Автоматизация документирования деятельности страховой компании "Макс"

курсовая работа

3. Разработка технического задания. Технико-экономическое обоснование проекта

Одним из возможных вариантов автоматизации подготовки документов является использование базы данных (БД) для организации хранения и обработки информации, необходимой для создания документов.

Окончательное решение в пользу принятия решения об автоматизации подготовки документов в условиях действующей организации принимается только после экономического обоснования его целесообразности. Для выполнения этого этапа работы необходимо учесть объем документопотоков и трудоемкость подготовки документов. Проводят автоматизацию подготовке тех документов, которые:

а) создаются в большом количестве и содержат повторяющуюся информацию;

б) создаются в небольшом количестве, но содержат информацию, извлекаемую из других документов, и характеризуют, например, движение кадров, состав заказываемых деталей.

Таблица 2 - Сведения о затратах

Подразделение (наименование должности)

Значение показателей затрат

Средняя заработная плата С [руб/(чел*мес)]

Начисления на заработную плату H [руб]

Начальник отдела кадров

10 000

500

Для проведения технико-экономического анализа используются следующие этапы:

1. Подготовка исходных данных, характеризующих процесс обработки информации. В рассматриваемом примере начальник отдела кадров страховой компании «Макс» Пензенский филиал обрабатывает документы, которым присвоен следующий условный номер (обозначен в формулах индексом j).

К таким документам относятся:

Ш приказ о приеме работника на работу;

Ш приказ о предоставлении отпуска работнику;

Ш приказ о направлении работника в командировку;

Ш командировочное удостоверение;

Ш служебное задание;

Ш приказ о поощрении работника;

Ш страховой полис;

Ш страховая квитанция;

Ш справка;

Ш заявление о предоставлении отпуска.

Таблица 3 - Количество создаваемых документов

Документ, j

Среднее

кол-во обрабатываемых док-тов, Kj, [шт/мес]

Средняя трудоемкость обработки

док-тов, Wj, [чел*час/шт]

Средняя трудоемкость обработки

док-тов, Waj, [чел*час/шт

Служебное задание

1

25

15

Приказ о направлении в командировку

1

25

15

Командировочное удостоверение

1

40

15

Приказ о предоставлении отпуска работнику

1

50

15

Приказ о приеме работника на работу

1

25

15

Заявление

8

5

1,25

Страховая квитанция

5

6

2

Справка

10

1

1

Страховой полис

5

12

3

Приказ о поощрении работника

0,3

83,3

50

Вычисление средней продолжительности рабочего времени Тм,ср. за месяц в часах: Тм,ср. = (256 раб. дней * 8 час)/12 мес 171 [час/мес].

2. Оценка количества исполнителей Nj, необходимых для обработки документа j с заданной среднемесячной трудоемкостью:

Nj = (Kj*Wj)/Тм,ср. [чел].

Для плана работы коллегии на полугодие:

N1 = 1*25/171 0,15

N2 = 1*25/1710,15

N3 = 1*40/171 0,23

N4 = 1*50/171 0,3

N5 = 1*25/171 0,15

N6 = 8*5/171 0,23

N7 = 5*6/171 0,2

N8 = 10*1/171 0,1

N9 = 5*12/171 0,4

N10 = 0,3*83,3/171 0,1

Общее количество исполнителей ?Nj = 2,01. В данном случае оценка количества исполнителей свидетельствует о том, какую часть рабочего времени начальника отдела кадров занимает выполнение обязанностей секретаря.

3. Вычисление среднемесячных финансовых затрат Mj на обработку j-го типа документа.

Mj = Nj*C*(1+H/100) [руб/мес].

Для плана работы коллегии на полугодие:

M1 = 0,15*10000*(1+500/100) = 7515

M2 = 0,15*10000*(1+500/100) = 7515

M3 = 0,23*10000*(1+500/100) = 11523

M4 =0,3*10000*(1+500/100) = 15030

M5 = 0,15*10000*(1+500/100) = 7515

M6 = 0,23*10000*(1+500/100) = 11523

M7 = 0,2*10000*(1+500/100) = 10020

M8 = 5010*10000*(1+500/100) = 11523

M9 = 0,4*10000*(1+500/100) = 20040

M10 = 0,1*10000*(1+500/100) = 5010

Суммарные затраты по неавтоматизированной обработке всех документов составят Mj=107214 [руб/мес].

4. Вычисление себестоимости обработки Сj одного экземпляра j-го типа документа:

Сj = Mj/Kj [руб/шт]

Для плана работы начальника отдела кадров на полугодие:

C1 = 7515/1=7515

C2 = 7515/1=7515

C3 = 11523/1=11523

C4 = 15030/1=15030

C5 = 7515/1=7515

C6 = 11523/8=1440,4

C7 = 10020/5=2004

C8 = 5010/10=501

C9 = 20040/5=4008

C10 = 5010/0,3=16700

5. Оценка затрат S на создание и внедрение САДД и затрат R на эксплуатацию САДД:

а) оценка затрат S на создание и внедрение БД; стоимость информационного обеспечения принимается равной средней рыночной стоимости технического обеспечения. Исходя из рыночной стоимости компьютеров сумма затрат определена Sто = 15 000.

б) оценка среднемесячных финансовых затрат на эксплуатацию САДД.

Данная оценка производится экспертным путем и включает учет расходных материалов, оплату электроэнергии, затраты на техническое обслуживание и т.п. В рассматриваемом примере выполним только учет расходных материалов на картриджи для принтера по цене 4 000 руб., при условии использования одного картриджа на Qкарт=2000 [шт] документов.

В результате очевидного расчета получим оценку ежемесячных затрат на эксплуатацию САДД для j-го типа документа

Rj=(Kj/Qкарт)*Sкарт [руб/мес],

где Sкарт [руб] -- стоимость одного картриджа.

Для плана работы начальника отдела кадров на полугодие:

R1 = (1/2000)*4000 =2.

R2 = (1/2000)*4000 =2

R3 = (1/2000)*4000 =2

R4 = (1/2000)*4000 =2

R5 = (1/2000)*4000 =2

R6 = (8/2000)*4000 =16

R7 = (5/2000)*4000 =10

R8 = (10/2000)*4000 =20

R9 = (5/2000)*4000 = 10

R10 = (0,3/2000)*4000 =0,6

6. Вычисление ежемесячных затрат на каждый тип документа Ma,j, связанных с эксплуатацией САДД и затратами на амортизацию (ежемесячную компенсацию затрат на создание и внедрение автоматизированной системы).

Назначаем срок окупаемости САДД (L = 3 [лет]), в течение которого сумма затрат S равными долями ежемесячно включается в стоимость продукции (товаров, услуг) предприятия. Тогда на основании формулы:

Ma,j = Sj/(12*L) + Rj [руб/мес],

где Sj=Sто*Kj/Kj -- доля затрат на создание и внедрение автоматизированной информационной системы, приходящаяся на документ типа j, получим:

Ma,1 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

Ma,2 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

Ma,3 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

Ma,4 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

Ma,5 = 15000*(1/33,3)/(12*3)+2=14,5

Ma,6 = 15000*(8/33,3)/(12*3)+16=116

Ma,7 = 15000*(5/33,3)/(12*3)+10=72,5

Ma,8 = 15000*(10/33,3)/(12*3)+20=145

Ma,9 = 15000*(5/33,3)/(12*3)+10=72,5

Ma,10 = 15000*(0,3/33,3)/(12*3)+0,6=4,7

Суммарные ежемесячные затраты, связанные с эксплуатацией и амортизацией одного комплекта САДД, равны Ma,j 491,6 [руб/мес].

7. Эффект от автоматизации обработки документов выражается в снижении трудоемкости их обработки Wa =132,25<W =272,3 и, как следствие, в уменьшении количества исполнителей Na =1,38<N=2,01.

Доля относительного сокращения трудоемкости обработки документа типа j определяется выражением:

Wa,j =(Wj-Wa,j)/Wj.

Wa,1 = 0,4

Wa,2 = 0,4

Wa,3 = 0,63

Wa,4 = 0,7

Wa,5 = 0,4

Wa,6 = 0,75

Wa,7 = 0,6

Wa,8 = 0

Wa,9 = 0,75

Wa,10 = 0,4

Для того, чтобы достигался экономический эффект, затраты при автоматизированной подготовке документов должны быть меньше затрат при традиционном способе обработки, таким образом, выполняться условие:

Ma = 491,6<M = 9619.

Полученная оценка характеризует верхнюю границу экономически целесообразных затрат на автоматизацию, однако, целочисленный характер переменных в рассматриваемой задаче определяет метод ее решения путем последовательного подбора параметров. Исходя из рекомендаций методики и опыта проектирования, выберем следующие значения параметров:

Wa,j:Wa,1=Wa,2=Wa,3=Wa,4=Wa,5=Wa,6=Wa,7=Wa,8=Wa,9=Wa,10=Wa,11=5,03

8. Вычисление средней трудоемкости обработки документа типа j при условии автоматизации:

Wa,j = Wj*(1 - Wa,j) [чел*час/шт].

Wa,1 = 25*(1-0,4)=15

Wa,2 = 25*(1-0,4)=15

Wa,3 = 40*(1-0,63)=14,8

Wa,4 = 50*(1-0,7)=15

Wa,5 = 25*(1-0,4)=15

Wa,6 = 5*(1-0,75)=1,25

Wa,7 = 6*(1-0,6)=0,06

Wa,8 = 1*(1-0)=1

Wa,9 = 12*(1-0,75)=3

Wa,10 = 83,3*(1-0,4)=50

Реальная трудоемкость обработки документов в условиях автоматизации зависит от технического уровня средств обеспечения САДД и от затрат на введение средств автоматизации. Вычисленные значения средней трудоемкости Wa,j рационально сравнить с реальной трудоемкостью методом экспертной оценки или путем эксперимента.

9. Вычисление количества исполнителей при условии автоматизации (в случае сохранения среднемесячного количества обрабатываемых документов):

Na,j = Nj*(1 - Wa,j) [чел].

N a,1 = 0,15*(1-0,4)=0,09

N a,2= 0,15*(1-0,4)= 0,09

N a,3= 0,23*(1-0,63)=0,08

N a,4= 0,3*(1-0,7)=0,09

N a,5= 0,15*(1-0,4)= 0,09

N a,6= 0,23*(1-0,75)=0,06

N a,7= 0,2*(1-0,6)=0,08

N a,8= 0,1*(1-0)=0,1

N a,9= 0,4*(1-0,75)=0,1

N a,10= 0,1*(1-0,4)=0,6

Количество исполнителей в подразделении при внедрении САДД определяется по формуле Na = Na,j=0,78. Таким образом, в результате внедрения комплекса программных средств можно сократить долю времени, затрачиваемую заместителем начальника архивного отдела на выполнение обязанностей секретаря. Она составит (NAi/N)*100 % = 39%.

10. Вычисление среднемесячных финансовых затрат на обработку каждого j-го типа документа при внедрении одного комплекта САДД с учетом эксплуатационных расходов и расходов по амортизации определяется выражением:

Ma,j = Nа,j[C*(1+H/100)]+ Ma,j [руб/мес].

Мa,1=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)=54001,3

Мa,2=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)= 54001,3

Мa,3=0,08*(10000*(1+500/100)+14,5)=48001,2

Мa,4=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)= 54001,3

Мa,5=0,09*(10000*(1+500/100)+14,5)=54001,3

Мa,6=0,06*(10000*(1+500/100)+116)=3606,9

Мa,7=0,08*(10000*(1+500/100)+72,5)=4805,8

Мa,8=0,1*(10000*(1+500/100)+145)=6014,5

Мa,9=0,1*(10000*(1+500/100)+72,5)=6007,2

Мa,10=0,06*(10000*(1+500/100)+4,7)=3600,3

Среднемесячные суммарные затраты на обработку документов при автоматизации составляют Ma=Ma,j= 288041, [руб/мес].

11. Среднемесячное количество обработанных документов при внедрении САДД:

Kа,j = Kj/(1-Wa,j) [шт/мес].

Ka,1 = 1/(1- 0,4) =0,6

Ka,2 =1/(1- 0,4) =0,6

Ka,3 =1/(1- 0,63) =0,37

Ka,4 =1/(1- 0,7) =0,3

Ka,5 = 1/(1- 0,4) =0,6

Ka,6 =8/(1- 0,75) =0,03

Ka,7 =5/(1- 0,6) =0,08

Ka,8 =10/(1- 0) =0,1

Ka,9 =5/(1- 0,75) =0,05

Ka,10 =0,3/(1- 0,4) =2

делопроизводство документооборот страховая компания

Таким образом, среднее количество обрабатываемых документов увеличилось до 4,73 единиц. Расчет показывает, что при рассмотренных условиях внедрение комплекса программных средств для автоматизации подготовки комплекта документов может привести к следующим изменениям:

Ш среднемесячные финансовые затраты на обработку документов могут быть снижены с 288041 руб. до 107214 руб.;

Ш возможно сокращение времени, затрачиваемого на подготовку документов коллегии на 39 %;

Ш возможно увеличение среднего количества обрабатываемых в месяц документов с 33,3 до 38,03 а так как заседания коллегии проводятся один раз в квартал, увеличение количества документов составит 4,73 единиц для одного заседания. Поэтому внедрение комплекса является экономически целесообразным.

Делись добром ;)