Оформлення кадрової документації

курсовая работа

2.2 Ведення трудових книжок

Відповідно до статті 48 КЗпП трудова книжка -- це основний документ про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві або у фізичної особи понад пять днів. Трудові книжки також ведуться на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше пяти днів після прийняття на роботу.

До трудової книжки заносяться відомості про роботу, про заохочення та нагороди за успіхи в роботі, відомості про стягнення до неї не заносяться.

Порядок ведення трудових книжок визначається постановами Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301 (далі -- Постанова № 301) і «Про внесення змін до зразка бланка трудової книжки» від 2 березня 1994 року № 131 та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі -- Інструкція № 58).

Згідно пунктом 1.1 Інструкції № 58 трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві будь-якої форми власності або у фізичної особи понад пять днів, зокрема осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудова книжка ведеться за основним місцем роботи.

За порушення встановленого порядку посадові особи несуть дисциплінарну відповідальність та іншу відповідальність, передбачену чинним законодавством.

Оскільки трудові книжки зберігаються на підприємстві як документи суворої звітності, уповноважена особа веде книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, а також книгу обліку бланків трудових книжок.

Записи у трудовій книжці виконуються арабськими цифрами. Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 4 червня 2001 року, у трудовій книжці записується «04.06.2001».

Записи мають виконуватися акуратно, кульковою ручкою або пером, чорнилом синього або фіолетового кольору.

З кожним записом у трудовій книжці працівник знайомиться під розписку в особовій картці працівника (типова форма № П-2), затвердженій наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656.

Ознайомлення із записами в трудовій книжці може відбуватися в заочному порядку направленням власникам книжок відповідних повідомлень з наступною відміткою про це в особистій картці працівника.

При зміні прізвища, імені та по батькові або внесенні змін до дати народження на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені та по батькові тощо) вносяться нові дані. Посилання на відповідні документи на внутрішній стороні обкладинки завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою особою і печаткою підприємства або відділу кадрів. Наприклад: «Прізвище Кравченко змінено на Харченко у звязку з укладенням шлюбу Підстава: свідоцтво про шлюб 1-ВЛ № 063072, видане відділом РАЦС Управління юстиції м. Києва 15.10.2012 (підпис, дата)».

До трудової книжки не вносяться записи про:

тимчасове переведення на іншу роботу для заміщення працівника;

переведення на легшу роботу вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років;

тимчасове переведення у разі виробничої потреби;

тимчасове переведення на іншу роботу на тому самому підприємстві у разі простою.

Порядок заповнення трудової книжки працівників, які працевлаштовуються вперше

Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше пятиденного строку з дня прийняття на роботу.

На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки записуються відомості про працівника: прізвище, імя, по батькові (повністю, без скорочень). Дата народження вказується на підставі даних паспорта чи свідоцтва про народження. Потім указується дата заповнення трудової книжки. Працівник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей.

На титульному аркуші трудової книжки особа, відповідальна за видачу трудових книжок, ставить свій підпис і печатку підприємства (або печатку відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи:

час служби у складі Збройних Сил України та інших військ, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

час навчання у вищих навчальних закладах, аспірантурі та клінічній ординатурі;

час навчання у професійно-технічних навчальних та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

роботу як членів колгоспів (у разі якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до стажу працівників);

час догляду за інвалідом 1-ї групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновками медичної установи потребує постійного догляду, зокрема за старими, які досягли 80-річного віку (на підставі медичного висновку).

Передбачені записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на цьому підприємстві.

Якщо за час роботи працівника змінюється найменування підприємства, про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство таке-то з такого-то числа перейменовано на таке-то», а в графі 4 зазначається підстава перейменування -- наказ (розпорядження) дата і номер.

Записи в трудовій книжці при звільненні та при переведенні на іншу роботу провадяться у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнений за згодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України».

При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство повязує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин (наприклад: «Звільнено за власним бажанням у звязку із зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України»).

При звільненні робиться запис у день звільнення, решта записів -- не пізніше тижневого строку з дня видання наказу.

Записи про звільнення, про нагородження та заохочення засвідчуються підписом керівника і печаткою.

Власник або уповноважений ним орган зобовязаний видати працівникові трудову книжку в день звільнення з унесеним до неї записом про звільнення. При затримці видачі трудової книжки з вини власника працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається новий наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про звільнення визнається недійсним у порядку, встановленому пунктом 2.10 Інструкції № 58.

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, власник або уповноважений ним орган надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про потребу отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.

Трудові книжки й дублікати, не отримані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після закінчення цього терміну неодержані трудові книжки зберігаються в архіві підприємства не менше 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або направляється поштою на їхню вимогу. При цьому у трудовій книжці померлого працівника у графі 3 записується: «Роботу припинено у звязку зі смертю», у графі 4 -- зазначається дата і номер наказу.

Вкладиш до трудової книжки вшивається тоді, коли всі сторінки відповідних розділів у трудовій книжці заповнені. Вкладиш без трудової книжки недійсний. Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці трудової книжки робиться відмітка про те, що видано вкладиш, і тут-таки зазначається серія і номер вкладиша.

Дублікат трудової книжки

Працівник, який загубив трудову книжку або вкладиш до неї, зобовязаний негайно заявити про це власникові або уповноваженому ним органу за останнім місцем роботи. Тоді власник або уповноважений ним орган видає працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї не пізніше 15 днів після заяви про втрату. У правому верхньому кутку книжки-дубліката робиться запис «Дублікат».

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки до графи «Відомості про роботу» спершу вносять запис про загальний трудовий стаж його роботи до приходу на це підприємство, якщо є підтвердні документи. Загальний трудовий стаж записується сумарно, указується загальне число років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, у який час і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки (наприклад: 15 років 6 місяців 12 днів).

Потім загальний трудовий стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами, при цьому порядковий номер запису не ставиться: у графі 2 указується дата, у графі 3 -- найменування підприємства, де працював працівник, і посада. У такому самому порядку виконується запис про звільнення.

До дубліката трудової книжки вносяться лише ті дані, які підтверджено документально.

Виправлення відомостей про роботу, переведення на іншу роботу, про нагородження і заохочення обовязково мають відповідати оригіналові наказу. При втраті наказу або невідповідності запису фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. При цьому слід мати на увазі, що показання свідків не можуть бути підставою для внесення виправлень.

Відповідно до Інструкції № 58 виправлення неточних чи неправильних записів у трудовій книжці виконуються у такому порядку:

у графі 1 вказується порядковий номер;

у графі 2 дата внесення виправленого запису;

у графі 3 -- «Запис за № таким-то недійсний. Прийнято за такою-то професією (посадою)»;

у графі 4 -- повторюється дата і номер наказу (розпорядження) керівника, запис із якого неправильно внесено до трудової книжки.

У такому самому порядку визнається недійсним запис про звільнення, переведення на іншу постійну роботу, поновлення на попередній роботі чи зміну формулювання причин звільнення.

Делись добром ;)