Розпорядчі документи – як різновид офіціальних документів в державних установах

курсовая работа

2.1 Розпорядчі документи - як різновид офіційних документів в державних установах

Незалежно від характеру й змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, структури та інших чинників, органи управління будь-якого рівня уповноважені видавати розпорядчі документи, а на керівника підприємства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами.

Основна функція розпорядчих документів - регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом.

Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від субєкта управління (керівного органу) до обєкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників - колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);

документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Основне призначення розпорядчих документів - регулювання й координація діяльності, що дозволяють органу керування забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від своєї діяльності. Від того, наскільки ефективно регулюється діяльність установи, залежать результати роботи організації.

2.2 Оформлення розпорядчих документів

Наказ - правою акт, що видається керівником організації (його структурного підрозділу), що діють на підставі єдиноначальності з метою розвязання основних і оперативних завдань, що стоять перед цим органом. В окремих випадках може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб, незалежно від підпорядкованості.

Накази з основної діяльності видаються при реорганізації, ліквідації установи, затвердження та зміну структури і штатів, з метою утвердження і (або) введення в дію документів (положень, інструкцій, правил, регламентів і ін), при необхідності регулювання питань фінансування, матеріально- технічного забезпечення, науково-технічної політики, інформаційного та документаційного забезпечення, соціальної політики та ін Приклад оформлення наказу по основній діяльності див. Додаток 1.

Накази з особового складу (кадрові накази) регулюють прийом, переміщення, звільнення працівників, надання відпусток, присвоєння розрядів, винесення стягнень і заохочення працівників. Приклад оформлення наказу по особовому складу див. Додаток 2.

Проекти наказів по основній діяльності, підготовлені для узгодження, оформляються на стандартних аркушах паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів і вказівкою на верхньому полі документа праворуч - "Проект". Проекти наказів складаються на основі ретельного і всебічного вивчення питань, які потребують дозволу, з тим щоб наявні в проектах доручення були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечувалися достатніми матеріально-технічними та фінансовими засобами і виключали надалі необхідність коректування прийнятих рішень.

Тема є обовязковим реквізитом наказу, він повинен бути сформульований чітко, по можливості коротко, висловлюючи основний зміст документа, і повинен відповідати на запитання "Про що?", Наприклад: "Про створення філії товариства у м. Твері", "Про зміну статуту товариства ". У наказах текст викладають від першої особи однини ("наказую", "пропоную", "прошу").

Текст наказу складається з двох частин: констатуючої (преамбули) та розпорядчої.

У констатуючій частині дається обґрунтування запропонованих дій. Якщо підставою для видання наказу послужив законодавчий або нормативний правовий акт вищестоящої організації або документ, раніше виданий цією організацією, в констатуючій частині зазначаються його назва, дата, номер. Якщо наказ видається в ініціативному порядку, тобто на виконання покладених на організацію функцій і завдань, в констатуючій частині формулюються цілі та завдання запропонованих дій, викладаються факти або події, що послужили причиною видання наказу.

Преамбула може починатися словами "З метою", "На виконання" і т.д. Констатуюча частина відокремлюється від розпорядчої словом "НАКАЗУЮ", яке друкується в розрядку з нового рядка від поля прописними літерами. Констатуюча частина може бути відсутньою, якщо приписувані дії не потребують розяснення або обґрунтуванні.

Розпорядча частина повинна містити перерахування запропонованих дій із зазначенням виконавця кожної дії та термінів виконання. При цьому розпорядча частина поділяється на пункти, якщо виконання наказу передбачає кілька виконавців і виконання різних за характером дій. Пункти, які включають управлінські дії, що носять розпорядчий характер, починаються з дієслова у формі. Наприклад: "1. Створити робочу групу у складі ...".

У тому випадку, якщо дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт документа повинен починатися з вказівки посади і прізвища виконавця (ініціали в тексті ставляться після прізвища) в давальному відмінку. В якості виконавців можуть бути вказані організації чи структурні підрозділи. Відомості про управлінський дії передають дієсловом у формі і доповненням з позначенням обєкта дії. Наприклад:

1. Начальнику Управління виробництва і впровадження інформаційних систем Воробйову К.В. підготувати проект "Технічного завдання ...".

Зазначення терміну виконання друкується окремим рядком і оформляється як дата завершення виконання. Наприклад: "Термін подання 15.07.2013." В останньому пункті розпорядчої частини вказують конкретних осіб, на яких покладається контроль за виконанням розпорядчого документа. Наприклад: "5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника генерального директора Ярославцева Т.П.".

Якщо наказ змінює, скасовує або доповнює раніше виданий документ або якісь його положення, то один із пунктів розпорядчої частини тексту повинен містити посилання на Скасовуючий документ (пункт документа) із зазначенням його дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами "Визнати таким, що втратив силу ...".

До наказу не слід включати пункт "Наказ довести до відома ...". Підрозділи (посадові особи), до відома яких доводиться наказ, перераховуються в покажчику розсилки, який виконавець готує разом з проектом наказу. До подання на підпис проект наказу візується усіма зацікавленими підрозділами і посадовими особами. Візи проставляються на першому примірнику наказу в нижній частині останнього аркуша документа або на звороті останнього аркуша.

Якщо до проекту наказу є програми довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки), у тексті наказу у відповідних пунктах розпорядчої частини даються відсилання: "(додаток 1)", "(додаток 2)". На самому додатку в правому верхньому куті першого аркуша друкується слово "Додаток" (якщо додатків кілька, вони нумеруються) і вказується, до якого наказом або пункту наказу належить додаток. Якщо додатком до наказу є затверджуваний документ (положення, правила, інструкція тощо), у відповідному пункті розпорядчої частини робиться відмітка: "(додається)", а на додатку у верхньому правому куті оформляється гриф затвердження документа.

Додатки до проектів наказів повинні візуватися виконавцем, підготували їх, керівниками структурних підрозділів.

Накази підписують керівник організації або його заступник, офіційно виконуючий обовязки керівника під час його тривалої відсутності (відрядження, відпустка, хвороба).

Накази оформляються на бланку наказу (бланк конкретного виду документа).

Обовязковими реквізитами наказу є: найменування організації, назва виду документа (НАКАЗ), дата, реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа.

Вказівка - правовий акт, що видається органом державного управління, переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, повязаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та вищих органів управління.

Право видання вказівок належить також керівникам організацій, установ та підприємств за оформлення рішення оперативних виробничих та адміністративних питань.

У цілому вказівки складаються і оформляються аналогічно наказам, але ключовими словами в тексті вказівки можуть бути: "ЗОБОВЯЗУЮ" або "ПРОПОНУЮ" - залежно від змісту вказівки.

Якщо вказівки розсилаються в підвідомчі організації з метою доведення до них норм загального характеру або інших відомостей, вони оформляються на загальному бланку з кутовим розташуванням реквізитів та оформленням у правому верхньому кутку реквізиту "Адресат". Приклад оформлення вказівки див. Додаток 3.

Обовязковими реквізитами вказівки є: найменування організації, назва виду документа (ВКАЗІВКА), дата, реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа. Розпорядження - правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином, колегіального органу державного управління з метою розвязання оперативних питань. Як правило, має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій посадових осіб і громадян.

Розпорядження видають також заступники першого керівника, головні спеціалісти, керівники структурних підрозділів з оперативних питань господарської, виробничої, адміністративної діяльності. Порядок складання та оформлення розпоряджень в цілому аналогічний порядку оформлення наказів по основній діяльності організації. Відмінності полягають в наступному: розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "ПРОПОНУЮ" або "ЗОБОВЯЗУЮ", яке так само, як в наказах друкується окремим рядком від поля прописними літерами, або без будь-якого слова, тобто безпосередньо слідує за констатуючій частиною після двокрапки. Розпорядження оформляються на бланку розпорядження (бланк конкретного виду документа). Приклад оформлення розпорядження див. Додаток 4.

Обовязковими реквізитами розпорядження є: найменування організації, назва виду документа (РОЗПОРЯДЖЕННЯ), дата, реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа.

Рішення - це правовий акт, що приймається колегіальними і дорадчими органами установ, організацій, підприємств з метою розвязання найбільш важливих питань їх діяльності. Рішеннями називаються також спільні розпорядчі документи, прийняті двома органами управління і більше, один з яких діє на основі колегіальності, а інший - на основі єдиноначальності. Текст рішення складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої, розділених словом "ВИРІШИЛА" ("ВИРІШИЛА", "ВИРІШИЛО", "ВИРІШИЛИ"), яке друкується великими літерами з нового рядка від поля. Якщо рішення не мають потребу в обгрунтуванні, текст починається наступним чином: "Рада директорів вирішила: ...".

У рішеннях, прийнятих колегіальними і дорадчими органами, використовується форма викладення тексту від третьої особи однини ("ВИРІШИЛА", "ВИРІШИЛА", "ВИРІШИЛО"). У спільних рішеннях двох і більше організацій текст викладається від першої особи множини ("ВИРІШИЛИ").

При необхідності констатуюча частина може містити посилання на закони та інші нормативні акти.

Розпорядча частина викладається пунктами.

Рішення можуть містити додатки, посилання на які дається у відповідних пунктах розпорядчої частини.

Проект рішення повинен бути узгоджений з усіма зацікавленими структурними підрозділами та організаціями.

Юридичну силу рішення знаходить після його підписання керівником органу колегіального органу управління, присвоєння документу номери (тобто реєстрації) та проставлення дати. Датою рішення є дата проведення засідання колегіального органу, на якому воно було прийнято. Рішення оформляються на бланку рішення (бланк конкретного виду документа). Приклад оформлення рішення див. Додаток 5. Обовязковими реквізитами рішення є: найменування організації, назва виду документа, дата, реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа.

Постанова - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами федеральної виконавчої влади, що діють на основі колегіальності, а також представницькими і колегіальними виконавчими органами субєктів Російської Федерації з метою розвязання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил.

Постанови приймаються також керівними колегіальними органами громадських організацій по найбільш важливих і принципових питань їх діяльності.

Порядок складання та оформлення постанов в цілому аналогічний порядку оформлення рішень. Відмінності полягають в наступному: розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "постановляє" або "УХВАЛИЛИ" (у спільних постановах двох або більше організацій), яке друкується окремим рядком від поля прописними літерами. Постанови оформляються на бланку постанови (бланк конкретного виду документа). Приклад оформлення постанови див. Додаток 6. Обовязковими реквізитами постанови є: найменування організації, назва виду документа, дата, реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис.

Делись добром ;)