Психологические особенности внедрения систем электронного документооборота

курсовая работа

§1.1 Внедрение СЭД как проект

Для начала мы считаем нужным дать определение понятию «проект». Существует множество различных определений, которые, по сути, говорят об одном и том же. На наш взгляд, наиболее полное определение понятию проект дано в «Глоссарии по системам менеджмента»:

  • Проект - уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности с датами начала и окончания, предпринятых для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включая ограничения по срокам, стоимости и ресурсам. Проект / Глоссарий по системам менеджмента
  • Данное описание подходит и для термина «система электронного документооборота», так как это понятие может включать в себя все элементы, приведенные в определении «проекта»:
  • ѕ совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности;

    ѕ имеет даты начала и окончания, а также ограничение по срокам;

    ѕ имеет определенную цель

    ѕ существуют ограничения по стоимости.

    Управление проектом представляет собой основу планирования и контролирования текущей деятельности предприятия. Таким образом, это еще одно сходство с СЭД, которая имеет в составе своих функций планирование и контроль за деятельностью.

    Само же внедрение СЭД можно сравнить с проектной деятельностью.

    Проектная деятельность относится к разряду инновационной, так как предполагает преобразование реальности, строится на базе соответствующей технологии, которую можно унифицировать, освоить и усовершенствовать. Проектная деятельность как способ организации семиотического образовательного пространства: Электронный учебник

    Это определение можно отнести и к работе с системой электронного документооборота, так как в ходе ее внедрения она является новой (инновационной) идеей. Также она унифицирует систему документации организации и предполагает освоение ее персоналом.

    Актуальность овладения проектной деятельностью, как и работа с системой электронного документооборота, заключается в следующем:

    1. технологии имеют область применения на всех уровнях организации

    2. овладение и тем, и другим позволит более эффективно осуществлять аналитическую и организационно-управленческую деятельность

    3. данные технологии обеспечивают конкурентоспособность специалиста, владеющего ими.

    Отличия проектной деятельности от работы с системой электронного документооборота заключается в том, что первая содержит

    ѕ анализ проблемы

    ѕ постановку цели

    ѕ выбор средств ее достижения

    ѕ поиск и обработку информации, ее анализ и синтез

    ѕ оценку полученных результатов и выводов.

    Работа с системой же более проста и подразумевает лишь последние два пункта: поиск и обработка информации, ее анализ и синтез, оценка полученных результатов и выводов, также в системе можно создавать и хранить созданную информацию, отслеживать все ее редакции.

    Далее нам бы хотелось рассмотреть внедрение электронного документооборота как проект, его специфику и временные рамки.

    Проект автоматизации документационных процессов может занимать от нескольких недель до нескольких лет и зависит как от количества автоматизируемых документационных процессов, текущего состояния и уровня автоматизации документооборота в организации, так и от организационных, финансовых и ресурсных возможностей организации. Электронный документооборот. Технологии и внедрение

    Одним из ключевых факторов, влияющих на сроки внедрения, является, к сожалению, человеческий фактор. Поэтому прямая заинтересованность администрации компании в быстром внедрении системы документооборота и, как следствие этого, обеспечение непосредственного контроля над проектом внедрения и участие в нём в несколько раз сокращает сроки внедрения. Внедрение системы электронного документооборота

    Проведя анализ литературы, можно выделить следующие этапы внедрения СЭД в организации:

    1. анализ ситуации

    2. создание рабочей группы проекта, определение руководителя

    3. определение цели, задач, сроков и бюджета проекта

    4. проведение обследования существующих документационных процессов

    5. разработка технического задания на внедрение

    6. выбор системы электронного документооборота

    7. заключение договора на поставку и внедрение СЭД

    8. разработка и утверждение регламентов по работе с документами с учётом применения СЭД

    9. проведение наполнения справочников системы

    10. проведение предварительных испытаний СЭД

    11. обучение персонала работе с системой документооборота

    12. издание приказа о проведении опытной эксплуатации СЭД, и утверждение им программы опытной эксплуатации

    13. по результатам опытной эксплуатации СЭД проведение доработки программного обеспечения и регламентов работы с документами

    14. издание приказа о вводе в эксплуатацию СЭД. Обязательно обозначить в приказе зоны ответственности и ответственных лиц за ведение документооборота в подразделениях

    Для успешной реализации проекта внедрения автоматизированного документооборота нужно сначала провести «пилотный» проект. Только после завершения «пилотного» проекта приступать к полномасштабному переходу на электронный документооборот.

    Завершение проекта внедрения - это размещение информационных ресурсов системы на аппаратных средствах заказчика. Чтобы данный этап прошел без каких-либо недоразумений, необходимо проконтролировать наличие в электронном виде шаблонов всех типов документов, а так же подготовится к автоматической заливке уже имеющихся журналов учета и архивов документов компании. Если в плане-графике проекта предусмотрено проведение приемно-сдаточных испытаний (процедур, на основании которых определяется, готова ли система к промышленной эксплуатации), существование заранее согласованного порядка приема системы существенно облегчит задачу и ускорит процесс. Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота

    Делись добром ;)