Проблемы внедрения новых информационных технологий
1.2 Автоматизация делопроизводства
Автоматизация производства - процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой продукции, в создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию частичную, комплексную и полную. [10; 11]
Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):
Ш установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;
Ш внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;
Ш автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;
Ш автоматизированный контроль исполнения документов;
Ш хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел. [21; с.142]
Автоматизация делопроизводства в рамках организации:
Ш внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;
Ш перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;
Ш установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;
Ш автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;
Ш формирование отчетных данных о документообороте предприятия. [21; с.142]
В автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие основные этапы:
o традиционная технология делопроизводства на бумажных носителях:
· получение документов по почте;
· регистрация документов в журналах и на карточках;
· ведение контрольно-сроковых картотек;
· копирование документов и передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным подразделениям);
· формирование дел с исполненными документами;
· передача дел на архивное хранение;
o электронный документооборот между организациями:
· замена перемещения и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой электронных документов;
· автоматизированная регистрация в электронных журналах;
· внедрение сканирования поступивших бумажных документов и дальнейшая работа с их электронными копиями;
· использование электронно-цифровой подписи;
· внедрение санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;
· создание электронного архива организации;
o электронный документооборот в территориально-распределенной системе организаций:
· внедрение единой электронной системы документооборота в рамках отрасли, ведомства;
· автоматизация обмена электронными документами между органом управления (министерством) и предприятиями, а также между предприятиями и его удаленными подразделениями (филиалами, представительствами);
· автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;
· автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;
· создание и управление большими массивами архивной документации.
[21; с. 142-143]
Таким образом, мы видим, что электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства.