2.5 Организационная структура предприятия. Описание деятельности служб

Как можно видеть на рисунке 1,организационная структура предприятия ООО «Тантал» относится к линейно-функциональному типу, в которой сохранен принцип единоначалия (директор). Преимуществами данной структуры являются:

более рациональная подготовка управленческих решений;

освобождение руководителя от решения проблем;

возможность привлечения консультантов и экспертов.

В разработанной структуре можно главным образом наблюдать четкое разделение труда. Каждое подразделение отвечает за себя, т.е. выполняет функции, связанные непосредственно с их направлением работы.

Рассмотрим, как будет работать данная структура в компании «Тантал». Далее мною будут рассмотрены основные звенья данной структуры.

Директор - это глава всей организации которому идет подчинение всех функциональных звеньев и от принятия решения которого полностью зависит деятельность всей организации. Согласно должностной инструкции в фирме директор выполняет следующие функции: организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах продукции. Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов. Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат. Принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности работы, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки. Совместно с трудовым коллективом обеспечивает соблюдение трудовой и производственной дисциплины, способствует развитию трудовой мотивации, инициативы и активности рабочих и служащих предприятия.

Заместители директора руководят составлением перспективных и текущих планов. Участвуют в разработке проектов планов продаж продукции (работ, услуг), подготавливают предложения по повышению рентабельности производства, снижению издержек производства и обращения. Организуют работу по проведению анализа и оценки финансовых результатов деятельности организации и разработке мероприятий по повышению эффективности управления финансами. Руководят деятельностью подразделений организации, организуют работу по повышению квалификации работников, оказывают методическую помощь работникам организации. Осуществляют руководство сбыта продукции на рынке и по договорам поставки, транспортного и административно-хозяйственного обслуживания, обеспечивая эффективное и целевое использование материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости оборотных средств. Заместители директора руководят разработкой мер по ресурсосбережению и комплексному использованию материальных ресурсов, совершенствованию нормирования расхода сырья, материалов, оборотных средств и запасов материальных ценностей.

Главный бухгалтер наделен следующими функциями: он формирует учетную политику исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации. Руководит формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивает предоставление информации внутренним и внешним пользователям. Организует работу по ведению регистров бухгалтерского учета, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств, финансовых, расчетных и кредитных организаций. Обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов. Обеспечивает контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка.

2.6 Обоснование основных требований к составу и структуре персонала в организации

Основные требования, предъявляемые к персоналу в организации, выражены в должностных инструкциях, в которых четко прописаны их должностные обязанности, функции, квалификационные требования. Например, существует определенная инструкция для менеджеров: «Функции и должностные обязанности»:

Организация и ведение продаж:

- поиск потенциальных клиентов;

- ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах организации;

- оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения зам. директора и директора;

- выяснение потребностей клиентов в продукции, реализуемой организацией, согласование заказа с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента на складе организации;

- мотивация клиентов в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта.

Планирование и аналитическая работа:

- составление ежемесячного плана продаж;

- анализ статистических данных продаж клиентам и представительствам;

- предоставление отчетов по продажам директору по итогам работы.

Обеспечение продаж:

- прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов;

- информирование клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулированию спроса;

- окончательное согласование с клиентом условий, касающихся цен;

- передача заказов поставщикам;

- взаимодействие с представительствами с целью выполнения возложенных задач;

- участие в рабочих совещаниях;

- ведение рабочей и отчетной документации;

- поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной базе клиентов организации.

Контроль:

- сдача объектов;

- финансовой дисциплины клиента на основе отчетных документов.

Данной инструкцией предусмотрены практически все моменты правильной работы менеджера, которая должна выполняться для привлечения, удержания клиента и правильно построенной работы с ним.

Одной из характеристик персонала является его численность. Численность бывает как нормативная, так и списочная. Нормативная устанавливается НИИ труда, а что касается списочной, то это число официально работающих на данном предприятии людей и числящихся в штате данного предприятия. В компании «Тантал» списочная численность составляет 23 человека, из которых:

административное звено - 4 человека;

бухгалтерия - 7 человека;

штатные работники - порядка 100 человек.

Что касается аналитической структуры персонала, то ее разделяют на общую и частную. В общей отражаются такие характеристики, как стаж работы, образование, семейное положение, отношение к воинской службе. В частной - показано соотношение численности отдельных групп работников в различных видах труда. В организации персонал набирается с условием наличия трудового стажа, поэтому каждый работник организации имеет трудовой стаж более 3 лет. Что касается образования, то, к примеру, для работников бухгалтерии обязательно должно быть экономическое образование, либо образование, связанное с бухгалтерским учетом; для рабочих образование определяется как среднее, так и преимущественно средне-техническое.

Подбор персонала осуществляется в фирме «Тантал» с помощью собеседования, где определяются основные данные и расположение человека к вакантной должности.