ценности передаются в архив или на уничтожение.

Отметим, что при подготовке наиболее распространенных видов приказов (распоряжений) по персоналу следует руководствоваться Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Этим же постановлением утверждены и формы (бланки) соответствующих приказов (распоряжений), в том числе Давыдова, Э.Н., Делопроизводство [Текст] : учебно-практическое руководство / Э.Н.Давыдова, А.Е.Рыбаков. - Изд. 6-е стереотипное. - Минск. : Тетра Системс 2002. - 31 с.:

-приказ (распоряжение) о приеме работников (работника) на работу (формы №Т-1а и Т-1);

-приказ (распоряжение) о переводе работников (работника) на другую работу (формы № Т-5а и Т-5);

-приказ (распоряжение) о предоставлении работникам (работнику) отпуска (формы № Т-6а и Т-6);

-приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (об увольнении) с работниками (работником) (формы № Т-8а и Т-8);

-приказ (распоряжение) о направлении работников (работника) в командировку (формы № Т-9а и Т-9);

-приказ (распоряжение) о поощрении работников (работника) (формы № Т-11а и Т-11).

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о приеме работника на работу (форма № Т-1) заключается в документировании факта приема гражданина на работу в качестве работника предприятия, а также в оформлении и учете граждан, принимаемых на работу на основании трудового договора. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка по форме № Т-2 (№ Т-2ГС), а в бухгалтерии предприятия открывается лицевой счет работника по форме № Т-54 (Т-54а). Бланк приказа (распоряжения) о приёме работника на работу представлен в приложении А.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) состоит в документировании факта перевода гражданина на другую работу в качестве работника предприятия, а также в оформлении и учете переводов работников на другую работу в пределах предприятия. Подписанный руководителем предприятия (иным уполномоченным на это лицом) приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа о переводе работника на другую работу делаются отметки в личной карточке работника по форме № Т-2 (Т-2ГС), лицевом счете работника по форме № Т-54 (Т-54а), вносится запись в трудовую книжку работника. Бланк приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу представлен в приложении Б.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о предоставлении работнику отпуска (форма № Т-6) -- документирование факта предоставления отпуска работнику предприятия, а также оформление и учет отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами предприятия и заключенными с ними трудовыми договорами Митрофанова, В., Оформляем приказ о предоставлении отпуска [Текст] / В.Митрофанова // Практический журнал по кадровой работе «Кадровое дело». - 2005. - № 1. - С. 42-48.. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись Андреева, В.И., Делопроизводство [Текст] : практическое пособие / В.И.Андреева. - Изд. 9-е перераб. и доп. - М. : Интел-Синтез 2003. - 13 с.. На основании приказа о предоставлении работнику отпуска делаются отметки в личной карточке работника по форме № Т-2 (Т-2ГС), лицевом счете работника по форме № Т-54 (Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся работнику за отпуск, по форме № Т-60 («Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»). Бланк приказа (распоряжения) о предоставлении работнику отпуска представлен в приложении В Митрофанова, В., Отпуск. Путь от графика к приказу [Текст] / В.Митрофанова // Практический журнал по кадровой работе «Кадровое дело». - 2005. - № 7 (июль). - С. 42-48..

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора с работником (форма N° Т-8) заключается в документировании факта увольнения работника предприятия, а также в оформлении и учете увольнения работников по основаниям, предусмотренным законодательством. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа делается запись в личной карточке работника по форме № Т-2 (Т-2ГС), лицевом счете работника по форме № Т-54 (Т-54а), трудовой книжке работника, после чего с работником производится расчет по форме № Т-61 («Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником»). Бланк приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора с работником представлен в приложении Г.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) состоит в документировании факта направления работника в командировку, а также в оформлении и учете командировок работников. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа оформляется командировочное удостоверение по форме № Т-10. Бланк приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку представлен в приложении Д.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о поощрении работника (форма № Т-11) -- документирование факта поощрения (награждения) работника, а также оформление и учет поощрений (награждений) работников за успехи в работе Андреева, В.И., Делопроизводство [Текст] : практическое пособие / В.И.Андреева. - Изд. 10-е перераб. и доп. - М. : Интел-Синтез 2005. - 14 с.. Подписанный руководителем предприятия (иным уполномоченным на это лицом) приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа делается запись в трудовую книжку работника. Бланк приказа (распоряжения) о поощрении работника представлен в приложении Е.

Подготовку прочих приказов и распоряжений по персоналу целесообразно производить на основе положений Методических рекомендаций ВНИИДАД и Мосгорархива на листах писчей бумаги формата А4 с учетом требований ГОСТ Р6.30--2003 к оформлению организационно-распорядительных документов. Содержание таких приказов (распоряжений) может быть представлено обычным текстом, трафаретным текстом либо их комбинацией и состоять либо из двух частей (констатирующей и распорядительной, что наиболее характерно для приказов), либо только из распорядительной части (что является обычным для распоряжений) Кузнецова, Т.В., Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст] / Т.В. Кузнецова. - Изд. 2-е испр. и доп. - М. : Интел-Синтез 2003. - 123 с..

При этом в констатирующей части содержания приказа по персоналу обычно указываются мотивы (причины) издания соответствующего приказа (распоряжения), т. е. цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки проекта документа (в том числе сведения о других организационно-распорядительных документах или нормативно-правовых актах -- их наименованиях, датах и номерах--если приказ по персоналу издается на основании такого документа (акта)). Распорядительная часть содержания проекта приказа открывается предложением, завершающимся словом «Приказываю», после которого ставится двоеточие, и подразделяется на пункты (при необходимости -- также подпункты, нумеруемые арабскими цифрами). В свою очередь, пункты распорядительной части содержания приказа по персоналу, в соответствии с которыми структурным подразделениям (должностным лицам) предприятия предписывается выполнение определенных действий, следует начинать с глагола неопределенной формы, например: «Принять (меры)...», «Обеспечить (контроль)...», «Выполнить (мероприятия по)...» и др. Кузнецова, Т.В., Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления) [Текст] / Т.В. Кузнецова. - М. : Юнити 2002. - 148 с.

В необходимых случаях заключительный пункт распорядительной части содержания приказа по персоналу может включать указание о контроле за надлежащим исполнением предписываемых документом действий, в том числе сведения о структурном подразделении (должностном лице) предприятия, на которое возлагается контрольная функция. Если, кроме того, приказ изменяет (отменяет) ранее изданный документ или какие-либо его положения (пункт или подпункт), то об этом упоминается в предпоследнем пункте распорядительной части его содержания со ссылкой на отменяемый документ (пункт или подпункт документа) с указанием его наименования, даты и номера.

Что касается содержания распоряжения по персоналу, то оно в зависимости от характера документируемого управленческого решения может включать от двух до четырех пунктов (в отдельных, наиболее простых ситуациях -- только один пункт). Функцию констатирующей части в содержании распоряжения выполняет лид-абзац (вводное предложение), после которого, начиная со слов «распорядился о следующем:» («отдал следующее распоряжение:»), последовательно излагается распорядительная часть документа, отражающая суть управленческого решения и соответствующих действий. Кузнецова, Т.В., Секретарское дело [Текст] / Т.В. Кузнецова. - Изд. 5-е испр. и доп. - М. : Интел-Синтез 2002. - 95 с.

Оформление приказов (распоряжений) по персоналу производится в соответствии с ГОСТ Р6.3О--2003 с использованием следующих реквизитов:

-наименования предприятия;

-наименования вида документа;

-даты документа;

-регистрационного номера документа;

-места составления или издания документа;

-заголовка к тексту;

-текста документа;

-отметки о наличии приложения;

-подписи;

-грифа согласования;

-визы согласования документа;

-отметки об исполнителе;

-идентификатора электронной копии документа

Делись добром ;)