Разработка функций организации

курсовая работа

1.2 Структура функции. Роль связующих процессов в реализации функций организации. Взаимосвязь функций управления с другими элементами управления

Структурная динамика управленческой деятельности органично взаимосвязана с выполняемыми ею функциями. Их единство и взаимообусловленность (функция порождает соответствующую структуру, а возникновение новой структуры неизбежно приводит к появлению новой функции, либо превращает латентную функцию, ранее не заметную для управления, в открытую) образует сложную и многогранную систему управленческой деятельности.

Перечисление общих функций практически регламентирует последовательность процесса управления.

Процесс управления начинается с формирования целей и задач деятельности организации (разработка миссии организации, определение целевых параметров, разработка стратегической концепции).

Сформированные цели должны быть осуществлены. Для этого должны быть спланированы ресурсы, действия и количественные характеристики ожидаемых результатов, обеспечивающие достижение сформированных целей (формирование производственной программы, разработка календарного графика работ, сметы затрат, штатного расписания, финансового плана, плана реализации и т.п.).

Запланированные действия должны быть организационно обеспечены: должны быть разработаны организационные структуры, привлечены исполнители, скоординирована их работа во времени и пространстве (выбор организационной формы предприятия, разработка организационной структуры, положений о службах и функционерах, должностных инструкций, нормативных актов, регламентов и т.п.).

После того, как спланированы ресурсы, действия и количественные характеристики ожидаемых результатов, организационно обеспечены необходимые действия, начинается процесс осуществления деятельности.

Осуществление деятельности в рамках принятых организационных решений требует контроля на основе учета параметров выполнения (оценка состояния работ по выполнению производственной программы, выполнения календарного графика, расходования средств, выполнения штатного расписания, плана реализации и т.п.).

В результате контроля выявляются отклонения от первоначально запланированного хода работ. Это означает, что возникает необходимость регулирования хода выполнения плана, которое заключается в разработке дополнительных мероприятий, направленных на устранение отклонений или в корректировке сформированных целей. Функция регулирования обеспечивает обратную связь в процессе управления.

В управлении очень часто состояние и поведение объекта контроля невозможно измерить с помощью количественной информации. Тем не менее, субъектам управления необходимо контролировать его поведение и принимать соответствующие решения и их выполнять. Кроме контроля, нет другого средства, которое позволило бы определить, выполняется ли решение, как оно выполняется, идет ли система к цели, заданной решением.

Высказываясь за разделение функций учета и контроля, многие авторы подчеркивают, что контроль все же внутренне присущ учету.

Расширение прогностических возможностей учета является одним из факторов, способствующих ориентации контроля на будущие изменения в системе управления. Главным направлением совершенствования учета является создание системы учета на базе единой исходной информационной базы. Управление эффективно только в том случае, если все его функции органически связаны, причем эта связь должна быть постоянной.

На практике к функции руководства иногда относят и некоторые из основных функций, например контроль. Происходит это оттого, что иногда разделение труда в управлении бывает неполным. Тогда руководство может включать и контроль, и планирование, и работу по совершенствованию управления, и подбор кадров. Но чем глубже в процессе управления разделение труда, тем больше функций "отпочковывается". И руководство все больше выступает в своей главной роли интегратора всех частных функций.

Рис. 3. Общая схема взаимосвязи функций управления и контроля

Рис. 4. Место контроля в системе управления

В процессе управления можно выделить три стадии: предварительное управление, оперативное управление и контроль. Контроль является функцией, соединяющей все другие функции, включая функцию руководства.

Разделение специализированных функций на три укрупненных блока, а также то, что контроль связывает стадии предварительного и оперативного управления в процессе руководства, вовсе не означает, что на каждой из этих стадий управления не осуществляется контрольная деятельность. Речь идет о том, что деятельность, охватывающая в укрупненном блоке контроль и специализированные функции - учет, анализ и контроль, является особого рода контрольной деятельностью. Она направлена на обслуживание нужд линейных и функциональных руководителей, осуществляющих функцию руководства.

Ранее мы установили, что учет тесно связан с контролем и является его методом, средством, а в отдельных случаях и видом контроля. Анализ также тесно связан с учетом, а иногда является его составной частью, поскольку данные учета используются при анализе состояния объекта. Затем эти данные используются на стадии контроля, который также тесно связан с анализом.

Таким образом, анализ занимает промежуточное место между учетом и контролем, а контроль как бы пронизывает и учет и анализ.[18, c.89]

Субъектам управления нужен не сам по себе учет или сам по себе анализ, контроль, а конечный результат в виде данных о вариантах совершения корректирующих действий. На мой взгляд, целесообразно объединить эти три специализированные функции управления - учет, анализ и контроль - в одну функцию "контроль". При осуществлении этой функции достигается поддержание предварительного и оперативного управления на таком уровне, который удовлетворяет управляющую систему в соответствующей информации и показывает, что вся система управления целенаправленна.

На рис. 4. показано место контроля в системе управления. Контроль, с одной стороны, интегрирован с предварительным управлением посредством обратной связи, а с другой - непосредственно с оперативным управлением.

В системе управления функция контроля организационно выделяется в подсистему контроля. Для того чтобы эта подсистема могла обеспечивать руководителей необходимой информацией, она нуждается в специальных нормах функционирования. Необходимые нормы функционирования вырабатываются и устанавливаются в подсистеме "Предварительное управление", одной из задач которой является выработка плана.

Тесная взаимосвязь контроля и планирования обусловливается тем, что в планах содержатся нормы функционирования, которые необходимо контролировать. Предварительное управление нуждается в контроле как на стадии разработки плана, так и на стадии его выполнения. Контроль и планирование имеют единую информационную базу. Таким образом, подсистема контроля осуществляет обратную связь между субъектами управления и ходом предварительного управления, обеспечивая их необходимой информацией, получаемой с помощью учета и анализа.[2, c.67]

Делись добром ;)