Реєстрація службових документів на підприємстві

дипломная работа

Практична частина

Рекомендації щодо заповнення граф журналу вхідної кореспонденції.

У графі 1 «Дата надходження документа» зазначають дату надходження документа на підприємство цифровим способом, наприклад: 01.07.2013. Як правило, від цієї дати обраховується строк виконання документа. Якщо, скажімо, документ надійшов 1 липня, а строк його виконання становить 30календарних днів, то виконати його слід не пізніше 30липня, якщо інша дата не зазначена в резолюції керівника підприємства.

У графі 2 «Вхідний реєстраційний індекс документа» проставляють реєстраційний індекс, який надають документові на підприємстві. Обовязковим елементом реєстраційного індексу є порядковий номер у межах відповідного журналу реєстрації вхідної кореспонденції. За необхідності порядковий номер може доповнюватися індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, в якій після виконання цей документ буде зберігатися, або структурного підрозділу чи посадової особи, до якої на виконання буде направлено документ.

Запис у графі 2 журналу реєстрації має збігатися з реквізитом «Відмітка про надходження документа на підприємство від адресанта», оформленим на вхідному документі від руки або за допомогою штампу в правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

У графі 3 «Автор документа» зазначають кореспондента, від якого надійшов документ, наприклад: Головне управління статистики м. Києва. Інформацію про кореспондента, як правило, переносять із бланка, на якому оформлено документ. Звертаємо увагу на те, що в цій графі слід записувати саме назву підприємства, що є автором документа, а не прізвище виконавця чи керівника, який цей документ підписав.

У графу 4 «Дата та індекс одержаного документа» переносять відомості з реквізитів «Дата документа» і «Реєстраційний індекс документа», оформлених кореспондентом (автором документа). Датою документа є день, коли його було відправлено, реєстраційним індексом -- індекс, наданий документові за журналом реєстрації вихідної документації підприємства (автора документа).

Інформація цієї графи є дуже важливою, бо в разі необхідності знай: ти цей документ у великому документопотоці, як правило, можна лише за цими відомостями. Якщо автор документа зателефонує на підприємство, щоб дізнатися про строк і процес його виконання, прізвища виконавців тощо, перш за все він повинен буде назвати назву свого підприємства, а по: тім ще й дату і реєстраційний індекс документа, адже упродовж місяця (тижня) від одного підприємства може надійти кілька документів з однаковими або схожими заголовками до тексту або взагалі без за: головків, що значно ускладнює довідкову роботу.

У графу 5 «Короткий зміст документа» переносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту документа». Усі розпорядчі документи (зокрема, ті, що надсилаються до підвідомчих підприємств), а також службові листи обовязково повинні мати заголовки до тексту. Наявність цього реквізиту значно полегшує роботу з документом на всіх етапах його проходження: від реєстрації на підприємстві адресантів до направлення його до справи після виконання на підприємстві адресаті. Якщо на підприємстві адресанті документа не оформлено заголовок до тексту, то секретар (ресепшіоніст) підприємства адресата, який здійснює попередній розгляд і реєстрацію відповідного документа, по: винен уважно ознайомитися з його змістом і самостійно сформулювати короткий заголовок.

У графу 6 «Резолюція чи відповідальний виконавець» записують резолюцію керівника щодо виконання документа. Інформацію переносять із відповідного напису, зробленого керівником на вхідному документі під час його розгляду. Резолюція максимально може скла: датися з таких елементів:

* прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку;

* зміст доручення;

* термін виконання;

* особистий підпис керівника;

* дата. Наприклад: Дідковському І. В., Шнуренку С. Ф. підготувати відповідь до 31 липня 2013 року.

У графі 7 «Підпис особи, яка отримала документ, дата отримання» працівник, якому доручено виконання документа, проставляє свій особистий підпис і дату в момент одержання цього документа від секретаря.

У графі 8 «Відмітка про виконання документа» проставляють відмітку про виконання документа й направлення його до справи. Ця відмітка містить відомості про дату виконання документа, особливості виконання, якщо такі є (наприклад, продовження терміну виконання), і номер справи, до якої вміщено виконаний документ.

Рекомендації щодо заповнення граф журналу вихідної кореспонденції.

У графі 1 «Дата відправлення документа» зазначають дату відправлення документа до адресата. Дату в журналі оформлюють виключно цифровим способом у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця й місяць позначають двома парами арабських цифр, рік -- чотирма арабськими цифрами. Якщо один з елементів дати (день місяця або місяць) складається лише з однієї цифри, то перед нею треба ставити нуль. Наприклад, дату 1 липня 2013 року слід оформлювати так: 01.07.2013.

У графі 2 «Вихідний реєстраційний індекс документа» проставляють реєстраційний індекс, який надають документові на підприємстві. Обовязковим елементом реєстраційного індексу є порядковий номер у межах відповідного журналу реєстрації вихідної кореспонденції. За необхідності порядковий номер може доповнюватися індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, в якій після відправлення документа буде зберігатися його копія, чи структурного підрозділу або посадової особи, що є виконавцем цього документа.

У графі 3 «Адресат документа» зазначають адресата, якому надсилають документ, наприклад: Міністерство охорони здоровя України, Державна архівна служба України, Товариство з обмеженою відповідальністю «Джерело». При цьому дозволяється в журналі реєстрації зазначати адресата скорочено, наприклад: МОЗ України, Укрдержархів, ТОВ «Джерело». Інформацію про кореспондента, як правило, переносять із реквізиту «Адресат», оформленого в документі, що надсилається. Звертаємо увагу на те, що в цій графі слід записувати саме назву підприємства, а не прізвище виконавця чи керівника, на імя якого адресовано цей документ.

У графу 4 «Короткий зміст документа» переносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту документа». Усі вихідні службові доку: менти обовязково повинні мати заголовки до тексту. Наявність цього реквізиту значно полегшує роботу з документом на всіх етапах його проходження: від реєстрації на підприємстві-адресантові до направлення його до справи після виконання на підприємстві-адресаті.

У графі 5 «Прізвище особи, яка підписала документ» і графі 6 «Прізвище виконавця документа» проставляють лише прізвища відповідних посадових (службових) осіб.

У графу 7 «Примітка» вносять відомості про місце зберігання від: пуску (копії) надісланого документа. У разі отримання відповіді на ініціативний документ цю графу доповнюють інформацією про дату отримання відповіді й особливості відповіді, якщо такі мають місце. За потреби журнали реєстрації можна доповнювати додатковими графами. Така потреба може бути викликана специфікою діяльності підприємства. У такому разі форма журналу має бути затверджена керівником підприємства й додаватися до індивідуальної інструкції з діловодства.

Техніка безпеки при роботі на персональному компютері

І. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ БЕЗПЕКИ

1.1. До самостійної роботи на персональному компютері допускаються особи що пройшли:

- Первинний інструктаж на робочому місці і мають І кваліфікаційну групу по електобезпеці;

- Попередній методичний огляд. До безпосередньої роботи з персональним компютером, допускаються особи, що не мають медичних протипоказань. Жінки з часу встановлення вагітності й у період годівлі дитини до виконання усіх видів робіт, повязаних з використанням персонального компютера, не допускають;

1.2. небезпечними і шкідливими виробничими факторами при виконанні робіт на персональному компютері є:

а) фізичні:

- Підвищені рівні електромагнітного випромінювання;

- Підвищені рівні рентгенівського випромінювання;

- Підвищені рівні ультрафіолетового випромінювання;

- Підвищені рівні інфрачервоного випромінювання;

- Підвищені рівні статичної електрики;

- Підвищені рівні запиленості повітря робочої зони;

- Підвищений зміст позитивних аероіонів у повітрі робочої зони;

- Зниження чи підвищення вологості повітря робочої зони;

- Підвищений рівень шуму;

- Підвищений чи знижений рівень освітленості;

- Підвищений рівень засліпленості;

- Нерівномірність розподілу яскравості в полі зору;

- Підвищена яскравість світлового зображення;

- Підвищений рівень пульсації світлового потоку;

- Підвищене значення напруги в електронному ланцюзі замикання якого може відбутися через тіло людини.

б) хімічні:

- Підвищений зміст у повітрі робочої зони двооксиду вуглецю, озону, аміаку, фенолу формальдегіду і полівінілхлоридних біфенідів;

в) психофізіологічні:

- Напруга зору;

- Напруга уваги

- Інтелектуальні навантаження

- Тривалі статичні навантаження;

- Монотонність праці;

- Великий обсяг інформації, оброблюваної в одиницю часу;

- Нераціональна організація робочого місця

г) Біологічні:

- Підвищений зміст у повітрі робочої зони мікроорганізмів.

1.3. Площа на одне робоче місце з персональним компютером для дорослих користувачів повинна складали не менше 6 м, а обєм - не менше 20 м.

1.4. Для підвищення вологості повітря в приміщеннях з персональним компютером варто застосовувати зволожувачі повітря, що заправляються щодня дистильованою чи кипяченою питною водою.

1.5. Забороняється проводити ремонт персональних компютерів безпосередньо в робочих, навчальних і дошкільних приміщеннях.

1.6. Стосовно світлових потоків робочі місця з персональним компютером повинні розташовуватися так, щоб природне світло падало збоку, переважно ліворуч.

1.7. Схеми розміщення робочих місць з персональним компютером повинна враховувати відстані між робочими столами з відео моніторами (у напрямку тилу поверхні одного відео монітора й екрана іншого відео монітора), що повинні бути не менше 2 м, а відстань між бічними поверхнями відео моніторів - не менш 1,2 м.

1.8. Робочий стілець (крісло) повинний бути підіймально-обертовим і регулюватися по висоті і кутам нахилу сидіння і спинки, а також по відстані спинки від попереднього краю сидіння, при цьому регулювання кожного параметра повинно бути незалежним, легко здійснюваним і мати надійну фіксацію.

1.9. Екран відео монітора повинен знаходитися від очей користувача на оптимальній відстані 600-700 мм, але не ближче 500 мм з урахуванням алфавітно-цифрових знаків і символів.

1.10. У приміщеннях з персональним компютером щодня повинно проводитися вологе прибирання.

1.11. Приміщення з персональним компютером повинні бути оснащені аптечкою першої допомоги й вуглекислотним вогнегасниками.

1.12. Висота робочої поверхні столу для дорослих користувачів повинна регулюватися в межах 680-800 мм, при відсутності такої можливості висота робочої поверхні столу повинна складати 725 мм.

1.13. Робочий стіл повинен мати простір для ніг висотою не менше 600 мм, шириною не менше 500 мм, глибиною на рівні колін не менше 450 мм і на рівні витягнутих ніг не менше 650 мм.

1.14. Робоче місце повинне бути обладнане підставкою для ніг, що має ширину не менше 300 мм, глибину не менше 400 мм, регулювання по висоті в межах 150 мм і по кругу нахилу опорної поверхні підставки до 20. Поверхня підставки повинна бути рифленою і мати по передньому краю бортик висотою 10 мм.

1.15. Робоче місце з персональним компютером повинне бути оснащене пюпітром для документів.

1.16. Клавіатуру варто розташовувати на поверхні столу на відстані 100-300 мм від краю, повернуту до користувача, чи на спеціальній регульованій по Витримувати встановлені режимом робочого часу регламентовані перерви в роботі і виконувати фізкультпаузи.

1.17. Тривалість безупинної робота з персональним компютером без регламентованих перерв не повинна перевищувати 2 години.

1.18. Під час регламентованих перерв і з метою зниження нервово-емоційної напруги, стомлення зорового аналізатора, усунення впливу гіподинамії, запобігання розвитку стомлення доцільно виконувати комплекси спеціальних фізичних вправ.

1.19. З метою зменшення негативного впливу монотонності доцільно застосовувати чергування операцій осмисленого введення тексту і числових даних (зміна змісту робіт), чергування редагування текстів і введення даних.

1.20. У випадках виникнення в працюючих з персональним компютером зорового дискомфорту й інших несприятливих субєктивних відчуттів, незважаючи на дотримання санітарно-гігієнічних вимог, режимів праці і відпочинку варто застосовувати індивідуальний підхід в обмеженні часу робіт з персональним компютером, корекцію тривалості перерв чи відпочинків, проводити зміну діяльності на іншу, не повязану з використанням персонального компютера.

1.21. Працюючим з персональним компютером з високим рівнем напруженості під час регламентованих перерв і наприкінці дня показане психологічне розвантаження в спеціально обладнаних приміщеннях (кімнат психологічного розвантаження).

II. ВИМОГИ БЕЗПЕКИ ПЕРЕД ПОЧАТКОМ РОБОТИ.

2.1. Перед початком роботи оператор зобовязаний:

- оглянути й упорядкувати робоче місце;

- відрегулювати освітленість на робочому місці;

- переконатися в достатній освітленості, відсутності відображень на екрані зустрічного світлового потоку;

- переконатися в справності захисного заземлення;

- протерти спеціальною салфеткою поверхню екрана;

- переконатися у відсутності дискет у дисководах системного блоку

- персонального компютера;

- перевірити регулювання столу, стільця, підставки для ніг, пюпітра, положення устаткування, кута нахилу екрану, положення клавіатури і, при необхідності, відрегулювати їх з метою виключення незручних поз, тривалих напруг відповідно до вимог ергономіки.

2.2. При включенні компютера секретар зобовязаний дотримуватися наступної послідовності включення устаткування:

- монітор(при окремому підключенні монітора);

- периферійні пристрої(принтер, монітор, сканер і ін.);

- системний блок(монітор, при підключенні останнього через системний блок);

2.3. Секретарю забороняється приступати до роботи при:

- відсутності на ВДТ гігієнічного сертифікату, що включає оцінку візуальних параметрів;

- відсутність інформації про результати атестації умов праці на даному робочому місці при наявності інформації про невідповідність параметрів даного устаткування вимогам санітарних норм;

- виявлення несправності устаткування;

- відсутності захисного заземлення пристрою ПЕВМ;

- відсутності вуглекислотного або порошкового вогнегасника й аптечки першої допомоги;

- порушення гігієнічних норм розміщення ВДТ (при однорядному розташуванні менш їм від стіни, при розташуванні робочих місць у колону на відстані менш 2,5 м, при розміщенні на площі);

- менш 6 м кв. на одне робоче місце, при рядком розміщенні дисплеїв.

2.4. Для зменшення дії шкідливих факторів рекомендується:

- підготувати робоче місце так, щоб виключити незручні пози і тривалі напруги, виключити відблиски на екрані;

- забезпечити висвітлення чи стіни якої-небудь поверхні за дисплеєм приблизно так, як екрана:

- краще використовувати рідкокристалічний дисплей;

- забезпечити відстань від розташованих поруч терміналів не менш 1,2м;

- встановити центр зображення на дисплеї на висоті 0,7 - 1,2 м від рівня підлоги.

2.5. Рекомендується обладнати робоче місце пюпітром для розташування документів і підставкою для відпочинку рук.

2.6. Оглянути місце і забрати сторонні предмети.

ІІІ ВИМОГИ БЕЗПЕКИ ПІД ЧАС РОБОТИ.

3.1. Оператор під час роботи зобовязаний;

- виконувати тільки ту роботу, що йому була доручена і по якій він проінструктований;

- тримати порядку і чистоті робоче місце;

- тримати відкритими усі вентиляційні отвори пристроїв;

- зовнішній пристрій «миша» застосовувати тільки при наявності спеціального килимка;

- при необхідності припинити роботу на деякий час коректно закриті всі активні задачі;

- відключати живлення тільки в тому випадку, якщо під час перерви в роботі на компютері змушений знаходитися в безпосередній близькості від відео терміналів, а в противному випадку живлення дозволяється не відключати;

- виконувати санітарні норми і дотримуватися режимів роботи і відпочинку;

- дотримуватися правил експлуатації обчислювальної техніки відповідно до інструкції з експлуатації;

- при роботі з текстовою інформацією вибрати найбільш фізіологічний режим представлення чорних символів на білому тлі;

3.2. Секретареві під час роботи забороняється:

- торкатися одночасно екрана, монітора і клавіатури;

- доторкатися до задньої панелі системного блоку при включеному живленні;

- переключати розєми кабелів периферійних пристроїв при ввімкненому живленні;

- захаращувати верхні панелі пристроїв паперами і сторонніми предметами;

- захаращувати робоче місце папером, щоб безладу на робочому місці;

- нагромадження органічного пилу;

- відключати живлення під час виконання активної задачі;

- роботи часті перемикання живлення;

- допускати падання на поверхню системного блоку, клавіатури, принтера різних предметів;

- роботи самостійне відключення і ремонт устаткування.

3.3. Одним з численних режимів роботи є 45 хв. роботи на компютером і 15 хв. перерви.

3.4. При постійній роботі екран повинний бути в центрі огляду, документи ліворуч на столі в одній площинні з екраном.

IV. ВИМОГИ БЕЗПЕКИ ПО ЗАКІНЧЕННЮ РОБОТИ.

4.1. По закінченню роботи секретар зобовязаний дотримуватися наступної послідовності ввімкнення обчислювальної техніки:

- зробити закриття всіх активних програм;

- переконатися, що в дисководах немає дисків;

- вимкнути живлення системного блоку;

- вимкнути живлення всіх периферійних пристроїв.

4.2. По закінченню роботи секретар зобовязаний оглянути й упорядкувати робоче місце, вимити руки.

V. ВИМОГИ БЕЗПЕКИ В АВАРІЙНИХ СИТУАЦІЯХ.

5.1. Секретар зобовязаний:

- у всіх випадках виявлення обривів проводів живлення, несправності заземлення й інших ушкоджень електроустаткування, появи запаху горілого негайно відкрити живлення і повідомити про аварійну ситуацію вчителя;

- при виявленні людини, що потрапила під напругу негайно звільнити його від дії струму шляхом відключення електроживлення і до прибуття лікаря надати потерпілому до лікарняну допомогу;

- у будь-яких випадках збою в роботі технічного устаткування або програмного забезпечення негайно викликати представника інженерно-технічної служби експлуатації і обчислювальної техніки;

- при загоранні, устаткування відключити живлення і вжити заходів по гасінню вогнища пожежі за допомогою вуглекислотного або порошкового вогнегасника, викликати пожежну команду і повідомити про подію адміністрацію.

5.2. У випадку відключення живлення, припинити роботу і доповісти керівнику.

Не намагайтесь самостійно зясовувати й усувати причину. Памятайте, що напруга може так само зненацька зявитися.

Делись добром ;)