Роль процесів керування документацією в системі підвищення ефективності діяльності установи

курсовая работа

2.1 Характерні риси керування документаційними процесами в органах державної влади

У сучасному керуванні документаційними процесами відбуваються значні зміни, зумовлені здобуттям Україною незалежності, активним впровадженням в управлінську діяльність новітніх інформаційних технологій та інтенсивним курсом України на інтеграцію у світовий інформаційний простір. Зазначені фактори викликають необхідність створення національної нормативно-правової бази керування документаційними процесами, яка б не лише формально замінила систему унормування цієї сфери, але й відповідала б потребам сучасної системи державного управління в Україні, регулювання процесів автоматизації управлінської діяльності, створювала правові засади участі України у глобальних системах.

Сучасний етап розвитку української держави характеризується необхідністю посилення ролі державного управління, одним із важливих напрямів оптимізації якого є подальше вдосконалення документаційного забезпечення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування. Із удосконаленням управлінської праці, її розподілом, спеціалізацією і автоматизацією процесів керування документацією стає важливою сферою управлінської діяльності. Вирішення актуальних завдань сьогодення щодо виведення України на шлях стабільного і динамічного розвитку зумовлює посилення комплексного документаційного забезпечення потреб державного управління [33, с.6].

Аналіз стану наукової розробки проблем керування документацією показав, що керування документаційними процесами в органах державної влади та місцевого самоврядування як важливий інструмент впливу на процес та результат управлінської діяльності, як один з визначальних чинників забезпечення функціонування владних та самоврядних органів вивчене фрагментарно і потребує системних наукових досліджень.

На сьогоднішній день актуальною є необхідність впорядкування понятійно-термінологічного апарату керування документаційними процесами та організації роботи з документами шляхом усунення наявних суперечностей; подальшого розвитку та удосконалення уніфікації і стандартизації документів із метою адаптації керування документаційними процесами до загальноєвропейської системи та включення його у міжнародний інформаційний обмін на основі сумісності національних та міжнародних стандартів у сфері документації, уніфікації даних та передавання інформації [12, с.2].

Існує також потреба удосконалення чинної в Україні системи державного управління та формування і реалізації державної політики у галузі керування документаційними процесами. Реформування у цій сфері могло б здійснюватися:

шляхом розподілу повноважень із питань управління документаційним забезпеченням між Державним комітетом архівів України і службами документаційного забезпечення як вищих органів у системах органів відповідних гілок державної влади, так і відповідними службами центральних органів виконавчої влади за галузевим принципом;

шляхом створення принципово нової системи - системи органів державного управління у сфері керування документацією в органах державної влади та місцевого самоврядування.

Одними з основних шляхів оптимізації діяльності служб керування документаційними процесами в органах державної влади та місцевого самоврядування могли б бути:

впорядкування системи служб керування документаційними процесами в органах державної влади та місцевого самоврядування всіх рівнів на відповідній нормативно-правовій основі, забезпечуючи при цьому: однотипність їх назв відповідно до змісту виконуваної діяльності у поєднанні з організаційними формами, що відповідають відповідним рівням управління; визначення структури, чисельного та посадового складу служб керування документаційними процесами відповідних рівнів на науково обгрунтованих нормативах функціональної самодостатності та керованості;

налагодження системи кадрового забезпечення служб керування документаційними процесами шляхом: продовження здійснення підготовки фахівців за спеціальністю 5.020107 "Діловодство" освітньо-кваліфікаційного рівня "молодший спеціаліст" для роботи на посадах технічного та обслуговуючого персоналу; нововведення у галузі "Державне управління" спеціальності "Документаційне забезпечення управління" або "Керування документацією" з метою підготовки фахівців з базовою вищою освітою освітньо-кваліфікаційного рівня "бакалавр" для роботи на посадах фахівців, а також для підготовки фахівців із повною вищою освітою освітньо-кваліфікаційних рівнів "спеціаліст" та "магістр" для роботи на посадах керівників структурних підрозділів та керівників служб керування документаційними процесами; запровадження системи періодичної перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників служб керування документаційними процесами у регіональних центрах перепідготовки державних службовців, а також у Національній академії державного управління при Президентові України та її регіональних інститутах [39, с.4].

Отож, практична реалізація керування документаційними процесами в органах державної влади та місцевого самоврядування повинна базуватися на активному впровадженні новітніх інформаційних технологій документування, документообігу, контролю за виконанням, пошуку, використання та зберігання документів, оснащенні служб керування документацією сучасною компютерною технікою та обладнанням із дотриманням вимог щодо сумісності засобів автоматизації і програмного забезпечення.

Делись добром ;)