2.1 Понятие документооборота
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.
Движение потоков документов должно быть прямоточным, то есть исключающим возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.
При проектировании рациональных документопотоков составляют схемы движения основных групп и видов документов, что позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в учреждении.
Движение документов в аппарате управления определяется содержанием информации, которую они несут. Информация, а следовательно - документы, распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений и исполнителей.
Главное условие рациональной организации документооборота - грамотное разделение функций в аппарате управления и документальное его закрепление.
Электронный документооборот -- единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Электронный документ -- документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
- 1. Организационная структура предприятия
- 2. Анализ информационных потоков предприятия
- 2.1 Понятие документооборота
- 2.2 Схема маршрута движения основных документов
- 3. Анализ применения информационных технологий на предприятии
- 3.1 Основные информационные системы и технологии, применяемые на предприятии
- 3.2 Технические средства
- 3.3 Программные средства реализации информационных технологий
- 4. Рекомендации по улучшению работы предприятия
- Заключение