Руководитель в системе управления торговым предприятием

курсовая работа

1.2 Время руководителя

Попытки исследователей в сфере научной организации труда описать сущность и содержание деятельности руководителя посредством простого перечисления его функций не увенчались успехом. Дело в том, что в реальной деятельности руководителя любого уровня, чем бы конкретно он не был занят, все операции и функции руководства присутствуют одновременно. Например, если он в данный момент планирует коллективную работу, то в его деятельности одномоментно присутствуют коммуникативные функции: он принимает решения, кому что поручить, анализирует обстановку, прогнозирует последствия принимаемых решений, мотивирует и даже воспитывает подчиненных всем образом своих действий. При этом руководитель, конечно, несет ответственность за результаты своих решений и их отдаленные последствия.

Суть организации труда руководителя помогут понять фотографии из выдержавшей множество изданий книги Я.Перельмана «Занимательная физика», на которых муравьи тащат кусочек сыра в муравейник. Оказывается, эти «разумные» насекомые в своем коллективном труде действуют крайне неразумно: два муравья тащат сыр направо, три - налево, два вообще упираются и норовят толкать сыр назад, но большинство муравьев, повинуясь инстинкту, преодолевают сопротивление товарищей и действуют в направлении муравейника, а пока товарищи работают, два муравья забрались на кусочек сыра и на ходу закусывают. Самоукина Н.В. Управление персоналом: российский опыт. СПб.: Питер. 2003. С.153-154..

На наш взгляд, это великолепная модель коллективной деятельности. Хотя на вопрос, где место руководителя, так и напрашивается ответ - на куске сыра, но в идеале руководитель должен отойти в сторонку, забраться на возвышение, указать прямое направление на муравейник, согнать тунеядцев, перевоспитать, научить неумелых, а когда сыр доставят к муравейнику - каждому по количеству и качеству работы раздать по кусочку. Собственно говоря, здесь описаны все функции управления совместной деятельностью, относящиеся к управлению по целям.

Многие руководители слишком ориентированы на процесс деятельности, а не на его результаты. При таком подходе они предпочитают: Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Время руководителя: эффективность использования. М., 2001. С.60-61.

1) правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;

2) решать проблемы вместо того, чтобы создать творческие альтернативы;

3) сохранить средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;

4) выполнить долг вместо того, чтобы добиваться результатов;

5) уменьшать затраты вместо того, чтобы повышать прибыль.

К числу же основных организационно-структурных проблем управления временем руководителей относятся: Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Время руководителя: эффективность использования. М., 2001. С. 17-18.

1. Недостатки планирования рабочего времени, как на внешнем, так и на внутреннем уровне.

2. Информационные проблемы (недостаток, плохое качество или несвоевременность информации; перегруженность коммуникационных сетей и др.)

3. Нечеткость, противоречивость указаний.

4. Проблемы контроля (недостаточный, неуместный, тотальный и др.)

5. Недостаток полномочий.

6. Недостаток профессионального опыта, квалификации.

7. Дублирующие инстанции.

8. Отсутствие дисциплины.

9. Аритмия производства.

10. Недостаток технического обеспечения.

11. Эргономика рабочего места, офиса.

Безусловно, все проблемы управления временем требуют различных ресурсов и способностей для их разрешения. Они также оказывают различное по силе деструктивное влияние на организационную и управленческую деятельность. Одни проблемы руководитель может решить самостоятельно, другие - только проводя организационные изменения.

Необходимо отметить, что в настоящее время 40 - 60% рабочего времени руководителей затрачивается на выполнение таких функций, которые могли бы выполняться специалистами более низкой квалификации. Также довольно много времени обычно теряется на поиск необходимой информации, данных и документов.

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни. Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках. М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 1995. С.10.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз: Моргенстерн Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. М.: ООО «Добрая книга», 2001. С.62-63.

1) постановка цели - анализ и формирование личных целей;

2) планирование - разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

3) принятие решений по конкретным делам;

4) организация и реализация - составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;

5) контроль - самоконтроль и контроль итого (в случае необходимости - корректировка целей);

6) информация и коммуникация - фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникация, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента.

Существует несколько методик планирования времени и принятия решений. Рассмотрим некоторые из них.

Метод «Альпы» включает в себя пять стадий: Хроленко А.Т. Самоменеджмент М.: «Экономика», 1999. С. 81.

1) составление заданий дня;

2) оценка длительности акций;

3) резервирование времени «про запас» (60:40);

4) принятие решений по приоритетным, сокращениям и перепоручению (делегирование);

5) последующий контроль - перенос несделанного. Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках. М.: Интерэксперт, ИНФРА-М, 1995. С. 91

Применение принципа Парето (соотношение 80:20) состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглощают» 80% рабочего времени. Там же. С. 111.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ включает в себя три закономерности: Хроленко А.Т. Самоменеджмент М.: «Экономика», 1999. С. 88.

1. Важнейшие задачи (категория А) составляет примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %.

2. На важные задачи (категория Б) приходится в среднем общего числа и также 20 % значимости задач и для руководителя.

3. Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляет, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю - около 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить.

Необходимо учесть, что установление приоритетов - важное правило эффективной технической работы. Нужно уяснить, что не все можно сделать и не все нужно сделать. Всегда надо начинать с самых важных дел.

Рассмотренные аспекты самоменеджмента по своему характеру носят рационалистический подход, или так называемый американский вариант. Менеджмент в России, как и в любой другой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественную психологию, посокльку непосредственно связан с общественно-экономическим укладом страны.

В настоящее время руководителей можно условно разделить на две группы: Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Время руководителя: эффективность использования. М., 2001. С.93.

1. Руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, как работали раньше.

2. Новые руководители, которые используют опыт западных менеджеров, и поэтому мало чем отличаются от своих коллег из других стран. Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использования своего рабочего времени.

Все российские экономисты признают, что рациональное использование времени является непременным условием всякого процесса труда, в частности, управленческого тоже. На сегодняшний день российские предприятия действуют в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуация усложняет процесс принятия решений, поскольку планы приходится постоянно пересматривать. Множественность целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто приводит к противоречиям. Невозможность постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений, поскольку возникают неожиданные задачи, а также затруднительно однозначно расставить приоритеты.

Применение принципов тайм-менеджмента связано не только с экономическими, но и с общественно психологическими факторами. На российских предприятиях, велик удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей. Время - это единственный невосполнимый ресурс менеджмента, но, тем не менее, и регулируемый ресурс. По данным социологического исследования, рабочее время руководителей торговых предприятий распределяется следующим образом: Хроленко А.Т. Самоменеджмент М.: «Экономика», 1999. С. 101-102.

1) решение рутинных и тривиальных проблем занимает около 80 % рабочего времени и обеспечивает в среднем 20 % успеха;

2) решение важных и стратегических проблем занимает в среднем 20 % рабочего времени и обеспечивает 80 % успеха.

Это говорит о проблемах с делегированием у российских руководителей. Многие из них не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучше. В результате руководителю не хватает времени на действительно важные, перспективные задачи.

В России сложился образ руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем больше ему недостает времени, тем значительнее он кажется. Некоторые руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12 - 13 часов в сутки, выражая этим преданность своему делу. Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не может расставить приоритеты и правильно организовать свое время. В основном то, насколько эффективно менеджер распоряжается своим временем, зависит от его личности, от того, хочет ли он упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественных усилий ни для русского менеджера, ни для человека любой другой страны.

Делись добром ;)