Психологические особенности внедрения систем электронного документооборота

курсовая работа

§1.2 Технический аспект и сложности внедрения СЭД

Главным свойством СЭД можно назвать организацию хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому).

Основными свойствами СЭД являются:

ѕ Открытость

ѕ Высокая степень интеграции с прикладным ПО

ѕ Особенности хранения документов

ѕ Особенности маршрутизации документов

ѕ Мощные средства разграничения доступа

ѕ Отслеживание версий и подверсий документов

ѕ Наличие утилит просмотра документов разных форматов

ѕ Поддержка различных клиентских программ. Глинских А. Современные системы электронного документооборота /А. Глинских// Компьютер-Информ. - 2001. - №9.

Далее мы попытаемся раскрыть эти свойства.

1. Открытость

Системы построены по модульному принципу, а их интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавить к Системам (при необходимости) новые функции или расширять уже имеющиеся. Там же.

2. Высокая степень интеграции с другими ПО

Пользователи при работе с документами имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части Системы прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами Системы (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически помещается в базу данных Системы. То же относится и к другим офисным и специализированным программам. Глинских А. Современные системы электронного документооборота /А. Глинских// Компьютер-Информ. - 2001. - №9.

3. Особенности хранения документов

В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф/полка/папка"). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок. Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота

4. Особенности маршрутизации документов

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия "свободной" и "жесткой" маршрутизации документов. При "свободной" маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при "жесткой" маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). Глинских А., Современные системы электронного документооборота /А.Глинских// Компьютер-Информ. - 2001. - №9.

5. Мощные средства разграничения доступа

В EDMS-системах реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной EDMS-системы):

ѕ полный контроль над документом

ѕ право редактировать, но не уничтожать документ

ѕ право создавать новые версии документа, но не редактировать его

ѕ право читать документ, но не редактировать его

ѕ право доступа к карточке, но не к содержимому документа

ѕ полное отсутствие прав доступа к документу.

Во время работы с EDMS-системой каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована. Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота

6. Отслеживание версий и подверсий документов

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания). Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота

7. Наличие утилит просмотра документов разных форматов

В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики -- viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей). Помимо базового комплекта утилит просмотра, у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД. Глинских А. Современные системы электронного документооборота /А. Глинских// Компьютер-Информ. - 2001. - №9.

8. Поддержка различных клиентских программ

Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с операционной системой Microsoft Windows 95, Windows NT. В некоторых EDMS-системах допускается также использование платформ Macintosh. Кроме того, все современные EDMS-системы позволяют работать с документами через стандартные Web-браузеры. Так как Web-браузеры могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы EDMS-систем в гетерогенных сетевых средах.

Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:

ѕ Общие функции управления содержимым, под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа).

ѕ Функции управления процессами, под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ.

ѕ Интеграция с другими ECM-системами, подразумевающая способность интеграции ECM-системы c внешними системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота

Внедрение систем электронного документооборота неизменно входит в «верхушку хит-парада» корпоративных ИТ-проектов и является одной из любимых тем журналистов, пишущих об автоматизации бизнеса. Трудно найти компанию, которая хотя бы раз за последние пять-шесть лет не пыталась превратить бушующее внутри нее «бумажное море» в тихую «электронную лагуну». Но, увы, количество многообещающих стартов отнюдь не всегда равняется количеству успешных финишей. К тому же тщательный анализ показывает: об успешном завершении проекта зачастую объявляют совсем не те, кто некоторое время назад с помпой сообщал о старте. То есть завершаются, конечно же, все проекты, но завершаются они с разными степенями успеха -- вплоть до полных провалов. И еще один парадокс: есть масса желающих рассказать о причинах своих успехов и совсем никого, кто стремился бы поведать миру о собственных ошибках и просчетах. Бертяков А. Четыре проблемы внедрения СЭД

В литературе исследователи выделяют от четырех до семи проблем эффективного внедрения систем электронного документооборота. В курсовой работе мы постарались проанализировать каждую проблему и выделить основные.

По мнению Александра Миракова, директора проектов компании РБК СОФТ, «все проблемы по реализации проектов можно разделить на три основных блока: организационные, экономические и технические. Первые связаны с человеческим фактором - недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы - это, в первую очередь, необходимость вложения значительных средств, при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложности интеграции с уже существующими системами». Кошелев И. Пять главных проблем внедрения СЭД Попробуем разобраться с техническими трудностями более подробно.

Отсутствие самого документооборота

Проблема очень важная. Ведь, с одной стороны, не нужно никого переучивать, а просто обучить работе в рамках внедряемой системы, с другой - именно отсутствие подобного документооборота говорит о том, что руководство не совсем понимает его назначения, постоянно отодвигая решение проблемы структурирования документооборота «на потом».

Способ решения - запуск пилотного проекта. Для этого нужно проанализировать деятельность организации и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел. Проблемы внедрения СЭД

Взаимодействие с внешним миром

Сегодня это, прежде всего, проблема взаимодействия внутреннего электронного документооборота с внешним бумажным. Она возникает, поскольку до сих пор большинство сделок заключаются на бумаге, а в электронный вид они переводится позже через сканеры. Современные СЭД снабжены специальными модулями для корректного распознавания сканированных документов.

Здесь надо сказать, что даже компании -- разработчики ПО, находящиеся на передовом крае информационных технологий, до сих пор подписывают большинство контрактов на бумаге, причем даже между собой. Электронным образом оформляются только незначительные сделки, выполняющиеся на стандартных условиях. Пахчанян А., Общие проблемы внедрения систем электронного документооборота

Миграция существующих документов

Этап миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных. Если он не спланирован тщательно, вы можете столкнуться с проблемами, способными свести на нет всю предыдущую работу и провалить весь проект.

Если в организации имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их электронные копии для создания электронного варианта архива - дело безнадежное. Электронный архив существующих документов в этом случае нужно создавать из бумажного путем сканирования.

Если же никакого архива нет, необходимо провести достаточно длительную подготовительную работу. Сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои каталоги в сети, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота.

Некоторые СЭД позволяют хранить ссылки на документы, физически находящиеся в каталогах в сети, и не требуют обязательного перемещения этих документов в хранилище системы. Такой подход облегчает внедрение, позволяя осуществлять работу по перемещению документов в хранилище системы (а к этому надо обязательно стремиться) параллельно с эксплуатацией системы. Пахчанян А., Общие проблемы внедрения систем электронного документооборота

Завершение проекта внедрения - это размещение информационных ресурсов системы на аппаратных средствах заказчика. Чтобы данный этап прошел без каких-либо недоразумений, необходимо проконтролировать наличие в электронном виде шаблонов всех типов документов, а так же подготовится к автоматической заливке уже имеющихся журналов учета и архивов документов компании. Если в плане-графике проекта предусмотрено проведение приемно-сдаточных испытаний (процедур, на основании которых определяется, готова ли система к промышленной эксплуатации), существование заранее согласованного порядка приема системы существенно облегчит задачу и ускорит процесс. Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота

Делись добром ;)