Разработка проекта "Информационное (документационное) обеспечение"

курсовая работа

1.2 Основные задачи автоматизированных информационных систем документооборота (АИС ДО)

Приступая к обсуждению задач автоматизации документооборота необходимо отметить, что данное словосочетание не имеет достаточно формализованного определения и может нести множество смыслов и толкований. Под "автоматизацией документооборота" понимают и внедрение приложения, автоматизирующего канцелярию, и внедрение электронного архива документов, создания системы управления и контроля согласования, утверждения и исполнения договоров, распорядительных документов, приказов и распоряжений, разнообразные картотеки документов и приложения автоматизирующих маршрутизацию документов и управления бизнес-процессами по их обработке, а также многое другое. Практически не определено соответствие между русскоязычным термином "автоматизация документооборота" и такими устоявшимися на Западе технологиями, как WorkFlow (автоматизация бизнес-процессов), GroupWare (системы организации групповой работы), Knowledge Management (системы управления знаниями), Electronic Document Interchange (системы обмена электронными документами), которые предлагают решение отдельных аспектов автоматизации документооборота. Все это приводит к определенным трудностям при выборе инструментов для автоматизации документооборота [2].

Приступая к автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной автоматизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач.

Вообще говоря, конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

· регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)

· электронный архив документов

· система согласования договоров

· система контроля исполнения решения коллегиальных органов управления

· согласование и утверждение ОРД

· контроль исполнения документов и поручений

· контроль исполнения жалоб и обращений граждан

· автоматизация договорного процесса

· библиотека регламентов управленческих процедур

· организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений

· система контроля знаний должностных инструкций

· ведение архивов конструкторской и технологической документации

· организация документооборота в рамках ведения проектов

· система согласования бюджетов

· оформление командировок, пропусков, доверенностей и т.д.

В любой более-менее крупной организации можно насчитать не один десяток подобных задач. При этом набор конкретных процессов, требующих автоматизации будет разниться в зависимости не только от типа организации (госучреждение, проектная организация, торговая компания и прочие), но и от сложившихся в компании управленческих практик. Перечисленные приложения можно внедрять по отдельности, с нуля, не вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры. Однако подобный подход, вполне применимый при автоматизации традиционных приложений, не позволяет достичь основного эффекта от внедрения комплекса приложений автоматизации документооборота, в силу специфики данной группы приложений, а именно:

Множество приложений на одном рабочем месте

В обычных приложениях (бухгалтерские программы, системы складского учета и прочие) пользователь работает с информацией в рамках одного автоматизированного рабочего места и редко выходит за его пределы. Приложения документооборота автоматизируют базовые процессы управления, которые охватывают большинство сотрудников организации. В связи с этим каждый сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте весь комплекс приложений и, соответственно, осваивать интерфейс каждого приложения [2].

Специфичность приложений

В приложениях автоматизации документооборота закрепляется опыт и управленческие ноу-хау компании. В связи с этим приложения специфичны для конкретной организации. Опыт показывает, что даже такие типовые процедуры, как согласование договоров, канцелярия, оформление командировочных документов могут существенно различаться в компаниях даже со сходной структурой бизнеса.

Нерегулярное использование приложений

Пользователь взаимодействует с функциями приложений апериодически, по мере необходимости выполнения определенной функции в бизнес-процессе. Он может выполнять определенную функцию крайне редко, например, участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это требует, во-первых, определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение должно сообщать ему, что и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечивать унифицированный интерфейс для различных функций в различных процессах обработки документов.

Необходимость организации общего информационного пространства

Положения данного класса накапливают информацию об основных аспектах деятельности сотрудников организации. В связи с этим необходимо уделять особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний, накопления статистической информации и анализа процессов. При этом важно иметь доступ к информации о занятости сотрудников в различных бизнес-процессах. Наличие подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую информацию о работе организации.

Необходимость гибких инструментов модификации приложений

Основной задачей автоматизации документооборота является перенос в область автоматизации формализованной части управленческого процесса. Но сам процесс формализации является периодическим и итеративным. По мере внедрения определенного процесса, выявляются его недостатки и необходимость внесения изменений в его структуру. Таким образом, приложения в области автоматизации документооборота принципиально не могут быть реализованы в виде жестких автоматизированных рабочих мест и требуют возможности модификации в процессе эксплуатации [2].

Необходимость последовательной автоматизации

Принципиальная невозможность автоматизации всех управленческих процедур в компании единовременно требует возможности постепенного наращивания мощности и поэтапной автоматизации отдельных контуров документооборота, без изменений базовой инфраструктуры системы и, в особенности, клиентских приложений.

Сложность управления комплексом приложений

При последовательном внедрении большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не интегрированных в единую систему, существенно усложняется и удорожается их сопровождение. Это в конечном итоге может свести на нет эффект от автоматизации и требует внедрения приложений в рамках единой системы администрирования и сопровождения.

1.3 Этапы разработки АИС ДО

Переход на системы электронной работы с документами - это длительный и многоплановый процесс, который включает в себя следующие этапы:

1-й этап - поиск информационного продукта, системы электронного документооборота (ЭДО);

2-й этап - внедрение и освоение информационной системы;

3-ий - проблемы использования;

4-й этап - проблемы защиты информации, используемой в электронном виде [5; стр.106].

1-й этап Поиск информации

Современный рынок электронных систем работы с документами неоднороден, насыщен самыми разнообразными программными продуктами. На сегодняшний день на российском рынке электронных продуктов, предназначенных для работы с документами, существуют программы трех типов:

системы автоматизированного делопроизводства;

системы электронного документооборота;

системы управления документацией.

Рассмотрим назначение, функции и цели каждого из перечисленных типов программ.

1-й тип. Системы автоматизированного делопроизводства (САД)

Система автоматизированного производства обеспечивает работу с электронными версиями документов и реквизитами регистриционно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами, инструкциями, стандартами по делопроизводству. Основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ"). Системы автоматизированного делопроизводства ориентированы на бизнес-процессы с элементами управления потоками работ. Данные системы основаны на традиционном отечественном делопроизводстве. Пользователями подобных систем являются сотрудник ограниченного числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отдела.

Системы автоматизированного делопроизводства ориентированы на крупные организации, в которых ярко выражена вертикальная составляющая управления, а также государственные учреждения. Дынные системы обеспечивают пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятия, в его структурных подразделениях и филиалах; на всех этапах жизненного цикла документов: от приема ил создания до передачи в архив или уничтожение [5; стр.108]. Наличие специализированной нормативной документации, справочников по делопроизводству, инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел организации, шаблонов текстов документов, а так же иерархический способ их представления снижают трудоемкость операций по обработке документов сотрудниками служб ДОУ при работе с системами данного типа.

На российском рынке системы автоматизированного делопроизводства представлены достаточно широко вследствие популярности данного направления. Ведущая роль принадлежит следующим системам:

"Дело";

LAN DOCS;

"1 С-документооборот"

"Делопроизводство"

2-й тип. Системы электронного документооборота (ЭДО)

Системы ЭДО обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Они не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Этот тип программ относится к более широкой категории, чем делопроизводство. Пользователями систем ЭДО являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-либо общий бизнес-процесс.

Конкурентные преимущества системы ЭДО:

возможность создания территориально распределенных систем работы с документами;

интеграция технологий документированной базы дынных и электронной почты в одной платформе;

надежность в качестве хранилища произвольных объектов.

Таким образом, Системы электронного документооборота поддерживают процессы работы с документами, их движение в организации, а не простую регистрацию и хранение. Наличие в этих системах заранее продуманной бизнес-логики является их существенным преимуществом.

Среди наиболее известных продуктов этого типа можно назвать следующие:

"N. System"

Company Media

Выбор того или иного электронного продукта зависит от размеров организации и их объема документов.

3-й тип. Системы электронного управления документацией (СУД)

Системы электронного управления документацией в отличие от систем делопроизводства и документооборота обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом. Использование возможностей веб-браузера дает работникам организации доступ к порталу управления документами.

Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами [5 cтр.108].

Системы электронного управления документами обладают следующими свойствами:

управление жизненным циклом документа (от авторской разработки до редакции, утверждения, распределения, архивирования);

распределенное редактирование на локальных серверах территориально удаленных подразделений;

обеспечение всех основных функций управления документами;

Редактирование и внесение изменений в документы вплоть до окончательного утверждения (напоминание по электронной почте);

многоуровневый контроль версий, который позволяет организовать все черновики документов;

защита данных;

поддержка широкого выбора клиентов;

быстрое начало работы;

масштабируемость систем, означающая, что внедрение программы можно начать с любого, самого скромного шага, а затем развертывать и наращивать до уровня предприятия и за его пределы.

На сегодняшний день ранок средств электронного управления документами (ЭУД) составляет шесть категорий технологий.

1. Система ЭУД, ориентированная на бизнес-процессы, как правило, предназначены для специальных вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированны на использование в определенной индустрии. Эти решения обычно обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы образами, управления записями и потоками работ

2. Системы управления конвентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования.

3. Системы управление образцами преобразует информацию с бумажного носителей в цифровой формат, после чего документ может быть использован в работе в электронном форме.

4. Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивает агрегирование, управление и доставку информации через сеть Интернет Internet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил. К программным продуктам этой системы относится Lotus Notes - это среда с архитектурой "клиент-сервер", предназначенная для разработки и совместного использования приложений работы. Важнейшим достоинством этой программы является возможность синхронизации баз данных разных компьютеров через определенны интервалы времени путем минимально необходимого для этого обмена по каналам связи.

5. Системы управления потоками работ (Work Flow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес - процесса. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличение эффективности и степени контролируемости процессов в организации. Системы Work Flow идеально подходят для внедрения в организациях с процессно-ориентированным управлением, деятельность которых основана на выполнение повторяющихся процессов коллективной обработки данных с соблюдением определенной технологии. К такому типу организаций относятся дистрибьюторские компании, снабженческо-сбытовые организации, банки, финансовые и юридические организации. Российский рынок систем класса Work Flow представлен следующими системами:

Optima Work Flow

Staff Ware

Work Route II

6 корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Эти средства не ориентированы на использование только в какой - то определенной индустрии или для конкретных задач. Они предполагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей. К продуктам этой системы относятся: DOCS Open, Lotus Domino, DOC.

DOCS Open - это система, обеспечивающая создание, просмотр, систематизацию и хранение, сопровождение и защиту корпоративных информационных архивов произвольного уровня сложности и размеров. Электронный архив формируется в соответствии с номенклатурой дел и обеспечивает их группировку по категориям.

Lotus Domino - это корпоративная система, включающая механизмы раздельного редактирования, контроля версий и процесса согласования и утверждения документов, который экономит время сотрудников на 40 %. Эта система является системой управления временем людей, ресурсов и так далее. Поэтому все получаемые преимущества транслироваться в увеличение оборота, уменьшение стоимости, повышение эффективности.

Системы управления документацией являются частью обширной концепции управления знаниями.

Управление знаниями влечет за собой систематическое усиление роли информации и экспертного опыта для достижения следующих четырех бизнес - целей:

Инновации - первейший источник конкурентные преимущества. Управление знаниями должно помогать собирать вместе экспертов, невзирая на временные и географические границы для совместного создания новых идей, продуктов и услуг.

Компетентность - главный актив организации. Работникам, как опытным, так и вновь принятым на работу, необходимо обучение и советы, а также личный доступ к важнейшим для их работы ресурсам. Необходима поддержка множества форм распределенного обучения.

эффективность - это качество накопления и повторного использования знаний.

Быстрое реагирование - это возможность быстрее, чем конкуренты реагировать на неожиданные события.

Итак, можно сделать вывод, что документы являются контейнерами, которые заключают в себя значительную часть знаний организации и в целом представляют собой один их самых значимых активов. Поэтому только управление документами обеспечивает эффективное использование знаний и опыта.

2-й этап Внедрение и освоение информационной системы

На сегодняшний день сформировалось три варианта внедрения электронных систем работы с документами:

1. Поиск на рынке услуг готовой продукции, которая максимально соответствует логике документооборота в организации.

2. Использование возможностей сторонних фирм, оказывающих услуги по внедрении. Электронных систем работы с документами.

3. Создание собственной системы ЭДО с использованием внутренних материальных и человеческих ресурсов.

Известно, что первый этап внедрения возможен на предприятиях, способных приобрести готовый продукт, не требующий коренной перестройки системы управления. Одновременно требуются немалые затраты на процесс внедрения программного продукта организации.

Второй вариант внедрения малопродуктивен, поскольку требует длительного этапа ознакомления фирмы-изготовителя программы со спецификой деятельности организации-заказчика. Кроме того, в данном случае неизбежен длительный период внедрения и адаптации созданного продукта на предприятии.

Наиболее оптимальным является третий вариант, когда специалисты информационных технологий проникнуты особенностями развития предприятия, где они работаю. Проблема в данном случае может заключаться в том, на кого изначально ориентированна программа: на любого сотрудника фирмы или на службу информационных технологий, ее создающую, обрабатывающую и контролирующую.

3-ий этап. Проблемы использования электронных систем

Практика внедрения систем электронной работы с документами вносит свои корректировки в освоение программных продуктов. В частности, используя комплексную систему, включающую и регистрацию, и контроль исполнения, работник службы документационного обеспечения управления встречают негативную реакцию со стороны исполнителей при промежуточном контроле исполнения. Здесь проявляется автоматизм контроля. Руководитель имеет возможность напрямую видеть сроки и качество исполнения документов всех своих сотрудников. Отсюда вытекает оперативность управленческого решения без промежуточных документов, звеньев, дополнительного время контроля.

4-й этап Проблемы защиты информации

Особенностью использования электронных систем документооборота является то, что при движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источников (баз данных, рабочих материалов), обладающих ценными сведениями, и расширяются потенциальные возможности для утраты статуса конфиденциальности информации, ее разглашения персоналом, утечки по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации. Причем риск утраты конфиденциальной информации наблюдается на всех стадиях и этапах движения документов. Для электронных документов угроза утечки информации особенно реальна, так как факт кражи информации практически трудно обнаружить. Поэтому в создаваемых системах электронной работы с документами важно построение защищенного документооборота, использование специализированной технологической системы эффективной защиты информации [5; стр 116].

Делись добром ;)