5. Бланки документов и реквизиты

документооборот реквизит переписка служебный

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его реквизитов (элементов). Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, он определяется назначением документов, например, протокол, акт, приказ. Для реквизита с постоянной информацией выделяется необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Для бланков распорядительных документов (распоряжение, приказ) устанавливается следующий состав реквизитов: герб субъекта РФ; наименование исполнительного органа, наименование государственного учреждения; вид документа; место составления (издания) документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Для бланков писем устанавливается следующий состав реквизитов: герб субъекта РФ; наименование исполнительного органа, наименование государственного учреждения; справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты); место для проставления даты и регистрационного номера; место для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма должностного лица устанавливается тот же состав реквизитов, что и для письма исполнительного органа, но дополнительно включается реквизит «Должность лица, подписавшего документ», а для бланка письма структурного подразделения - реквизит «Наименование структурного подразделения».

В бланках исполнительных органов и их структурных подразделений (подведомственных учреждений) все наименования пишутся в именительном падеже и в строгом соответствии с уставами или положениями. Закрепленное в уставе или положении сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного наименования.

Краткое наименование могут помещать на своих документах только подведомственные учреждения, если выше в бланке указано полное наименование учредителя. Образцы бланков исполнительных органов, их структурных подразделений и подведомственных учреждений утверждаются распоряжением исполнительного органа.

Бланки исполнительных органов, их структурных подразделений и подведомственных учреждений могут изготавливаться с использованием компьютерной техники. Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям и лицам.

При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате управленческой деятельности, необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов. Государственный герб могут помещать на своих бланках только организации, имеющие на это специальное разрешение от вышестоящего министерства (ведомства). Воспроизведение изображения герба должно точно соответствовать утвержденному черно-белому изображению и помещаться на верхнем поле документа над серединой реквизита «наименование министерства или ведомства».

Автором служебного документа является организация, предприятие, учреждение, причем наименование автора дается с указанием подчиненности сверху вниз: «наименование министерства (ведомства)», «наименование учреждения (организации)», «наименование структурного подразделения».

Наличие в бланке документа адреса организации предполагает переписку, ответ на документ. Адрес включает в себя: почтовый индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телефона, факса, электронный адрес; на части тиража бланков, предназначенных для гарантийных и подобных финансовых писем, указываются банковские реквизиты.

Вид документа означает совокупность документов, выполняющих однородные функции. Он дает первое общее представление о назначении документа, его форме, характере информации. В практике работы государственного учреждения чаще всего используются следующие виды документов: распоряжение, приказ, протокол, справка, извещение, выписка, акт и другие. Для каждого из видов бланков допускаются угловой и продольный варианты расположения реквизитов. Вид документа может впечатываться в общий бланк машинописным способом, а может быть изготовлен заранее типографским способом.

В государственных учреждениях для документов постоянного применения (например, справок, актов, договоров и т.п.) бланки могут быть изготовлены с трафаретным текстом и пропусками для заполнения переменной информацией.

С развитием компьютерных технологий различные виды документов заводятся в базу данных в виде шаблонов и именно в таком виде чаще всего используются в государственных учреждениях.

Дата документа является обязательным реквизитом. Она ставится в момент подписания и является одновременно датой отправки документа. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой исполнительным органом государственной власти. Для писем регистрационный номер чаще всего складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре (куда подшита копия отправляемого документа) и порядкового номера отправляемого документа. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

На бланках писем выделяется место для ссылки на индекс и дату входящего документа. Место для этого реквизита отведено только в бланке письма, так как он предполагает переписку, ответ на посланное письмо. Ссылка на индекс и дату инициативного документа - один из важнейших поисковых признаков, позволяющий при получении ответного письма определить, в какое структурное подразделение направить его на исполнение, а также найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. Этот реквизит должен полностью соответствовать реквизиту из инициативного документа.

В настоящее время почти все организации имеют постоянных иностранных корреспондентов. Для переписки с ними разрабатываются специальные бланки, в которых такие реквизиты, как название организации и ее адрес, пишутся дважды - на русском и иностранном (чаще всего английском или французском) языках: слева на русском, справа на иностранном.