Роль організаційно-розпорядчої документації у комунікативному процесі
1.1 Поняття організаційно-розпорядчої документації
Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є обєктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття "документ" багатозначне і залежить від того, у якій галузі й для чого його використовують.
З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. У сучасній українській мові документ - це:
1) діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, слугує доказом чого-небудь;
2) письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу;
3) форматований паперовий носій даних, що його заповнюють автоматично або власноруч.
Автори "Універсального довідника-практикуму з ділових паперів" тлумачать документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища обєктивної дійсності та розумової діяльності людини [4, 27-28].
Діяльність кожного підприємства супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне призначення. Незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:
1) організаційні документи закладу (положення, регламент, розпорядок, функціональний обовязок, статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників - штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);
2) розпорядчі документи підприємства (постанови, резолюції, рішення, ухвали, накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);
3) документи по особовому складу підприємства (відрядження, накази з особового складу, посвідчення, резюме, ухвали, характеристики, трудові контракти, особові справи, особові картки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);
4) фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги та ін.);
5) інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи та ін.).
Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих (далі - ОРД). Виняток становлять фінансово-бухгалтерські документи, які мають специфічні особливості складання та обробки [1, 76-77].
Комплекс взаємоповязаних документів, які регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обовязки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу, називається організаційними документами. Це документи, що закріплюють функції, обовязки та права органів на тривалий час. Усі організації та підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами, інструкціями.
Організаційні документи є загальними і ґрунтовними. Вони мають вищу юридичну силу, оскільки розпорядчі та довідково-інформаційні документи створюються на базі організаційної документації.
Найбільшу групу становлять розпорядчі документи, які видаються і мають широкий спектр гласності у кожному закладі, незалежно від форми власності. До цієї групи входять документи загальнодержавного характеру (Конституція України, укази Президента, законодавчі акти Верховної Ради та ін.) і службові (накази, вказівки, розпорядження).
Основна функція розпорядчих документів - регулятивна; цільове призначення - регулювання діяльності, яке дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від діяльності підприємства.
Рішення, зафіксовані в розпорядчих документах, спрямовані на вдосконалення організаційної структури, характеру, змісту, засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності установ, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.
Розпорядчі документи оформляють у певній кількості примірників, в залежності від призначення конкретного документа і можливості ознайомлення з ним певної кількості службових осіб [1, 78-79].
Отже, найважливішою в системі управління на підприємстві є організаційно-розпорядча документація, що забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління. Ця документація відіграє провідну роль в управлінській діяльності. Вона стосується взаємин організації як з вищими органами управління, так і з підпорядкованими їй підприємствами, а також із сторонніми організаціями.