Система электронного документооборота Босс-Референт

курсовая работа

Заключение

Возрастающие объемы информации, такие как входящая / исходящая / внутренняя корреспонденция, факсы, договоры, заявки, поручения и другая рабочая документация, давно стали неотъемлемой частью бизнес-процессов и требуют регулярной обработки и упорядочения - генерации, сортировки, анализа, согласования и утверждения.

СЭД облегчает обработку документов, обеспечивает актуальность хранимой информации, значительно уменьшает время поиска нужных данных.

Подбор оптимальной СЭД должен происходить с учетом решаемых задач и особенностей предприятия или организации. В настоящее время существует возможность внедрять как комплексные СЭД, охватывающие все области делопроизводства в крупных организациях и распределенных структурах холдингов, так и более простые, несложные системы для малых и средних предприятий.

Основные функции системы электронного документооборота

- регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную переписку и внутреннюю документацию сотрудников;

- оптимизация процессов согласования и утверждения документов;

- обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического архивирования документов;

- унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;

- ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с ними;

- создание единого информационного пространства и обеспечение возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме удаленного доступа;

- планирование общих и личных мероприятий.

Большим достоинством СЭД является возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией, согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие офисы, другие города).

Этапы внедрения системы электронного документооборота:

- обследование имеющихся регламентов ведения документации, требований и функционала СЭД

- внедрение в эксплуатацию с установкой ПО

- тренинг по работе с системой для сотрудников-пользователей

- сопровождение в период опытной эксплуатации

Внедрение СЭД качественно изменяет процесс документооборота в организации и дает следующие преимущества:

- сокращение времени поиска нужных документов за счет сквозного поиска по общекорпоративной базе;

- снижение трудоемкости и повышение эффективности взаимодействия различных подразделений;

- повышение эффективности взаимодействия различных подразделений;

- улучшение системы администрирования и контроля процесса обработки документации;

- уменьшение времени доставки управленческой информации: приказов, распоряжений, поручений;

- снижение рисков потери документов;

- возможность оперативного принятия решений за счет полноты и актуальности предоставляемой информации;

- уменьшение числа бумажных документов в документообороте компании за счёт сканирования всей входящей и исходящей документации;

- повышение безопасности хранения документации за счет введения авторизированного доступа к системе с учетом ролей доступа и прав сотрудника на данную информацию.

Одним из примеров СЭД является рассмотренная в данной работе система БОСС-Референт. Как видно из представленных примеров, ряд учреждений (Федеральная налоговая служба, Роснедвижимость) уже провели на практике ее внедрение и смогли оценить результаты, связанные с практической оптимизацией документооборота.

Список литературы

1. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. - М.: Эксмо, 2014. - 483 с.

2. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение. - М.: Академия, 2012. - 291 с.

3. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей - 5- изд., перераб. И доп. //Серия «Учебники и учебное пособие» - Ростов н/д: изд-во «Феникс», 2013. - 320 с.

4. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. - 2012. - № 8. - с. 50-56

5. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство. - 2014. - №2. - с. 67-69

6. Быкова Т.А.. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пособие. - 2-е изд. М.: ИНФРА-М, 2012. - 260 с.

7. Вигера А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. Серия «Учебный курс». Ростов н/Д: Феникс, 2011. - 270 с.

8. Гринберг, А. С. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: учебник для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент», специальностям «Информатика», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Автоматизация и управление» / А. С. Гринберг и др. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 391 с.

9. Делопроизводство (Организация и технологии документационного управления); Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред проф. Т.А. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 359 с.

10. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2005. - 276 с.

11. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос. / Т.А.Быкова и др. - 2 изд., перераб. и доп. - М.: НИЦ Инфра-М, 2013. - 304 с.

12. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. - 2011. - №4. - с. 48-49

13. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления.- М.: МЭИ; 2012. - 361 с.

14. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство [Электронный ресурс] : Учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. - 6-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. - 520 с.

15. Куняев, Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс] : учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Дёмушкин, А. Г. Фабричнов; под общ. ред. Н. Н. Куняева. - М.: Логос, 2011. - 452 с.

16. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 320 с.

17. Страстенко В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. - Режим доступа: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

18. Обзор систем электронного документооборота. - Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

19. Электронный документооборот - Системы документационного обеспечения управления. - Режим доступа: http://www.IT.ru/

20. Автоматизированные системы управления предприятием. - Режим доступа: http://www.cmdsoft.ru/

21. Электронный ресурс: Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System. - Режим доступа: http://www.cland.ru/

Делись добром ;)