1.2 Особенности современного рынка систем электронного документооборота

В муниципальных государственных учреждениях системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности и решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Основные задачи автоматизации документооборота:

- конвертирование развернутой схемы делопроизводства в единый процесс;

- устранение ручной работы и ведения рутинных операций;

- формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с развернутой поисковой системой по содержимому и сложным логическим критериям;

- минимизация и последующая тотальная ликвидация бумажного потока;

- создание алгоритмов прохождения документации в соответствии с технологическим процессом;

- документационная поддержка бизнес процессов;

- перевод таких функций как оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением в автоматический режим;

- контроль деятельности персонала с учетом и планированием рабочего времени подчиненных;

- организация быстрого обмена служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами для эффективной работы персонала и отдельных подразделений учреждения;

- создание системы трансфера документов через внешние системы Барышников А.А. Делопроизводство - без проблем // Кадровое дело. 2011. - №6. - С.8..

Исходя из задач, стоящих перед автоматизацией документационных процессов, определяется набор требуемых функций, которые должна реализовывать система документооборота:

- создание атрибутных карточек документов;

- прикрепление к карточкам документов файлов произвольных типов;

- формирование текста документа из предопределённого шаблона с подстановкой в него значений переменных, которые могут быть в карточке документа или базе данных сэд;

- создание версий документов;

- формирование образа электронного документа на бланке с использованием шаблонов;

- сохранение образа документа в файл pdf или ms word;

- управление правами доступа пользователей сэд;

- создание маршрутов документов;

- управление движением документов по маршрутам;

- рассылка участникам документационных процессов уведомлений и напоминаний;

- ведение журналов документов;

- ведение справочников и классификаторов;

- регистрация и классификация регистрируемых в сэд документов;

- формирование поручений;

- поиск карточек документов;

- подписание документов эцп;

- формирование отчётов и статистики о движении документов.

В каждом из проектов внедрения автоматизации документационных процессов могут быть определены свои цели, долгосрочные и краткосрочные, связанные как с текущим состоянием документооборота в учреждении, так и с её спецификой деятельности. Вот некоторые цели внедрения электронного документооборота в учреждении:

Качественные цели внедрения, например: облегчение работы сотрудников за счёт сокращения рутинных операций, снижение потерь документов, сокращение сроков согласования договоров в удалённых подразделениях, за счёт отсутствия пересылки пакета бумажных документов.

Сегодня муниципальное или государственное учреждение, которое хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор программного обеспечения - от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем, основанных на традиционной культуре управления, существующей нормативной базе и сложившейся технологии работы с бумажными документами. После того как было принято решение о создании автоматизированной системы документооборота необходимо создание некой стратегии, определенное планирование. В таком плане должен быть указан способ внедрения СЭД, выделена проектная команда и определен план процесса внедрения. Рассмотрим методы автоматизации СЭД в государственных учреждениях:

1. Хаотичная автоматизация.

Процесс внедрения предполагает установку отдельных модулей СЭД по мере возможности, определяется «оперативными» задачами и представляет собой автоматизацию не связанных между собой операций, выполняемых как одним, так и несколькими сотрудниками, что приводит к наличию неавтоматизированных участков документооборота. Принятие решения об автоматизации обычно не отражается в стратегических планах учреждения.

2. Автоматизация по участкам.

Представляет собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или управленческих подразделений учреждении, объединенных по функциональному признаку (например, бухгалтерия, канцелярия и т.п.) Бушуева, Е. В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России // Е. В. Бушуева // Ректор вуза. - 2012. - № 3. - С. 38.. Автоматизация по участкам подразумевает выбор одного или нескольких участков работ, а именно, задач решаемых одним или несколькими сотрудниками того или иного отдела без привязки к существующим бизнес-процессам учреждения. Этот способ характерен для следующих случаев: инвестиционные ресурсы учреждении недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем документооборота. Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходима разработка стратегических и оперативных планов автоматизации документооборота.

3. Автоматизация по направлениям.

Автоматизация документооборота по направлениям деятельности, таким, как управление, производство, сбыт, управление финансами и т.п. От автоматизации по участкам этот подход отличается тем, что автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения учреждении, поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Автоматизация по направлениям включает в себя выбор для автоматизации одного или нескольких бизнес-процессов от их начала до их конца, при этом требуется проведения реинжиниринга бизнес-процессов и создания модели документооборота всего учреждении. Для повышения эффективности процесса автоматизации документооборота по направлениям деятельности также необходимы стратегический и тактический планы автоматизации Бушуева, Е. В. Внедрение системы электронного документооборота в высших учебных заведениях России // Е. В. Бушуева // Ректор вуза. - 2012. - № 3. - С. 40.. Планы должны пересматриваться после окончания автоматизации документооборота какого-либо бизнес процесса и оценки полученных результатов.

4. Комплексная автоматизация.

Комплексная автоматизация документооборота предполагает распространение СЭД на все функции управления и все бизнес-процессы учреждении за счёт системной интеграции при внедрении. Практическим результатом перехода к единой системе документооборота становится общий для всего учреждении стандарт на способы взаимодействия пользователей с системой (использование одних и тех же процедур обработки документов, требуемых для подготовки различных управленческих решений). Можно отменить следующие особенности комплексного подхода к автоматизации документооборота предприятием: повышенная экономическая эффективность этого подхода по сравнению с другими (по участкам и по направлениям); высокие требования к качеству управления процессом внедрения системы. Выбор одной или комбинации из стратегий автоматизации документооборота определяется результатом анализа текущего и планируемого состояния учреждении на определённый период. При этом конкретизируется набор функций системы автоматизации документооборота, который будет содержать выбранное решение, для удовлетворения потребностей учреждении. Набор функций позволяет перейти к выбору способа приобретения СЭД Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2004. - № 3. - С.10..

В основе электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) docflow и технология потоков управления работами workflow.

Технология docflow обеспечивает движение документа по маршруту, определяет условия и возможности его перемещения. Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа. Она управляет заданиями по обработке документа и ролевой моделью управления правами доступа к документу.

Кроме выше перечисленных, в СЭД применяются различные технологии, связанные с необходимостью обработки и преобразования документов.

1. Технология поточного сканирования

Поточное сканирование это массовое сканирование документов с последующим помещением отсканированных образов в базу данных системы учёта (архивного хранения, документооборота). Для обеспечения данной технологии нужно специальное оборудование - поточные сканеры. При поточном сканировании возможно (в зависимости от используемого оборудования) автоматическое нанесение штрих-кода на сканируемый документ, а так же создание регистрационных карточек. Если карточки создаются в системе документооборота, то возможна их автоматическая регистрация (присвоение номера и записи даты регистрации) с последующим направлением карточки по заданному маршруту.

2. Технология оптического распознавания текстов документов

Оптическое распознавание документа это процесс преобразования электронного образа документа в текстовый формат. Электронный образ документа получается при сканировании или фотографировании документа, а так же в случае специального преобразования текстового документа в графический формат, например jpeg. Процедура преобразует графический образ документа в редактируемый текст. Для оптического распознавания используются специальные программные средства. Они могут быть самостоятельными приложениями или интегрированными в систему документооборота. ESCOM.BPM содержит встроенный модуль. Его возможностей достаточно для распознавания документов, набранных распространнёнными шрифтами Электронный документооборот. Технологии и внедрение. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.escom-bpm.com/products/applied_solution.php?ID=88. Самостоятельные приложения для оптического распознавания имеют более мощные возможности и позволяют распознавать даже рукописный текст.

3. Технология штрих-кодирования документов

Штрих-кодирование документов, это комплекс процедур по формированию и нанесение на документ графического изображения уникального штрих-кода. При формировании штрих-кода необходимо, чтобы созданный штрих код был абсолютно уникальным. Для этого необходимо использовать идентификаторы (GUID). В системе ESCOM.BPM уникальный гуид формируется для каждого документа. Каждый GUID формируется с учётом уникального гуида сервера системы. Тем самым достигается уникальность штрих-кодов документов, созданных в разных системах ESCOM.

Штрих-кодирование обеспечивает однозначную идентификацию документа и применяется:

При регистрации входящих документов. Для документа создаётся электронная регистрационная карточка. На бумажный документ наносится штрих-код, соответствующий идентификатору, указанному в регистрационной карточке. Для нанесения штрих-кода используются самоклеящиеся этикетки, на которых печатается штрих-код. Этикетки могут быть подготовлены заранее (используется при большом количестве регистрируемых документов) или этикетка печатается в момент регистрации.

Для поиска электронного документа в базе данных. Использование поиска по штрих-коду позволяет быстро найти в базе документооборота карточку документа. Поиск происходит автоматически после считывания с документа штрих-кода.

Для учёта мест хранения оригиналов документов. При считывании штрих-кода происходит автоматическое занесение в в раздел "Места хранения" карточки документа информации о текущем времени и пользователе, выполнившем сканирование. Данная операция может использоваться: при большом объёме документопотоков, для регистрации поступивших в подразделение документов и в архиве, для регистрации поступивших или выдаваемых документов.

4. Технология подписания документов ЭЦП

Подписание электронно цифровой подписью документа позволяет удостовериться в неизменности электронного документа с момента его подписания, а так же удостовериться в корректности подписи. Электронный документооборот. Технологии и внедрение. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.escom-bpm.com/products/applied_solution.php?ID=88 Подписание происходит в системе документооборота или другой программе с использованием специального программного обеспечения, называемого криптопровайдером и электронно цифровой подписи - программного ключа, называемом сертификатом. Сертификат ЭЦП - это файл в специальном формате. Сертификат создаётся одним из удостоверяющих центров - организаций, имеющих соответствующие лицензии. Для выполнения процедуры подписания необходимо наличие на компьютере сертификата ЭЦП и программного обеспечения криптопровайдера.

Для обеспечения сохранности сертификата ЭЦП от его хищения злоумышленниками необходимо использовать специальные аппаратно-программные комплексы, такие как смарт-карты или ключи типа I-Token. Они имеют специальное защищённое хранилище и позволяют использовать PIN коды при обращении к сертификату. В случае, если PIN код будет несколько раз введён неправильно, то сертификат будет заблокирован и использовать его будет не возможно.

5. Технология полнотекстового и атрибутного поиска

Атрибутный поиск это поиск по одному или нескольким значениям в полях карточек документов. Для выполнения атрибутного поиска используют специальные формы, содержащие поля для ввода критериев поиска. Каждое поле критерия относиться к конкретному полю карточки документа. Например, критерий поиска по регистрационному номеру обеспечивает поиск в поле "Регистрационный номер", а критерий "Контрагент", обеспечивает поиск в поле "Отправитель" или "Получатель" и т.д. При выполнении поиска система сравнивает значения критериев со значениями в карточках и заносит в результаты отбора те карточки, у которых значения совпали. При атрибутном поиске возможно задание условий И ИЛИ НЕ. Возможен так же поиск с учётом либо точного совпадения значений, либо частичного совпадения.

Идеальная система электронного документооборота должна обеспечивать все функции бумажного документооборота, поддерживать технологии электронного документооборота:

- контроль взаимодействия клиентов и партнеров;

- выполнение долгосрочного хранения электронных документов;

- поддерживать современный набор функций для работы с электронными документами;

- преобразование бумажных документов в электронные;

- организация защиты и разграничения доступа;

- маршрутизация;

- механизмы обсуждения и согласования документов;

- публикации;

- подписка на рассылку извещений об изменениях в документах;

- механизмы контекстного поиска;

- взаимодействие с системами электронной почты;

- использование современных web-технологий документальных порталов и многое другое.

В мае 2012 года компания Cognitive Technologies провела исследование рынка систем электронного документооборота в государственном секторе.

Согласно полученным данным, общий объем средств, выделенных на приобретение электронного документооборота госорганами в 2011 году составил более 5 млрд. рублей Информатизация в регионах России . [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/Статья:СЭД_(рынок_России). Из этой суммы порядка 45% приходится на расходы силовых ведомств. Исследование основывалось на информации, размещенной на сайте zakupki.gov.ru (всего было проанализировано 465 закупок от 457 заказчиков), а также данных, полученных непосредственно от заказчиков компании. По данным Cognitive Technologies в 2012 году затраты на внедрение систем автоматизации процессов и документооборота в госсекторе увеличатся на 40%.

Российский рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами роста -- от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его очень привлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли легко может измениться. Конечно, с одной стороны на ненасыщенном рынке все поставщики, проявив достаточную активность, в принципе имеют большие возможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что пул основных игроков практически сформировался.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обслуживания управления. На сегодняшний момент среди ведущих компаний-разработчиков СЭД и ЕСМ-систем по количеству внедрений по России Электронные Офисные Системы (ЭОС) занимают 1 место и 28% рынка (у ближайшего конкурента 22%).

Рис. 2. Распределение реализованных проектов внедрения между тиражными ЕСМ-продуктами на территории России по итогам 2011г. Globus PROFESSIONAL, IRM DOC, LanDocs, NauDoc, OPTiMA-WorkFlow, PayDox и ЕВФРАТ с совокупной долей реализованных проектов менее 1%

«Тиражный ECM-продукт «ДЕЛО» по-прежнему безоговорочный лидер российского рынка, как по показателю количества реализованных проектов, так и по показателю АРМ», - отметили аналитики DSS Consulting.

Рис. 3. Динамика распределения реализованных проектов внедрения между тиражными ЕСМ-продуктами на территории РФ по итогам 2011г. Аналитический обзор российского рынка систем СЭД по итогам 2011г. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.dssconsulting.ru/

Лидирующая компания «ЭОС» занимает лидирующие позиции по внедрениям в сегменте небольших проектов, а также в корпоративном сегменте. Причем в последнем доля в 2011 году увеличилась на 20% и достигла 44% (у ближайшего конкурента 19%).

Также можно отметить, что данная компания продолжает увеличение доли рынка системы «ДЕЛО» в госсекторе, ставшей практически основным инструментом при построении электронного документооборота в государственных учреждениях. В относительном выражении доля рынка выросла по итогам 2011 года и достигла 61%.

Рис. 4. Распределения реализованных проектов внедрения между тиражными ЕСМ-продуктами в государственном секторе по итогам 2011г. Аналитический обзор российского рынка систем СЭД по итогам 2011г. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.dssconsulting.ru/

Таким образом, можно сказать, что в настоящее время наибольшую популярность среди ведущих компаний-разработчиков являются автоматизированные программы по организации делопроизводства: «ДЕЛО», Directum, Босс-референт и др.

Рассмотрим более подробно некоторые из них.

1. «ДЕЛО» - ЗАО «Электронные офисные системы». Сегодня «ДЕЛО» используют более 2500 компаний и органов власти России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 220000. Семнадцать регионов РФ выбрали "ДЕЛО" как основу построения единой системы документооборота органов власти различных уровней. Термика. [Электронный ресурс ]. - Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/po/delo/

2. DIRECTUM - система класса ECM (Enterprise Content Management), обеспечивающая прозрачность управления компанией и повышающая эффективность работы всех ее сотрудников.

Разработка готовых к применению бизнес-решений, опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, постоянное совершенствование технологий гарантируют максимальный эффект от внедрения системы электронного документооборота Официальный сайт системы электронного документооборота и автоматизации управления документами DIRECTUM. [Электронный ресурс ]. - Режим доступа: http://directum.tanais.ru/ .

Преимущества данной системы и ее позиции на российском рынке СЭД подтверждаются высокими оценками от ведущих экспертных организаций и СМИ.

3. БОСС-Референт. Система электронного документооборота «БОСС-Референт» - отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2011 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting) Босс-референт [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.tadviser.ru/index.php/Продукт:БОСС-референт .

Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на наш продукт.

Особое внимание при автоматизации документационных процессов нужно уделить тем процессам, в которых юридически требуется наличие документа на бумажном носителе. Основной ошибкой является дублирование бумажного документооборота и электронного. Это значительно усложняет работу сотрудников и вызывает негативное отношение к автоматизированному документообороту. Тем более что за выполнение двойной работы им не доплачивают. Необходимо так выстроить процессы автоматизированного документооборота, что бы избежать дублирующих функций.

Многие проблемы связаны с устаревшими стандартами работы с документами, не предусматривающие возможность применения электронного документооборота. Конечно, такие процессы можно автоматизировать, но результат от такой автоматизации будет малозначимым. В ходе внедрения нужно разрабатывать новые регламенты силами служб качества или привлечением внешних консультантов. Вводить эти регламенты в действие официальными документами, придающими легитимность электронному документообороту в учреждении.

Неподготовленность пользователей к работе в СЭД приводит к сложностям при внедрении. Сотрудники зачастую игнорируют работы в СЭД с помощью всевозможных уловок и манипуляций. Нужно не только научить сотрудников пользоваться электронным документооборотом, но и донести до них все преимущества этой технологии.

Наиболее часто встречаемая ошибка внедрения электронного документооборота связана со слабой проработкой требований к СЭД на этапе проектирования. В результате пользователям предлагается работать в ненастроенной системе, что приводит к расхождению между настроенными в СЭД документационными процессами и существующим документооборотом в учреждении.

Вывод

На основании всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы. Современный документооборот учреждения следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами. Документооборот учреждения включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости учреждения, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами.

В настоящее время в России на смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит учреждению несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для достижения конкретных количественных характеристик.