2.1 Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Движение потоков документов должно быть прямоточным, то есть исключающим возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

При проектировании рациональных документопотоков составляют схемы движения основных групп и видов документов, что позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в учреждении.

Движение документов в аппарате управления определяется содержанием информации, которую они несут. Информация, а следовательно - документы, распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений и исполнителей.

Главное условие рациональной организации документооборота - грамотное разделение функций в аппарате управления и документальное его закрепление.

Электронный документооборот -- единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ -- документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.