Раціональна організація делегування повноважень – основа дисципліни праці на прикладі туристичного агентства "Have rest"
2.3 Особливості делегування неформальних повноважень менеджером туристичної агенції
У кожному трудовому колективі поряд з формальними відносинами існують неформальні, тобто мікроструктура колективу. Вони також виникають при функціональних звязках між членами колективу, але на базі їх індивідуально-особистісних якостей, та виражаються в їх оцінці. Ці відносини можуть виникати між друзями та ворогами, приятелями та недоброзичливцями як із приводу офіційних, так і неофіційних функцій. Основою неформальних відносин є ваблення та нехтування, притягування та відштовхування, симпатії й антипатії.
Вони можуть доповнювати, конкретизувати, сприяти цілям формальних відносин, можуть бути індиферентними, байдужими до них, а можуть і суперечити цим цілям.
Функції неформального управління:
1) реалізація спільних матеріальних та соціальних інтересів. Це може бути зацікавленість у раціоналізаторства або розробці та впровадженні винаходу, в отриманні додаткових доходів, у спільному будівництві гаражів, у вирішенні дачних питань, в організації турпоходів і т.п.
2) отримання і передача необхідної або цікавої інформації
3) полегшення комунікацій і налагодження взаємодопомоги при вирішенні як організаційних, так і особистих завдань;
4) збереження і збереження спільних культурних, соціальних, національних, релігійних та інших цінностей;
5) задоволення потреб у груповий приналежності, у визнанні повазі та ідентифікації. Це підвищує задоволеність працею і перебуванням в організації;
6) створення сприятливого середовища діяльності та психологічного комфорту, подолання відчуження, страху, набуття впевненості і спокою;
7) адаптація та інтеграція нових і молодих співробітників. Прийняття в колектив допомагає їм швидше адаптуватися до вимог організації, дозволяє отримувати цінні поради та допомогу, полегшує різні види комунікацій.
До використання неформального методу управління працівників спонукає:
- почуття приналежності. Задоволення потреби в почутті приналежності - одна з найсильніших наших емоційних потреб. Оскільки формальне управління свідомо позбавляє людей можливостей соціальних контактів, робітники змушені звертатися до неформального управління, щоб знайти ці контакти;
- взаємодопомога. Природно, можна звернутися за допомогою до свого формального начальнику. Проте одні вважають, що начальник може погано про них подумати, інші бояться критики. У цих та інших випадках люди вважають за краще вдаватися до допомоги неформального управління.
- захист. Люди завжди знали, що сила - в єдності. У силу цього важливою причиною вступу в неформальні відносини є усвідомлена потреба в захисті;
- спілкування. Люди хочуть знати, що відбувається навколо них. Оскільки у формальних відносинах система внутрішніх контактів досить слабка, а іноді керівництво навмисно приховує від своїх підлеглих певну інформацію, доступ до неформального отримання інформації можлива тільки в неформальній організації;
- симпатія. Люди часто вступають у неформальні стосунки просто для того, щоб бути ближче до того, хто їм симпатичний.
Існує три джерела виникнення неформального управління:
- Функціональна недостатність самої формальної організації;
- Соціальна інтеграція в рамках організації;
- Поділ феноменів функцій та особистості (індивід може варіювати засоби).
У туристичній агенції «Have rest» неформальне управління виникає через функціональну недостатність. Оскільки кількість працівників у компанії невелика, то директору доводиться виконувати велику кількість додаткових завдань. Для того, щоб якісніше та в коротші терміни виконати необхідну роботу, директору, звичайно ж, потрібна допомога. В цьому допомагає керівникові менеджер компанії, який виконує роботу, повязану з сферою діяльності фірми, проте не обумовлену у посадовій інструкції менеджера.
Керівник компанії, через відсутності бухгалтера на підприємстві, веде всю фінансову документацію. Менеджер агенції за дорученням керівника Шкаровської Аліси Василівни проводить оплату рахунків агентства та обовязкових платежів.
Разом з керівником менеджер здійснює матеріально-технічне забезпечення, слідкує за зносом основних ресурсів підприємства.
В літній сезон та в сезон зимових свят, коли збільшується число подорожуючих, туристичне агентство наймає на тимчасову роботу працівників, обовязком яких є інформування потенційних споживачів про послуги, які надає компанія. Через зайнятість протягом сезону, директор не має змоги контролювати роботу, повязану з рекламою, тому менеджер організовує роботу з рекламування продукції; розробляє плани рекламних заходів; здійснює керівництво, планування та координацію робіт з проведення рекламних кампаній.
Також делегування неформальних повноважень на підприємстві здійснюється й у зворотному напрямку. Коли роботи у менеджера дуже багато, то деякі обовязки бере на себе керівник. Наприклад, у сезон відпочинку, коли потік туристів великий, директор самостійно здійснює пошук найбільш вигідних за ціною та якістю послуг, які пропонують туристичні оператори; відправляється у рекламні тури з метою перевірити якість обслуговування під час подорожі, визначити чи відповідають умови і послуги, які надаються тим, що пропонуються.
За відсутності директора на підприємстві керівництво компанією залишається в руках менеджера, тобто йому тимчасово передаються обовязки керівника. За відсутності директора менеджер представляє агенцію в органах державного управління та у взаємовідносинах з партнерами; представляє компанію на виставках, конференціях та інших заходах.
Підприємство постійно приймає на практику студентів сфери туризму, які допомагають їм у роботі та навчаються практично за фахом. Практикантам зазвичай доручається робота з рекламування, тобто роздача листівок; розповсюдження рекламних журналів, каталогів. Студентам доручають перебирати документи на які в директора та менеджера не вистачає часу. Це допомагає зекономити час працівників і перейти до виконання більш важливих завдань.
Тобто робота на підприємстві ґрунтується на взаємодопомозі та на взаємному прагненні йти до мети організації. Директор завжди допоможе менеджерові справитися з необхідною роботою та візьме на себе його завдання та зобовязання, якщо має вільний час. В свою чергу менеджер виконує ту роботу, що доручить йому керівник. Оскільки кількість працівників на підприємстві є недостатньою, то менеджерові та директору доводиться виконувати ряд робіт не повязаних з їх прямими обовязками. Саме тому в організації відбувається переважно процес делегування неформальних обовязків.