Проектування системи менеджменту на підприємстві

курсовая работа

4.1 Види комунікації

Комунікації Ї це обмін інформацією, на основі якої керівник отримує дані, необхідні для прийняття рішення, і доведення їх до працівників організації.[6]

На підприємстві використовуються такі основні види комунікацій: між організацією і зовнішнім середовищем, міжрівневі комунікації та комунікації між підрозділами організації.

Комунікації між організацією і зовнішнім середовищем. ПП “Готель Профспілковий ” користується різноманітними засобами комунікацій із зовнішнім середовищем. З наявними й потенційними клієнтами готель спілкується за допомогою реклами та інших програм просування своїх послуг на ринок. У сфері відносин з громадськістю найбільша увага приділяється створенню власного іміджу на місцевому, загальнонаціональному чи міжнародному рівні.

Обговорення, збори, засідання, телефонні переговори, службові записи, звіти, що використовуються всередині організації, як правило, є реакцією на можливості і проблеми, які створюються зовнішнім середовищем.

Міжрівневі комунікації в організації. Інформація переміщується всередині готелю з рівня на рівень у межах вертикальної комунікації. Вона може, наприклад, передаватись з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом підлеглим рівням управління повідомляється про поточні завдання, зміну пріоритетів, конкретні завдання, рекомендовані процедури та ін.

Поряд з обміном інформацією, який відбувається від вищих рівнів управління до низових, ПП “Готель Профспілковий ” використовує комунікації від низових рівнів до вищих. Таким шляхом керівництво фірми довідується про поточні або назріваючі проблеми і пропонує можливі варіанти поліпшення справ.

Види комунікацій їх характеристика та приклади наведено в таблиці 7.

Таблиця 7

Комунікації в ПП “ Готель Профспілковий ”

Види комунікацій

Характеристика конкретних видів комунікацій

Приклади інформації при різних видах комунікацій

Приклади засновування документів при здійсненні різних видів комунікацій

1

2

3

4

За сферою охоплення:

Між організацією і зовнішнім середовищем

Здійснюється обмін інформацією між організацією та споживачами, постачальниками, державою, політичною системою.

Шляхом реалізації рекламної кампанії. ПП “Готель Профспілковий” інформує споживачів про нові види готельних послуг, акції, знижки та переваги тощо.

Рекламні брошури, візитки, договори з конкурентами

Організаційні:

- від вищих рівнів управління до нижчих(зверху вниз)

Передається інформація про планові завдання, зміни у діяльності готелю, нововведення тощо.

Голова правління інформує підлеглих про проведення навчань з питань охорони праці.

Рішення про проведення навчань підлягає оформленню у вигляді наказу на здійснення навчань.

- від нижчих рівнів управління до вищих (знизу вгору)

Передається інформація про недоліки у роботі, прохання пропозиції, рекомендації тощо.

Робітники інформують голову правління по ремонту обладнання про проведення навчань з охорони праці

Ця інформація подається у вигляді доповідної записки.

- між різними підрозділами

Передається інформація стосовно конкретних взаємозалежних сфер, параметрів, завдань виробничо-господарського процесу.

Інженер з пожежної безпеки інформує директора готелю про необхідність заміни застарілих засобів пожежогасіння (вогнегасників).

Оформляється у вигляді замовлення.

- між менеджером і його підлеглими (робочою групою)

Передається інформація про конкретні завдання, що стоять перед робочою групою керівника, зміну технології, роботу групи, очікувані зміни у роботі групи, тощо

Головний бухгалтер повідомляє підлеглих бухгалтерів про очікування на податкову перевірку діяльності організації

Головний бухгалтер видає розпорядження та інструкції щодо перевірки усіх бухгалтерських документів.

Міжособистісні

Передається службова виробничо-господарська, спеціалізована, фінансова та інша інформація між окремими працівниками в межах організації.

Юрист передає інформацію головному бухгалтеру щодо змін в оподаткуванні прибутку підприємств.

Юрист надає головному бухгалтеру Закон України "Про оподаткування прибутку підприємств".

За способом виникнення:

- формальні

Передається офіційна інформація організаційними комунікаційними каналами в межах організаційної структури управління.

Голова правління видав розпорядження юристу ретельно ознайомитись із договором постачання якіснішої муки.

Юрист, виконуючи розпорядження голови правління, користується договором та допоміжними нормативно-правовими актами.

- неформальні

Передається між працівниками організації неофіційно і може стосуватись будь-яких сфер(виробничо-господарської, особистої тощо).

Вибирають кандидатуру на посаду технолога

Приватна розмова, між головою правління і заступником з виконання завдань , базою для якої служать резюме

Комунікації між підрозділами. Поряд з використанням вертикальних комунікацій фірма застосовує і горизонтальні комунікації. ПП “Готель Профспілковий ” складається з кількох підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібен для координації завдань і дій. Оскільки організація Ї це система взаємоповязаних елементів, керівництво повинно добиватись того, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно.

Делись добром ;)