Поняття, єство і типи ділових нарад

реферат

2.2 Підготовка і планування нарад керівником ріелтерскої компанії "Центр нерухомості"

В процесі управління компанії "Центр нерухомості" часто доводиться стикатися з такими задачами, рішення яких неможливе без залучення багатьох фахівців, обміну думками і інформацією по виникаючих проблемах. Обговорення таких питань проводиться на нарадах.

Оскільки в ухваленні рішень задіяно багато працівників, такий вид управлінської діяльності є найдорожчим. Вартість наради складається із заробітку всіх його учасників, заробітку готуючих і обслуговуючих його працівників, витрат на відрядження, витрат на орендувати приміщення, апаратуру і інших невигідних витрат.

Причини порожньої витрати часу і засобів частіше за все полягають "попросту в тому, що багато нарад незадовільно підготовлено і організовано, невміло проведені і незадовільно підсумовані".

Тому нарада повинна бути підготовлений керівником компанії "Центр нерухомості" особливо ретельно з детальним опрацьовуванням всіх організаційно-технічних заходів, як по організації, так і його проведенню.

В ріелтерської компанії "Центр нерухомості" нараді проходять не частіше, ніж 2 рази на місяць, в головному офісі, в компанії існує регламент проведення засідань, де визначена періодичність засідань і всі процедури підготовки і проведення з вказівкою посадовців, що відповідають за кожну процедуру.

Починається робота по підготовці наради з вказівки керівника про необхідність його проведення, що виносяться на нього питаннях і передбачуваних учасниках, час і місце проведення.

Призначається звичайно нарада керівником компанії "Центр нерухомості" на початок робочого дня, щоб не розбивати робочий день, ритм роботи, не примушувати людей перемикатися з одного виду діяльності на іншій. Крім того, керівник повинен відразу обдумати місце проведення наради. Оперативні наради з невеликою кількістю учасників часто проводяться в кабінеті у керівника. Якщо нарада дуже важлива і з великим числом учасником, то воно проводиться в спеціальному приймальному залі головного корпусу компанії "Центр нерухомості".

Керівника визначає порядок денний. Порядок денний - це перший документ, який складається при підготовці наради.

На порядку денному керівник указує питання, що виносяться на обговорення, прізвища, ініціали і посаду осіб, що докладають кожне питання.

Список учасників - це другий документ, який готується до наради.

В компанії "Центр нерухомості" на наради запрошуються тільки ті, без кого не можна обійтися. Це працівники, яких безпосередньо торкаються дані питання, і виконавці рішень або співробітники, що мають свій в розпорядженні спеціальні знання або мають досвід в рішенні аналогічних проблем.

Чіткої організації роботи в компанії "Центр нерухомості" сприяє складання керівником списку по певній формі, в якій наперед можна передбачити всі відомості, необхідні згодом для контролю за ходом підготовки і проведення наради.

При необхідності список можна доповнювати іншими питаннями. Коли керівником визначений порядок, список учасників, час і місце проведення наради денний, всі ці дані передаються секретарю, який повинен буде оповістити всіх учасників. Сповіщення учасників наради проводиться завчасно, щоб вони могли спланувати свій робочий день, перенести при необхідності справи, підготуватися до наради. В процесі сповіщення одночасно уточнюється і список учасників наради. В компанії "Центр нерухомості" сповіщення всіх учасників проходить по телефону.

Для успішного проведення наради в компанії "Центр нерухомості" велике значення має своєчасна підготовка, розмноження і розсилка учасникам документів, намічених для обговорення. До таких документів, перш за все, відносяться доклади або повідомлення основного керівника або іншого доповідача.

В компанії "Центр нерухомості" великі доклади практично не зачитуються. Учасникам наради роздають їх текст і, тому керівник в обмежені тимчасові рамки підкреслює лише самі основні положення свого виступу. Крім того, наперед готуються і розмножуються інформаційно-довідкові документи, що дозволяють глибше вникнути в дане питання - звіти, таблиці, графіки, довідки, економічні розрахунки, плани, огляди і т.д.

Керівнику компанії "Центр нерухомості" крім підготовки наради необхідно зібрати і проаналізувати необхідну інформацію для виступу, який він припускає зробити.

Найважливіше місце в підготовці наради в компанії "Центр нерухомості" займає складання проекту рішення з обговорюваного питання або проектів підсумкових документів. Саме для ухвалення цих рішень і затвердження підсумкових документів і збирається нарада. Наявність проектів дозволяє глибше вникнути в документи, внести правки, оперативно їх обговорити. Керівник зобовязаний запитати проекти рішень від співробітників, що готують питання, і організувати їх оформлення.

Готуючи нараду, керівник компанії "Центр нерухомості" зясовує фінансові витрати, необхідні для його проведення: орендувати приміщення і демонстраційних засобів, покупка канцелярських обладнань, кольорів, води, організація кави-паузи і т.д. Розмноження інформаційних матеріалів для учасників наради також може бути істотною статтею витрати.

На підготовчому етапі керівник визначає загальний обєм робіт під час обслуговування наради і у разі потреби вносить пропозицію про створення робочої групи по підготовці наради. Ретельно обмірковується склад групи, хто із співробітників яку роботу повинен виконати, в який час кожний з них буде задіяний в обслуговуванні наради: зустріч, реєстрація, організація кави-паузи, покупка канцелярських обладнань, води і кольорів, технічне обслуговування наради і т.д.

Для великих нарад, особливо з участю іногородніх може бути продуманий культурна програма: відвідини театрів, виставок, музеїв, екскурсії по місту, памятним місцям і т.п. Програма розписується по днях наради, а кількість учасників кожного пропонованого заходу уточнюватиметься в день реєстрації. Звичайно за культурну програму відповідає спеціально виділений співробітник. Можна культурну програму запропонувати шляхом запрошення в день реєстрації виїзних театральних касирів і розвішуванням музейно-виставкових плакатів-реклам, що також треба спланувати наперед.

Таким чином, при підготовці керівника до наради в компанії "Центр нерухомості" можна виділити питання:

1 Вироблення порядку денний, визначення круга учасників і часу наради;

2 Визначення місця наради (вибір приміщення);

3 Сповіщення учасників наради:

А) складання запрошення;

Б) передача запрошення.

4 Уточнення списку учасників;

5 Підготовка матеріалів для розгляду на нараді:

А) основного повідомлення;

Б) довідково-інформаційних матеріалів;

В) проекту рішення.

6 Організація робочої групи наради і розподіл обовязків;

7 Визначення фінансових витрат;

8 Проведення організаційних заходів;

9 Перевірка готовності приміщення (кількість місць і технічна оснащеність).

Приступаючи до підготовки наради, керівник має такий перелік під рукою, щоб не упустити яку-небудь деталь.

Делись добром ;)