1.2.Огляд періодичних видань

У конкурентній боротьбі перемагає лише той, хто швидше за інших реагує на зміни в бізнесі та приймає правильні рішення. На жаль, на більшості наших середніх і великих підприємств топ-менеджери та власники компаній можуть отримувати достовірну інформацію про стан справ у компанії тільки через визначений проміжок часу. Здебільшого -- після “закриття” звітного періоду за допомогою так званої висхідної звітності: від нижчестоящих підрозділів до вищестоящих. Але сучасних керівників уже не задовольняє такий стан справ, коли вони отримують фактичну облікову інформацію після “закриття періоду”, тобто на 15-20 число наступного місяця. І, як завжди, зявляються засоби, які допомагають вирішити цю проблему. Наприклад, автоматизовані системи управління. При цьому слід відрізняти планову закупівлю компютерів від питання автоматизації діяльності підприємства.

Програмне забезпечення від Microsoft.Для роботи з ПЗ від Microsoft потрібно мати на це ліцензію. Існує кілька способів придбання ліцензій на програмні продукти Microsoft. Індивідуальні користувачі або організації, зацікавлені в придбанні програмного забезпечення до наявних у них компютерів, в роздрібній торговій мережі можуть придбати Full Package Products -- коробки, що містять ліцензійну угоду, носій з продуктом і документацію.

Ліцензії для організації краще придбавати за програмами корпоративного ліцензування. Це зручний і вигідний спосіб придбання ліцензій на програмне забезпечення Microsoft зі знижкою, розмір якої визначається обсягом замовлення.

Microsoft пропонує такі програми корпоративного ліцензування: Open License. Придбання постійних ліцензій на програмне забезпечення для корпоративних клієнтів та освітніх установ. Для участі в цій програмі потрібно замовити щонайменше пять ліцензій на продукти Microsoft у будь-якому наборі. Multi-Year Open License. Придбання постійних ліцензій на виплат. Організація може на свій вибір включити в угоду будь-яку кількість компютерів від пяти ПК (ця опція називається Multi-Year Open Volume) чи ліцензувати весь свій компютерний парк, отримавши вигідніші цінові умови (Multi-Year Open Enteprise). Open Subscription License. Підписка на використання програмного забезпечення (термін дії ліцензії обмежений). Призначена для організацій з кількістю компютерів більше ніж пять, готових обрати платформу Microsoft як корпоративний стандарт. Програма передбачає щорічну оплату права користування ПЗ з можливістю викупу постійних ліцензій після закінчення трьох років дії підписки. Учасники програми отримують автоматичний доступ до нових версій продуктів. Enterprise Agreement та Enterprise Agreement Subscription. Ці програми ліцензування призначені для організацій з кількістю компютерів понад 250, готових обрати платформу Microsoft як корпоративний стандарт. Учасники програми також отримують автоматичний доступ до нових версій продуктів. Обовязкова умова участі в програмі -- ліцензування всього парку компютерів в організації. Note Enterprise Agreement -- придбання постійних ліцензій (з необмеженим терміном дії) на виплат. Оплата за ліцензії здійснюється рівними частинами впродовж трьох років. Note Enterprise Agreement Subscription -- підписка на використання програмного забезпечення (термін дії ліцензії обмежений). Щорічна оплата з можливістю викупу постійних ліцензій по закінченні трьох років дії підписки.

На сьогодні найпоширенішими клієнтськими операційними системами Microsoft є Windows 98, Windows 2000 чи Windows XP, як серверні -- Windows 2000 Server та Windows Server 2003. Вибір залежить від нинішньої потреби з урахуванням прогнозу на майбутнє. Наприклад, якщо парк компютерної техніки не найпотужніший, цілком можна обійтися Windows 98 як клієнтською ОС. Однак якщо планується згодом модернізувати компютерну техніку і перейти на сучасніше ПЗ, є сенс придбати ліцензії з правом оновлення (Software Assurance).

Асортимент офісного ПЗ не вичерпується програмами з пакета MS Office. Взяти, наприклад, бухгалтерський облік: навіть невеликі фірми виконують його за допомогою компютерних програм. «Флагманом» компютерного бухобліку в Україні є програма «1С:Бухгалтерія», яка входить до пакета «1С:Підприємство». За її допомогою можна вести облік касових і банківських операцій, розрахунків з покупцями й постачальниками, витрат на виробництво і випуск продукції та багато іншого. Нині найпоширенішою є версія 7.7. Торік «1С» випустила нову версію «1С:Підприємство 8.0.», яка має модульну структуру і серед багатьох функцій забезпечує і ведення бухгалтерського і управлінського обліку.

Пропозиція на ринку ПЗ для обліку не обмежується однією лише «1С:Бухгалтерія». Наприклад, програмний комплекс «Бест-про» (розробник -- компанія «Інтелект-сервіс»), який підтримує стандарт MRP II, дає можливість вирішувати комплексні облікові завдання, зокрема, з фінансового, управлінського й податкового обліку. Програма «БЕСТ-ЗВІТ» виконує дещо інше завдання, а саме -- автоматизація контролю господарської діяльності. Програма містить повний комплект бланків звітів, спрощує процедуру їхнього заповнення й передачі у держоргани.

Постійні в останні кілька місяців масштабні вірусні атаки ще раз підтвердили важливість захисту корпоративної інформації. Найпоширеніший антивірусний продукт -- «Антивірус Касперського» -- має у своєму складі антивірусний сканер, ревізор змін даних і модуль фонового перехоплення скрипт-вірусів. Версія Business Optimal, призначена для боротьби з вірусами в мережах малих і середніх компаній, забезпечує захист не лише робочих станцій, а й поштових шлюзів і файл-серверів. Крім «Антивіруса Касперського» добре себе зарекомендувало багато інших антивірусних програм. Зокрема, Dr. Web від російської компанії «ДіалогНаука» (є як версії для окремих робочих станцій під Windows, так і комплексне рішення Enterprise Suite для захисту мережі масштабу підприємства).

Новинки ПЗ для здійснення обліку. Програмнй продукт «Головбух».

Розробка «Київської компютерної лабораторії», удосконалена і налагоджена фахівцями компанії «Удача Баланс», зайняла гідне місце в ряду висококласних українських облікових програм. У ній автоматизовані всі розділи бухгалтерського обліку: банк, каса, основні засоби, матеріали, розрахунки з постачальниками, покупцями, синтетичний і багаторівневий аналітичний, багатовалютний сумовий і кількісний облік. Розвинутий інструментарій податкового й управлінського обліку дозволяє автоматично формувати всі стандартні звіти: журнали-ордери й оборотні відомості, Головну книгу і баланс із детальним розшифруванням підсумкових сум. У програмі також реалізовано можливості ведення складського обліку, роздрібних і оптових торгових операцій, звязок з касою забезпечується в режимі фіскального принтера.

Є можливість передати дані з «Головбуха» у заздалегідь налаштований файл (шаблон) MS Word. Для цієї мети використовується механізм OLE. Перевагою програми є простий звязок з Excel, можливість передачі даних у таблицю й імпорт із таблиць, з наступним роздрукуванням або збереженням файла. Реалізовано також механізм імпорту даних з різних систем «клієнт-банк» у програму.

Від купівлі до роботи

Програма «Головбух» буде затребувана не тільки підприємствами, яких приваблюють її широкі можливості, а й невеликими фірмами, що розвиваються. Така універсальність закладена в самому принципі побудови роботи програми. Принцип цей полягає в тому, що в програмі функціональні можливості на всі випадки життя не закладені від початку, а нав-паки -- настроювання робляться з урахуванням індивідуальних потреб користувача. Це дозволяє уникнути надлишкової функціональності, яка часто виявляється непотрібною, величезного розміру програми, а отже, і помилок у роботі. Конкретному користувачу встановлюються тільки необхідні йому компоненти, які при потребі можна легко розширити. Саме за рахунок індивідуальних оптимальних настроювань досягаються максимальна швидкість і стабільність роботи програми.

Бухгалтер-практик повинен “відчувати” систему, розуміти, як працюють її алгоритми, до чого приведе та чи інша дія. Бухгалтер повинен бути упевнений в тому, що Система не зробить самостійно яких-небудь неузгоджених з ним дій, чи то створення додаткових проводок, розрахунку курсової різниці тощо.

Програма автоматично виловить помилкові проведення (наприклад, проведення між балансовими і позабалансовими рахунками або такі, в яких одного з рахунків нема у плані рахунків).

Програма «Головбух» має пов-ністю відкриту архітектуру. Це значить, що досвідчений користувач самостійно може варіювати функціональність програми за допомогою додавання або модифікування описувачів фінансових документів.

Екранні форми довідників і документів програми «Головбух» задаються у файлах-описувачах, які можна редагувати будь-яким текстовим редактором або програмою «Генератор форм». Це дозволяє легко створювати і підключати нові документи й аналітичні довідники. При цьому враховуються будь-які вимоги користувача до складу полів довідників і документів. На основі платформи можна в найкоротший термін створювати унікальні прикладні модулі для вирішення будь-яких управлінсько-фінансових завдань. Усі новостворені рішення будуть базуватися на даних бухгалтерського обліку без необхідності експортних операцій.

Безпомилковий облік

Бухгалтерія -- це насамперед правильний облік господарських операцій, що здійснюються на підприємстві. Коректне створення їх є запорукою не тільки правильності нарахування податків, а й ефективного керування фінансами. У програмі «Головбух» процес створення господарської операції надзвичайно простий навіть для недосвідченого бухгалтера. Досить вибрати з довідника проведень назву операції, і програма автоматично згенерує необхідні проведення. Дерево довідника відрізняється зручною візуалізацією і до того ж дозволяє настроїти автоматичний розрахунок показників за кожним проведенням.

Ну, а якщо все-таки з якої-небудь причини при створенні операції закралася помилка, «Головбух» автоматично знайде її. Для цієї мети в програмі є спеціальний звіт «Поиск ошибок в проводках». Він виводить на екран вікно з переліком помилкових проведень, з розшифровкою помилок і їх кількістю. Якщо проведення коректне, то виводиться повідомлення Ошибок не обнаружено!!!. Помилковими вважаються проведення, що порушують баланс.

Програма для кількох бухгалтерів

Програма «Головбух 2» дозволяє вести єдиний облік з компютерів кількох користувачів. Для забезпечення схоронності облікових даних автоматично ведеться протокол роботи користувачів, у якому відзначається, хто й коли ввійшов чи вийшов із програми, а також реєструється операція перерахування Головної книги. Наприклад, якщо один користувач почав розрахунок Головної книги, то доступ іншому користувачеві до Головної книги буде закрито (виводиться попередження з проханням дочекатися закінчення розрахунку). Якщо перший користувач завершить роботу аварійно (наприклад, перерветься звязок із сервером через відключення живлення тощо), іншим користувачам буде неможливо перерахувати Головну книгу (цього дня). Ведення протоколу дає можливість одержувати довідки про користувачів, які працюють у системі.

Архітектура платформи програми дозволяє повністю адаптувати її до облікових особливостей підприємства за максимально короткий термін.

Висновок. Програма «Головбух» є оптимальним варіантом при виборі між використанням цілком індивідуальної системи обліку і «коробковою» стандартизованою програмою. Перший варіант вимагає величезних витрат людських і матеріальних ресурсів і не дає гарантій якості продукту, а при використанні «коробкового» варіанта простіше самому підстроюватися під нього, ніж модифікувати програму під свій бізнес. Програма «Головбух» є універсальною, оскільки дозволяє сполучити випробувану на багатьох підприємствах платформу й ексклюзивні настроювання.

Достоїнства програми «Головбух»

· Компактність. Розмір дистрибутиву -- 9 МБ, ядра програми -- лише 1,5 МБ, що при широких функціональних можливостях свідчить про високий клас розробників. Порівняйте: напрацьовані за рік бази даних «важать» 50 -- 70 МБ.

· Максимальна проста при встановленні, максимальна функціональність у розвитку. Користувачу встановлюються лише необхідні компоненти, які можна легко розширити.

· Пошук помилок у проведеннях. Функція, потрібна для початкуючих користувачів програми автоматизованого обліку.

· Не вимагає інсталяції. Для роботи досить просто скопіювати програму на ПК. Можна створити резервну копію програми на будь-якому цифровому носії і скористатися нею в разі «падіння» системи на робочому ПК.

· Потужна вбудована мова програмування дозволяє додавати нові функціональні можливості або звіти.

· Надійність роботи. Швидко і стабільно працює з великими масивами даних, у тому числі й при роботі в мережі.