Поняття, єство і типи ділових нарад
1.2.2 Визначення складу учасників наради
Після визначення мети наради і круга питань, які будуть на ньому обговорюватися, можна перейти до вибору кандидатур учасників. На нараду слід запрошувати співробітників:
які ухвалюють ключові рішення з питань, винесених на обговорення (їх думка може бути вирішальною);
які відповідно до своїх службових обовязків володіють певною інформацією з даних питань;
які по роду своєї діяльності повинні бути ознайомлений з інформацією, представленою на нараді;
які організовуватимуть виконання рішень наради.
Слід запрошувати людей, здатних озвучити різні точки зору і одночасно готових до плідної взаємодії.
Корисність збору обернено пропорційна числу його учасників. Рекомендоване психологами кількість для внутрішньої ділової наради - від 6 до 9 чоловік, це забезпечує високу продуктивність, люди не втрачаються в масі, і таку групу легше контролювати. На практиці наради проводяться і в менших, і у великих групах, кожна їх має свої переваги і недоліки.
До порядку денний може бути прикладений список запрошених з вказівкою їх посад. Так поступають при організації крупних нарад, на яких присутня велика кількість учасників. Це активно практикується у федеральних органах виконавської влади. В комерційних же організаціях учасників наради і запрошених краще вносити до порядку денного наради.
В крупних установах до нарад з найважливіших питань складається довідка по їх істоті, в якій указується причина і мета постановки питання на обговорення. Разом з довідкою може бути запропонований проект рішення.
Якщо в нараді бере участь велика кількість людей, керівників філіалів, дочірніх компаній або представників сторонніх організацій, то розсилаються запрошення (сповіщення) на нараду. Як правило, такий документ складається з:
обіг;
інформації про дату, місці і часі проведення;
порядки денний;
пропозиції взяти участь;
прохання про підтвердження участі в нараді.
Запрошення (сповіщення) підписують осіб, що відповідають за підготовку заходу.
Від виду наради залежить і вид документа, який повинен бути розісланий учасникам. Як правило, це:
запрошення (сповіщення) про проведення наради, оформлене на фірмовому бланку організації, або
порядок денний в тій формі, яка прийнята на підприємстві.
Порядок денний повинен розсилатися за декілька днів до початку заходу (звичайно за 3-5 днів), щоб у його учасників була можливість підготуватися. До неї прикладаються матеріали, що підлягають обговоренню (проекти докладів з кожного питання, інформаційні матеріали, представлені відповідальними виконавцями). Така супровідна документація може бути розісланий пізніше - за 1-2 дні до зустрічі. В цьому випадку слід враховувати реальне співвідношення обєму інформації, з яким необхідно ознайомитися, і часу, що залишився.
Організаторам наради потрібно не тільки розіслати запрошення (або порядки денний) учасникам, але і підтримувати зворотний звязок. Слід уточнити, чи зможуть вони бути присутній, чи необхідна їм наявність технічних засобів.