Роль організаційно-розпорядчої документації у комунікативному процесі

курсовая работа

1.3 Застосування організаційно-розпорядчої документації у комунікативному процесі на підприємствах

Важливим чинником розвитку суспільства є соціально-комунікативна діяльність, частиною якої є документна комунікація, коли процеси і засоби обліку інформації в суспільстві здійснюються за допомогою документів. Документ як продукт суспільного розвитку впливає на формування та характер суспільних відносин, стимулює або навпаки - гальмує їхній розвиток [3].

У соціальному плані будь-який офіційний документ полі функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби. До загальних функцій документа належать: інформаційна, соціальна, культурна, комунікативна. Суть останньої полягає в тому, що в ній документ виступає як засіб звязку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо) [11].

Дослідник М. Ілюшенко виділив дві основні категорії документів, у яких яскраво виражена комунікативна функція:

1) документи, орієнтовані в одному напрямку: а) зверху вниз (від законодавця до виконавця, від начальника до підлеглого); б) знизу вверх (від виконавця до підлеглого). До них відносяться: укази, розпорядження, накази, інструкції тощо;

2) документи двосторонньої дії (ділове та особисте листування, договірні документи та ін.).

Саме до першої категорії документів, в якій добре виражена комунікативна функція, належить організаційно-розпорядча документація, що регламентує структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обовязки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу. Ця документація видається і має широкий спектр гласності [8].

На сучасному етапі розвитку науки і техніки документні механізми комунікацій перевтілюються в нову форму комунікації - електронний документообіг, що на даний момент функціонує майже у всіх підприємствах, організаціях, фірмах. Автоматизація роботи з документами, що циркулюють в організації, має істотне значення для підвищення ефективності діяльності системи управління в цілому.

Зокрема, важливу роль в системі управління відіграє організаційно-розпорядча документація, яка призначена для оформлення організаційних процесів правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм організацій та установ. До організації електронного організаційно-розпорядчого документообігу на підприємстві існують різні підходи, серед яких, виділяють:

- визначення етапів життєвого циклу організаційно-розпорядчого документу в залежності від того, до якої групи він належить. Із вхідними організаційно-розпорядчими документами виконують, відповідно, такі операції: реєстрація, розгляд керівництвом і видача резолюцій, ознайомлення з документом, контроль за його виконанням, зняття виконаних документів з контролю. Із вихідними організаційно-розпорядчими документами такі дії, як розробка проекту документа у структурному підрозділі, затвердження документа керівництвом, реєстрація та опрацювання документа;

- застосування спеціальних автоматизованих систем електронного документообігу таких як, наприклад, Lotus Notes, "Документ", OPTiMA-WorkFlow, "БОСС-Референт", які підвищують ефективність управлінської діяльності, прискорюють рух документів в організації та зменшують трудомісткість опрацювання документів та затрати часу;

- проведення класифікації та систематизації організаційно-розпорядчих документів з врахуванням різних ознак за допомогою баз даних, що є одними з атрибутів програм автоматизації електронного документообігу;

- створення електронних шаблонів організаційно-розпорядчих документів відповідно до вимог діючого стандарту з метою пришвидшення роботи зі створення та оформлення електронного документа.

Автоматизація електронного організаційно-розпорядчого документообігу пришвидшує роботу з документами, їх реєстрацію та передачу безпосереднім виконавцям. Тому потрібно враховувати різні підходи до організації електронного організаційно-розпорядчого документообігу [6] .

Таким чином, важливим чинником розвитку суспільства є соціально-комунікативна діяльність, частиною якої є документна комунікація, коли процеси і засоби обліку інформації в суспільстві здійснюються за допомогою документів. Організаційно-розпорядча документація належить до тієї категорії документів, в якій добре виражена комунікативна функція. Вона регламентує структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обовязки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу. На сучасному етапі розвитку науки і техніки документні механізми комунікацій перевтілюються в нову форму комунікації - електронний документообіг. Зокрема, автоматизація електронного організаційно-розпорядчого документообігу на підприємстві пришвидшує роботу з документами, їх реєстрацію та передачу безпосереднім виконавцям.

Делись добром ;)