Организация деятельности гостиничного комплекса "Николь"
5. Информационная система управления
С целью оптимизации рабочих процессов в ГК «Николь» используют автоматизированную систему управления Fidelio (Германия).
К основным функциям системы Fidelio FO относят:
- бронирование и заселение гостей;
- начисления за проживание и другие гостиничные услуги;
- аккумулирование сведений о неоплаченных счетах клиентов, которые поступают из различных точек продаж;
- выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами;
- учет сведений о безналичных расчетах;
- получение финансовых и статистических отчетов.
Ведение информации о клиентах и клиентских счетах. Сюда включают следующие сведения: ведение истории по клиентам; бронирование; заселение; ведение счетов; выписка; безналичные расчеты с клиентами.
Программный модуль ведения номерного фонда предназначен для осуществления оперативного контроля за его состоянием, сбора статистических сведений о загрузке номерного фонда, получения разного рода отчетов о состоянии, контроля за работой службы горничных. Системой отслеживается, убран номер или нет, и выдается предупреждение, если производится заселение клиента в неубранный номер. В программе используются следующие понятия: карточка гостя; бронь; комната и счет клиента; код услуги; инструкция перенаправления.
В случае выставления штрафных санкций компания обязуется их выплатить. Необходимо соблюдать осторожность при приеме такой гарантии. В ГК «Николь» принимается гарантия только от тех компаний, которые положительным образом зарекомендовали себя в процессе сотрудничества, финансовое положение которых является стабильным и не вызывает никаких опасений. Иначе существует риск невозможности получения штрафа.
К дополнительным услугам, которые входят в стоимость номера, относят: завтрак, платное телевидение, местные, междугородные или международные звонки и т.д.
Система Fidelio FO состоит из такого рода важнейших модулей: бронирования, портье, кассира, бухгалтера.
Закрытие операционного дня ГК «Николь» в системе Fidelio FO происходит посредством проведения ночного аудита, который производится обычно в 6 ч утра и включает следующие процедуры:
- перевод программной даты;
- проведение анализа действий пользователей в системе;
- указание на незавершенность некоторого рода операций;
- распечатка пакета отчетов о функционировании гостиницы за день, которые на следующий день будут переданы руководству и в бухгалтерию;
- автоматического характера начисление стоимости номера на счета гостей;
- сохранение сведений и статистики за день;
- выполнение системных процедур.
Система Fidelio FO предоставляет возможность составления разного рода отчетов и прогнозов, которые являются необходимыми для дальнейшего составления плана деятельности ГК «Николь». Составление прогноза - важная функция Службы бронирования ГК «Николь» (администраторы), так как от правильного составления прогноза зависит правильное координирование работы остальных служб ГК. Все службы ГК «Николь» находятся в тесной взаимосвязи. В связи с этим рост или снижение загрузки ГК «Николь» ведет к изменению графика работы всех служб. На основании прогнозов такие службы, как хозяйственная, служба ресторана и другие, составляют расписание работы персонала, количество работающих в день, а вместе с тем в ресторане прогнозируется потребление продуктов питания на основании предполагаемой загрузки.
Прогнозирование загрузки ГК «Николь» делается на основе сведений предыдущих периодов. Достоинством системы Fidelio FO является наличие связи с другими системами и внешними устройствами.
1. Программный интерфейс с ресторанной системой Micros предоставляет возможность закрывать счета в ресторанах, барах и в других точках продажи на номер клиента, если он проживает в гостинице.
2. Интерфейс с программным обеспечением телефонной станции ГК «Николь» работает с несколькими видами АТС, такой интерфейс предоставляет возможность контролировать телефонные звонки клиентов ГК, автоматическим образом начислять на счета клиентов плату за телефонные разговоры согласно заведенной тарифной сетке.
3. Интерфейс с бухгалтерскими системами предоставляет возможность автоматическим образом делать проводки в бухгалтерской системе.
4. Программный интерфейс с телевизионными системами.
5. Программный интерфейс с ресторанной и складской системой Fidelio F&B предоставляет возможность персоналу ресторана получать сведения о загрузке ГК и составлять планы количества посетителей ресторанов и баров.
6. Программный интерфейс с инженерной системой Fidelio eng позволяет оперативным образом отслеживать состояние номерного фонда.
7. Программный интерфейс с системой автоматического запирания и отпирания дверей в номерах предоставляет возможность отпереть дверь любого номера в случае, если была осуществлена операция по заселению.
8. Программный интерфейс с системой электронной авторизацией кредитных карт.
Компьютерная система Fidelio является одной из самых популярных систем, которые используются в гостиничном хозяйстве, количество ее пользователей в мире выше 7,5 тыс. В России, СНГ и странах Балтии имеется 95 установок.