Проблемы внедрения новых информационных технологий

курсовая работа

1.2 Автоматизация делопроизводства

Автоматизация производства - процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой продукции, в создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию частичную, комплексную и полную. [10; 11]

Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):

Ш установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;

Ш внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;

Ш автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;

Ш автоматизированный контроль исполнения документов;

Ш хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел. [21; с.142]

Автоматизация делопроизводства в рамках организации:

Ш внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;

Ш перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;

Ш установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;

Ш автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;

Ш формирование отчетных данных о документообороте предприятия. [21; с.142]

В автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие основные этапы:

o традиционная технология делопроизводства на бумажных носителях:

· получение документов по почте;

· регистрация документов в журналах и на карточках;

· ведение контрольно-сроковых картотек;

· копирование документов и передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным подразделениям);

· формирование дел с исполненными документами;

· передача дел на архивное хранение;

o электронный документооборот между организациями:

· замена перемещения и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой электронных документов;

· автоматизированная регистрация в электронных журналах;

· внедрение сканирования поступивших бумажных документов и дальнейшая работа с их электронными копиями;

· использование электронно-цифровой подписи;

· внедрение санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;

· создание электронного архива организации;

o электронный документооборот в территориально-распределенной системе организаций:

· внедрение единой электронной системы документооборота в рамках отрасли, ведомства;

· автоматизация обмена электронными документами между органом управления (министерством) и предприятиями, а также между предприятиями и его удаленными подразделениями (филиалами, представительствами);

· автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;

· автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;

· создание и управление большими массивами архивной документации.

[21; с. 142-143]

Таким образом, мы видим, что электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства.

Делись добром ;)