Проектування системи менеджменту на підприємстві
4.1 Види комунікації
Комунікації Ї це обмін інформацією, на основі якої керівник отримує дані, необхідні для прийняття рішення, і доведення їх до працівників організації.[6]
На підприємстві використовуються такі основні види комунікацій: між організацією і зовнішнім середовищем, міжрівневі комунікації та комунікації між підрозділами організації.
Комунікації між організацією і зовнішнім середовищем. ПП “Готель Профспілковий ” користується різноманітними засобами комунікацій із зовнішнім середовищем. З наявними й потенційними клієнтами готель спілкується за допомогою реклами та інших програм просування своїх послуг на ринок. У сфері відносин з громадськістю найбільша увага приділяється створенню власного іміджу на місцевому, загальнонаціональному чи міжнародному рівні.
Обговорення, збори, засідання, телефонні переговори, службові записи, звіти, що використовуються всередині організації, як правило, є реакцією на можливості і проблеми, які створюються зовнішнім середовищем.
Міжрівневі комунікації в організації. Інформація переміщується всередині готелю з рівня на рівень у межах вертикальної комунікації. Вона може, наприклад, передаватись з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом підлеглим рівням управління повідомляється про поточні завдання, зміну пріоритетів, конкретні завдання, рекомендовані процедури та ін.
Поряд з обміном інформацією, який відбувається від вищих рівнів управління до низових, ПП “Готель Профспілковий ” використовує комунікації від низових рівнів до вищих. Таким шляхом керівництво фірми довідується про поточні або назріваючі проблеми і пропонує можливі варіанти поліпшення справ.
Види комунікацій їх характеристика та приклади наведено в таблиці 7.
Таблиця 7
Комунікації в ПП “ Готель Профспілковий ”
Види комунікацій |
Характеристика конкретних видів комунікацій |
Приклади інформації при різних видах комунікацій |
Приклади засновування документів при здійсненні різних видів комунікацій |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
За сферою охоплення: |
||||
Між організацією і зовнішнім середовищем |
Здійснюється обмін інформацією між організацією та споживачами, постачальниками, державою, політичною системою. |
Шляхом реалізації рекламної кампанії. ПП “Готель Профспілковий” інформує споживачів про нові види готельних послуг, акції, знижки та переваги тощо. |
Рекламні брошури, візитки, договори з конкурентами |
|
Організаційні: |
||||
- від вищих рівнів управління до нижчих(зверху вниз) |
Передається інформація про планові завдання, зміни у діяльності готелю, нововведення тощо. |
Голова правління інформує підлеглих про проведення навчань з питань охорони праці. |
Рішення про проведення навчань підлягає оформленню у вигляді наказу на здійснення навчань. |
|
- від нижчих рівнів управління до вищих (знизу вгору) |
Передається інформація про недоліки у роботі, прохання пропозиції, рекомендації тощо. |
Робітники інформують голову правління по ремонту обладнання про проведення навчань з охорони праці |
Ця інформація подається у вигляді доповідної записки. |
|
- між різними підрозділами |
Передається інформація стосовно конкретних взаємозалежних сфер, параметрів, завдань виробничо-господарського процесу. |
Інженер з пожежної безпеки інформує директора готелю про необхідність заміни застарілих засобів пожежогасіння (вогнегасників). |
Оформляється у вигляді замовлення. |
|
- між менеджером і його підлеглими (робочою групою) |
Передається інформація про конкретні завдання, що стоять перед робочою групою керівника, зміну технології, роботу групи, очікувані зміни у роботі групи, тощо |
Головний бухгалтер повідомляє підлеглих бухгалтерів про очікування на податкову перевірку діяльності організації |
Головний бухгалтер видає розпорядження та інструкції щодо перевірки усіх бухгалтерських документів. |
|
Міжособистісні |
Передається службова виробничо-господарська, спеціалізована, фінансова та інша інформація між окремими працівниками в межах організації. |
Юрист передає інформацію головному бухгалтеру щодо змін в оподаткуванні прибутку підприємств. |
Юрист надає головному бухгалтеру Закон України "Про оподаткування прибутку підприємств". |
|
За способом виникнення: |
||||
- формальні |
Передається офіційна інформація організаційними комунікаційними каналами в межах організаційної структури управління. |
Голова правління видав розпорядження юристу ретельно ознайомитись із договором постачання якіснішої муки. |
Юрист, виконуючи розпорядження голови правління, користується договором та допоміжними нормативно-правовими актами. |
|
- неформальні |
Передається між працівниками організації неофіційно і може стосуватись будь-яких сфер(виробничо-господарської, особистої тощо). |
Вибирають кандидатуру на посаду технолога |
Приватна розмова, між головою правління і заступником з виконання завдань , базою для якої служать резюме |
Комунікації між підрозділами. Поряд з використанням вертикальних комунікацій фірма застосовує і горизонтальні комунікації. ПП “Готель Профспілковий ” складається з кількох підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібен для координації завдань і дій. Оскільки організація Ї це система взаємоповязаних елементів, керівництво повинно добиватись того, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно.