Психологические особенности внедрения систем электронного документооборота
§1.1 Внедрение СЭД как проект
Для начала мы считаем нужным дать определение понятию «проект». Существует множество различных определений, которые, по сути, говорят об одном и том же. На наш взгляд, наиболее полное определение понятию проект дано в «Глоссарии по системам менеджмента»:
ѕ совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности;
ѕ имеет даты начала и окончания, а также ограничение по срокам;
ѕ имеет определенную цель
ѕ существуют ограничения по стоимости.
Управление проектом представляет собой основу планирования и контролирования текущей деятельности предприятия. Таким образом, это еще одно сходство с СЭД, которая имеет в составе своих функций планирование и контроль за деятельностью.
Само же внедрение СЭД можно сравнить с проектной деятельностью.
Проектная деятельность относится к разряду инновационной, так как предполагает преобразование реальности, строится на базе соответствующей технологии, которую можно унифицировать, освоить и усовершенствовать. Проектная деятельность как способ организации семиотического образовательного пространства: Электронный учебник
Это определение можно отнести и к работе с системой электронного документооборота, так как в ходе ее внедрения она является новой (инновационной) идеей. Также она унифицирует систему документации организации и предполагает освоение ее персоналом.
Актуальность овладения проектной деятельностью, как и работа с системой электронного документооборота, заключается в следующем:
1. технологии имеют область применения на всех уровнях организации
2. овладение и тем, и другим позволит более эффективно осуществлять аналитическую и организационно-управленческую деятельность
3. данные технологии обеспечивают конкурентоспособность специалиста, владеющего ими.
Отличия проектной деятельности от работы с системой электронного документооборота заключается в том, что первая содержит
ѕ анализ проблемы
ѕ постановку цели
ѕ выбор средств ее достижения
ѕ поиск и обработку информации, ее анализ и синтез
ѕ оценку полученных результатов и выводов.
Работа с системой же более проста и подразумевает лишь последние два пункта: поиск и обработка информации, ее анализ и синтез, оценка полученных результатов и выводов, также в системе можно создавать и хранить созданную информацию, отслеживать все ее редакции.
Далее нам бы хотелось рассмотреть внедрение электронного документооборота как проект, его специфику и временные рамки.
Проект автоматизации документационных процессов может занимать от нескольких недель до нескольких лет и зависит как от количества автоматизируемых документационных процессов, текущего состояния и уровня автоматизации документооборота в организации, так и от организационных, финансовых и ресурсных возможностей организации. Электронный документооборот. Технологии и внедрение
Одним из ключевых факторов, влияющих на сроки внедрения, является, к сожалению, человеческий фактор. Поэтому прямая заинтересованность администрации компании в быстром внедрении системы документооборота и, как следствие этого, обеспечение непосредственного контроля над проектом внедрения и участие в нём в несколько раз сокращает сроки внедрения. Внедрение системы электронного документооборота
Проведя анализ литературы, можно выделить следующие этапы внедрения СЭД в организации:
1. анализ ситуации
2. создание рабочей группы проекта, определение руководителя
3. определение цели, задач, сроков и бюджета проекта
4. проведение обследования существующих документационных процессов
5. разработка технического задания на внедрение
6. выбор системы электронного документооборота
7. заключение договора на поставку и внедрение СЭД
8. разработка и утверждение регламентов по работе с документами с учётом применения СЭД
9. проведение наполнения справочников системы
10. проведение предварительных испытаний СЭД
11. обучение персонала работе с системой документооборота
12. издание приказа о проведении опытной эксплуатации СЭД, и утверждение им программы опытной эксплуатации
13. по результатам опытной эксплуатации СЭД проведение доработки программного обеспечения и регламентов работы с документами
14. издание приказа о вводе в эксплуатацию СЭД. Обязательно обозначить в приказе зоны ответственности и ответственных лиц за ведение документооборота в подразделениях
Для успешной реализации проекта внедрения автоматизированного документооборота нужно сначала провести «пилотный» проект. Только после завершения «пилотного» проекта приступать к полномасштабному переходу на электронный документооборот.
Завершение проекта внедрения - это размещение информационных ресурсов системы на аппаратных средствах заказчика. Чтобы данный этап прошел без каких-либо недоразумений, необходимо проконтролировать наличие в электронном виде шаблонов всех типов документов, а так же подготовится к автоматической заливке уже имеющихся журналов учета и архивов документов компании. Если в плане-графике проекта предусмотрено проведение приемно-сдаточных испытаний (процедур, на основании которых определяется, готова ли система к промышленной эксплуатации), существование заранее согласованного порядка приема системы существенно облегчит задачу и ускорит процесс. Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота