Автоматизированная модель по управлению персоналом

курсовая работа

Глава 1. Методологическая характеристика проблемы автоматизации подбора и найма персонала

Подбор и прием на работу кадров играет крайне важную роль в управлении персоналом. Не секрет, что от того насколько квалифицированные и работоспособные кадры работают в организации, напрямую зависит эффективность деятельности, а, следовательно, и экономический результат этой деятельности, как таковой.

Рекрутеры - это любые сотрудников, на регулярной основе, занимающихся подбором персонала. Таким сотрудником может быть:

сотрудник кадровой службы;

консультант рекрутингового агентства.

Рассмотрим систему найма в организации. План проведения набора персонала разрабатывается с учетом численности и качественного состояния имеющихся кадровых ресурсов, перспективных масштабов расширения производства или обновления технологических процессов, а также прогнозируемых сроков увольнения работников по достижению пенсионного возраста. В плане отражаются показатели по срокам и численности требуемого набора по основным лимитирующим профессиям, а также предпочтительные источники комплектования, которые служат ориентиром менеджеру по персоналу для заблаговременного установления партнерских связей с организациями, располагающими возможностью поставки требуемых специалистов в организацию Кибанов А.Я.,Дуракова И.Б. Управление персоналом организации: Отбор и оценка при найме, аттестация. - М.,Экзамен,2005.- с. 178..

При наборе персонала используются внешние источники, это публикация объявлений в СМИ, размещение заявок в центре занятости и на Интернет-ресурсах. При наборе менеджеров компания может использовать кадровые агентства, если другие источники не дали результата. При найме сотрудника используются тест на профпригодность и интервью.

Известно, что на сегодняшний день, бумажные технологии в чистом виде при подборе персонала не применяются. При этом часть рекрутинговых предприятий все еще используют бумажный документооборот, в качестве дублирующей функции. Основные же функции выполняются посредством использования компьютерных технологий. Современный рекрутер обладает стандартным набором программных средств, таких как:

электронная почта;

выход в Интернет;

MS Word;

MS Excel.

Однако, данного набора программных средств явно недостаточно. Рассмотрим вопрос необходимости использования рекрутером специализированных программных средств в области рекрутинга персонала.

Современными рекрутерами используется электронная почта с целью E-Staff. Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.e-staff.ru/.:

получения резюме соискателей;

общения с соискателями и клиентами.

Чаще всего электронная почта применяется без технологической связи с бизнес-процессом в компании. Обычно работа с электронной почтой не автоматизирована даже в случае если в компании:

используются свои системы учета и работы с клиентами;

системы электронного документооборота;

такие системы поддерживают автоматическую подготовку и отправку писем.

В таком случае каждое письмо необходимо просмотреть (минимум 1-2 секунд) и принять решение.

Также проблемой в данном случае является большой объем почты. Так, рекрутер может получать десятки или сотни резюме в день на основной канал. Поэтому рекрутер выполняет рутинную техническую работу в следующих направлениях:

резюме может находится как в тексте письма, так и в прикрепленном файле;

резюме в теле письма может быть в неверной кодировке и не читаться;

резюме может быть отправлено не самим соискателем, а системой автоматической рассылки с какого-либо интернет-сайта по трудоустройству и содержать ненужную служебную информацию;

одно и то же резюме часто присылается несколько раз.

Также проблемой может послужить то, что если специализированное программное обеспечение для рекрутинга не применяется, то после закрытия вакансии информация теряется. Если пользователь - не рекрутинговое агентство, то теряется и соискатель. Известно, что события, произошедшие с соискателем могут понадобиться.

Еще одним направлением деятельности кадровой службы выступает публикация вакансий. Такое объявление может располагаться на следующих сайтах:

job.ru;

rabota.ru;

hh.ru;

superjob.ru;

zarplata.ru;

1job.ru;

rabota.mail.ru;

и т.д.

Разместить объявление здесь может любой желающий. При этом модерирование размещаемых объявлений проводят сайты:

rabota.ru;

rabota.mail.ru.

Другие ресурсы являются практически открытыми. При этом открытость ресурса вызывает некоторое снижение качества объявлений (как резюме, так и вакансий). Большинство ресурсов благодаря формату поиска стимулирует пользователей к повторным размещениям одного и того же объявления. Целью этого является обновление резюме и появление его в первых результатах поиска. Предотвращают такое явление два сайта Караваева М.В., Ибрагимова Л.А. Автоматизация управления персоналом как основа эффективного решения задач в данной сфере // Вестник Ижевского государственного технического университета. 2012. № 4. С. 078-081.:

1job.ru;

rabota.mail.ru.

При этом одно и то же объявление о вакансии приходится размещать сразу не нескольких сайтах.

Также обширным направлением в работе рекрутера является поиск резюме в Интернет. Обычно рекрутеры оценивают соискателей, размещающих свои резюме ниже, чем отвечающих на размещенные вакансии. Но такие резюме также являются востребованными. Это становится важным для резюме, заносимых в Интернет из печатных СМИ, аффилированных с соответствующим интернет-ресурсом. Такие соискатели, не имеют выхода в интернет и не могут прочитать объявление о вакансии.

Интернет-ресурсы отличаются многообразием. Бесплатные ресурсы вакансий различаются:

степенью детализации резюме;

требованиями к их объему.

Платные ресурсы предлагают:

расширенные возможности;

более качественные базы резюме.

Здесь также существует проблема обработки большого объема информации на разных ресурсах с дублирующийся информацией. При этом форма выдачи информации различается.

Функция отдела по подбору персонала «учет соискателей» предполагает хранение поступивших резюме соискателей. Такая база может быть очень обширной, в связи с чем возникает вопрос оптимизации работы с ней. Особое значение имеет эффективная система поиска. Обычно резюме отбирается рекрутером на вакансию. В рекрутинговом агентстве же часто необходимо отобрать кандидата в резерв по определенной специальности. Обычно данный вопрос решается посредством путем хранения резюме следующим образом:

в папках в виде документов MS Word;

в папках почтовой программы.

Осуществлять поиск там не так уж удобно.

Кроме того, в бумажном документообороте, который также имеет место быть в подборе персонала, более высока вероятность утраты информации по причине неорганизованной системы хранения. Системы электронного документооборота, представляя собой инструмент для накопления и хранения в структурированном виде корпоративных знаний, способствуют эффективному использованию информации.

Таким образом, основное назначение информационных систем в рекрутинге - снижение временных затрат, автоматизация деятельности службы управления персоналом. В процессе деятельности рекрутеру необходимо совершать массу однотипных операций, требующих автоматизации. Такими операциями являются:

размещение объявления о вакансии;

поиск резюме;

поиск, подбор, сохранение и классификация резюме;

занесение резюме в базу данных;

обработку основных событий, происходящих с кандидатом.

отправка кандидатам писем;

анализ кандидатов, ранее откликавшихся (двойники);

согласование с коллегами / кандидатами времени интервью;

переписка с коллегами (в частности обсуждение и согласование кандидатов);

составление отчетности;

Высвобождение рабочего времени рекрутера посредством автоматизации основных рутинных операций позволяют сэкономить значительную сумму денег, и вывести операцию подбора персонала, и, в частности, его конечный результат (высококвалифицированных работников) на качественно новый уровень.

Согласно результатам исследования, проводимого менеджерами рекрутинговой компании Super Job, общие потери времени на вышеперечисленные операции составляют временной промежуток от 39 до 44,5 часов в месяц, что равняется полной рабочей неделе.

Основываясь на статистике по заработным платам менеджеров руководителей среднего звена и персонала несложно посчитать, что внедрение подобной системы автоматизации подбора персонала сэкономит, как минимум, от 11,3 тыс. руб. до 21,3 тыс. руб. ежемесячно (при условии, что рекрутер взаимодействует лишь с одним руководителем).

Для компании среднего размера, где в процесс подбора вовлечены несколько (2-3) рекрутеров и десятки руководителей, экономия составит от полумиллиона рублей в ежегодно.

Основываясь на данных исследования и расчётах бессмысленно отрицать необходимость изучения и внедрения подобных программных продуктов по подбору персонала, в кадровые отделы организаций, особенно крупных.

На сегодняшний день существует множество программных продуктов, для оптимизации многочисленных процессов, которые необходимо произвести работнику кадровой службы для подбора персонала на вакантную должность или для формирования кадрового резерва предприятия.

Функционал у данных продуктов схож, но тем не менее, присутствуют между ними и различия, которые, в свою очередь, обуславливают сильные и слабые стороны программного обеспечения.

Наиболее известными являются такие программные модули, как:

Резюмакс;

Рекрутер;

Staffim;

Фараон;

1С:Зарплата и Управление Персоналом 8;

Advizer live;

E-Staff Рекрутер

и др.

Для более наглядного сравнения функционала программного обеспечения разных производителей, составим следующую таблицу:

Таблица 1. Сравнительная характеристика программного обеспечения по автоматизации работы кадровой службы

Название программного продукта

Место эксплуатации персонала (какие предприятия)

Наличие основных функциональных модулей (в разрезе конкретных функций управления персоналом)

Назначение. Какие типовые задачи используются для автоматизации

Совместимость программных продуктов

Применение и недостатки

Критический анализ

Резюмакс 

Отдел персонала компании; кадровое агентство; индивидуальный рекрутер

автоматизация коллективной работы всех участников процесса подбора персонала,

возможность удаленной работы с базой данных,

возможность использования квалификационных вопросников,

полная автоматизация раздела "Работа" на корпоративном Web-сайте,

мощная СУБД, гарантирующая максимально быстрый поиск по большим объемам информации

 по эл. почте сообщает о поступлении новых вакансий, а также кандидатов, удовлетворяющих требованиям вакансий. 
* полностью автоматизирует процесс конкурсного отбора кандидатов. 
* напоминает о предстоящих собеседованиях. 
* Позволяет размещать на Вашем Web-сайте вопросники для предварительной оценки кандидатов. 
* Организует коллективную работу с электронной почтой. 
* Импортирует резюме, приходящие по электронной почте и автоматически отвечает кандидатам. 
* При вводе кандидатов проверяет их уникальность, и автоматически заполняет поля анкет кандидатов, найденных на работных сайтах. 
* Позволяет проводить поиск кандидатов в базе данных по любым полям анкеты, по тексту резюме и по комментариям. 
* Поддерживает HR-XML-общепринятый формат передачи данных между HR-системами. 
* Строит разнообразные статистические отчеты. 

 Платформа: Macintosh; PocketPC; Simbian; UNIX (LINUX); Windows; Другая 
СУБД: MySQL 

Резюмакс можно установить на любой сервер компании, работающий на платформе Windows или Linux.

Резюмакс объединяет кандидатов на работу, сотрудников отдела кадров, а также начальников отделов, принимающих участие в подборе персонала. Через Интернет Резюмакс может использоваться в нескольких офисах одновременно. Для каждого пользователя, в соответствии с введенным им паролем, определяется набор функций, которые он имеет право использовать. Для кандидатов на работу Резюмакс создает на Web-сайте Вашей компании полностью автоматизированный раздел "Вакансии".

Недостаток - дорогая стоимость от 50т.р), но можно взять в аренду.

 Программный продукт специализируется непосредственно на кадровом подборе. Обладает полезным функционалом, мощный инструмент для автоматизации работы отдела кадров. Больше подходит для крупных корпораций и кадровых агенств.

Рекрутер 

Отдел персонала компании; небольшое кадровое агентство

Автоматизация подбора и отбора персонала

Учет кандидатов на работу 

Учет вакансий, заказчиков 

Автоматизация конкурсного отбора кандидатов на работу 

Учет договоров и затрат на подбор персонала 

Интеграция с Web-сайтом  

Деловая переписка

Интеграция с Web-сайтом. Спроектирован для работы на отдельном компьютере или в локальной сети.  

Легко устанавливается и настраивается на различные методики подбора персонала. Прост в использовании. Не требует сопровождения.

Отсутствует автоматическая отправка различный уведомлений кандидатам по почте, нет возможности удаленной работы с базой данных через Интернет

При базе данных более 20 тысяч соискателей начинает «подтормаживать»

Современный программный продукт для автоматизации подбора персонала. Подходит для компаний с рекрутером в одном лице или для небольших кадровых агентств с планируемой базой данных -не более 20 тысяч кандидатов на работу

Staffim 

 Staffim - это веб приложение, подходит для применения в любых организациях

 Автоматизирует подбор и отбор персонала

Рассылка писем кандидатам;

сохранение интересных резюме с работных сайтов;

поиск сохраненных резюме на компьютере;

переписка с коллегами (в т. ч. обсуждение кандидатов);

согласование времени интервью с коллегами / кандидатами;

составление отчетности;

поиск по социальным сетям

расссмотрение ранее откликавшихся кандидатов (двойники).

 Веб приложение, открывается с любых устройств, на любой операционной системе. Если вы работаете на компьютере с Windows, а у ваших коллег Mac -- вам всем будет удобно работать в одном приложении.

Не требует установки, с любого устройства: компьютер, планшет или смартфон; Интерфейс Staffim максимально прост и понятен.

Предусмотрена интеграция с отечественными рекрутинговыми сайтами. У приложения есть и собственная база данных соискателей. 

Недостаток - малая известность

 Легкий в управлении, современный, мощный помощник в оптимизации работы отдела подбора персонала. Нет ограничений по количеству пользователей. Гарантируется безопасность данных

1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 

Она успешно применяется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы персонала.

Аттестация; Воинский учет; Движение сотрудников; Командировки; Обучение; Организационная структура; Отпуска; Подбор персонала; Расчет зарплаты; Учет личных дел; Учет рабочего времени.

Для работы с кандидатами в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 предназначен раздел Набор персонала, который позволяет решать следующие задачи:

вводить и хранить данные о кандидате, которые служба персонала получает в процессе работы с ним;

вести электронную переписку с кандидатом;

планировать собеседования с кандидатом.


 

"1С:ЗУП 8" создана на технологической платформе нового поколения, которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений. Выпускается в двух версиях: базовая и ПРОФ.

Предусмотрена возможность разделения прав доступа пользователей к различной информации о кандидатах. Например, один менеджер занимается подбором кадров аппарата управления, а другой - только производственных рабочих. В этом случае можно настроить программу таким образом, чтобы каждый из менеджеров работал только со своей группой кандидатов и не мог просматривать или редактировать информацию по кандидатам другой группы.

Серьезный программный продукт с множеством потребителей. Необходимо предварительное обучение перед использованием. Подходит для организаций любого размера, имеет множество функций.

 

E-Staff Рекрутер 

Предназначен для рекрутинговых агентств, а также для кадровых служб компаний, осуществляющих подбор сотрудников. 

Автоматизирует большинство рутинных операций в рекрутинге. 

 Учет структурных подразделений (для компаний) и клиентов (для рекрутинговых агентств). Комбинированный учет клиентов и подразделений для холдинговых структур с единой кадровой службой

Учет вакансий и заявок на подбор сотрудников

Автоматическая публикация объявлений о вакансиях в Интернет

Импорт резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов Microsoft Word

Работа с кандидатами - интервью, прием на работу и отклонение, отслеживание статуса у заказчика, прохождение испытательного срока

Планирование событий и задач, интеграция с MS Outlook

Хранение полной истории работы по каждому кандидату, вакансии и заказчику

Платформа: Windows 
СУБД: MS SQL 

Возможности интеграции с другими модулями системы WebTutor

Интеграция с интернет- браузером (для сохранения резюме)


 

Сетевая версия E-Staff Рекрутер предполагает использование программы с разных рабочих мест, в том числе разделенных территориально. Можно установить как версию с конкретным числом пользователей, так и с неограниченным. Предоставляет возможность разграничения прав доступа для пользователей.

Программа требует предварительного обучения, чтобы максимально эффективно использовать все ее функции.

Программа больше подходит для крупных компаний и рекрутинговых агентств. Программа довольно сложна в применении, но этот недостаток компенсируется многообразием всех ее функций.

Делись добром ;)