Совершенствование деятельности производственного предприятия на основе современных информационных технологий

дипломная работа

1.2 Роль информационных систем в деятельности современных предприятий

Информация -- главный ресурс интеллектуальной, а следовательно, производственной и предпринимательской деятельности человека. При помощи информации о силах и законах природы целенаправленно используются трудовые, материальные и финансовые ресурсы в сфере производства и достигается заранее намеченный результат. Большой экономический словарь/ под ред. А.Н. Азрилияна.-5-е изд. доп. и перераб. - М.: Институт новой экономики, 2008. -с. 245

Работа с информацией, умение продуктивно ее использовать -- основное условие успеха деятельности всякого предприятия. Главное свойство информации, используя которое человечество поднялось до современного уровня цивилизации, -- ее способность бесконечного тиражирования, без потери своих первоначальных свойств. Ни один другой ресурс природы не обладает этим свойством. Затрачивая огромные усилия на получение новых знаний о силах и законах природы и направляя эти знания в сферу производства, за счет тиражирования полученных результатов люди многократно перекрывают расходы на получение знаний и за счет дополнительного вовлечения в производство сил природы получают дополнительные блага. Гуляев В.Г. Новые информационные технологии в туризме. - М.: Приор, 2008. - с. 157

В процессе переработки в полезную информацию данные проходят три стадии отбора:

- физическую, связанную с реальной возможностью ее восприятия и обработки;

- семантическую, обусловленную принятыми соглашениями и стандартами знаков, кодов, терминов;

- прагматическую, по которой оцениваются полезность и надобность данных.

Экономические сведения в банке данных предприятия обычно делятся на два важнейших класса -- условно-постоянные и переменные данные:

К условно-постоянным данным, или константам, относятся величины, которые в процессе их изучения и применения сохраняют одно и то же значение. Это нормы и нормативы, характеристики материалов, продукции и оборудования, цены, расценки за выполненные работы, производственные мощности предприятия по отдельным видам работ и др.

К переменным данным относятся величины, которые в процессе их изучения принимают различные значения. Они не имеют одной и той же численной определенности, но каждое из них характеризует какую-то сторону процесса или явления. Переменные данные применяются для оперативного планирования и управления. После обработки и расчетов они изымаются из деловой документации и, как правило, переводятся в банк данных, так как оперативное повторение ситуаций, при которых они могут быть полезны, маловероятно. Информация, хранящаяся в банке данных, необходима для экономического анализа.

Условно-постоянные данные применяются многократно и обновляются периодически. Они служат базой для расчетов и контроля состояния переменных данных. Например, по установленной норме расходования материалов на одно изделие ведется отпуск и контроль использования материалов по цехам предприятия. На основе этих же норм создаются складские запасы, осуществляется калькуляция себестоимости продукции.

По мере ускорения темпов передачи полезной и освоенной информации от человека, его знаний, опыта, квалификации в систему технических средств переработки и применения увеличивается значение новых информационных технологий. Ильин Н.И. Управление проектами. - СПб: ДваТрИ, 2012. - с. 165

Информационные ресурсы управления представляют собой некоторые сведения, данные, оформленные таким образам, чтобы обеспечивать удобство принятия решений в области целевой деятельности.

Функции информационного обеспечения крупных и средних компаний оформились в самостоятельную, хотя недостаточно структурированную и, главное, слабо интегрированную в систему управления отрасль. Подразделения и персонал, отвечающие за информационное обеспечение, как правило, не представляют единого целого как в смысле формальной структуры, так и в плане бизнес-процессов.

Непорядок в организации информационного обеспечения проявляется во всех аспектах жизнедеятельности компании. Ниже представлены различные ситуации, возникающие вследствие подобного беспорядка.

Компания занимается дорогостоящим поиском специалистов с привлечением рекрутинговых агентств, в то время как в ее подразделениях на малодефицитных должностях работают сотрудники, обладающие нужными опытом и квалификацией, однако сведения об этом не введены в учетные карточки (или введены, но недоступны из-за отсутствия поисковых систем, а также средств отображения). Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В.В. Дика. - М.: «Турист» 2008. - с. 312

Сотрудники компании ежемесячно сдают отчеты о своей деятельности, в которых они формулируют предложения по усовершенствованию работы. Часть из них реализуется, часть в силу различных обстоятельств не используется. Со временем, однако, возникают ситуации, когда некоторые предложения становятся актуальными, но о них уже забыли, а авторы не знают, что их идеи оказались востребованы. К тому же они могут уволиться. В результате наработанные ценные сведения, опыт, «ноу-хау» так и остаются на бумаге.

В компанию поступают письма и информационные материалы, содержание которых в общем случае может быть многопрофильным. При регистрации в графе «Содержание» отражается актуальная на данный момент смысловая составляющая письма. Все остальные идеи не фиксируются. Между тем, если сгруппировать входящие данные по видам технологий, объектов, предметов деятельности, группам специалистов, может обнаружиться новое содержание, которого разрозненные материалы не отображают.

Если компания не располагает технологией извлечения и актуализации такой информации, полезные данные можно считать потерянными.

Утрачиваются важнейшие сведения о факторах, влияющих на целевые результаты. Например, некоторые процессы выполняются неэффективно, однако эта информация если и учитывается, то фрагментарно. В результате влияние организационных, технических, человеческих и прочих факторов на издержки не прослеживается системно.

Директивная информация трансформируется в планы, программы и действия персонала. Количество распоряжений и незавершенных работ исчисляется сотнями, потому что объем запланированных работ превышает производительные возможности персонала и подразделений. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: 2008. - с. 451

В итоге выполняются либо те пять-десять наиболее актуальных задач, за которые начальство реально спрашивает, либо те задания, которые удобны для сотрудников. Со временем выясняется, что какая-то забытая директива имела архиважное значение, но время упущено и потери неизбежны. Это происходит из-за отсутствия системы мониторинга данных о потоках, сроках и очередности работ, их важности, вовлеченности в них и загруженности персонала. В результате управленцы не в состоянии предусмотреть развитие событий и принять обоснованные решения о маневрировании ресурсами и очередности исполнения директив, а сотрудники, перегруженные работой, несправедливо числятся в отстающих. Все это приводит к ошибкам в планировании, неэффективному использованию потенциала компании и мешает проводить разумную структурную, штатную и кадровую политику.

Из-за невозможности использования необходимых сведений вне оперативного доступа остается 80-90% информации, которая могла быть применена для решения текущих задач, поэтому в большинстве случаев роль «информационных справочников» берут на себя специалисты- профессионалы. Такие незаменимые кадры, владеющие частицами знаний, составляющими тайну для остальных сотрудников, есть в любой организации. Потеря подобного гуру порой наносит компании невосполнимый ущерб. Папирян Г.А. Международные экономические отношения: ИТ. - М.: 2012. - с. 198

На рынке информационных услуг существует множество программных продуктов, которые в значительной степени способны восполнить пробелы в информационных технологиях компаний, но внедрение ПО не даст положительных результатов без предварительной подготовки и настройки организационной системы, ее согласования с конфигурацией бизнес-процессов и формальной структурой компании. Звешинский С.М. Эффективность системы информационного обеспечения. Львов: 2013. - с. 218.

Информационные сообщения могут быть директивными и обеспечивающими функционирование Ашванден С.Г. Информационная технология и управление предприятием. // Проблемы теории и практики управления, №1, 2008 - с. 18-21. Директивная информация предназначена для уведомления о том, кому, что и в какие сроки нужно выполнить; обеспечивающая информация содержит сведения нормативного характера о правилах поведения, порядке исполнения функций и операций, а также данные, расширяющие профессиональные знания персонала. Кроме того, существует смешанный вид сообщений, объединяющий директивные и обеспечивающие сведения.

В небольших компаниях с невысокой интенсивностью документооборота (не более 20 документов в день) функции информационного обеспечения, как правило, децентрализованы. Это означает, что подразделения в основном занимаются самообеспечением. Централизованная составляющая этой функции сводится к распределительной деятельности секретаря при передаче входящей и отправке исходящей почты, а также соединении сотрудников с внешними и внутренними абонентами.

Достоинством информационного самообеспечения является прямой оперативный доступ пользователей к источникам информации, которая принадлежит им по целевым и функциональным признакам. При таком положении дел каждый солидный отдел создает собственный архив, отвечающий требованиям данной конкретной службы. Однако при большом потоке документов и штатной численности офиса, превышающей 30 человек, недостатки децентрализованной системы управления информацией становятся заметнее, чем ее достоинства.

Во-первых, значительная часть данных, пригодных для многофункционального применения, становится труднодоступной из-за децентрализованного способа хранения (в архивах профилирующих отделов). Например, сведения об исполнении договоров и расходах по их исполнению нужны одновременно бухгалтерии, финансовому, плановому, маркетинговому и экономическому отделам. Поэтому необходимо наладить одновременный доступ к источникам данных для разных специалистов. В децентрализованной системе это приводит к множественным взаимным запросам, связанным с поиском, подготовкой и передачей информации смежникам, что, разумеется, отвлекает сотрудников от выполнения основных служебных обязанностей. При этом контроль и учет движения документов крайне затруднен, а зачастую и вовсе отсутствует.

Во-вторых, отделы, монополизировавшие определенные источники информации, формируют базы данных с учетом лишь своих, узковедомственных потребностей. Форматы баз данных, создаваемых в разных подразделениях, как правило, не совпадают. В результате много времени уходит на переоформление, дополнение или коррекцию информации при повторном или параллельном использовании. Часто одни и те же сведения механически переносятся (или даже перепечатываются) из одних таблиц в другие, по-иному отформатированные.

В-третьих, в ряде случаев по причине межличностных и межведомственных противоречий информация попросту утаивается.

В-четвертых, несопоставимость форматов сужает возможность использования и извлечения данных и новых знаний для поддержания функционирования и дальнейшего развития компании.

В-пятых, децентрализация в управлении организацией ИТ-комплекса способствует развитию множества несовместимых программных средств обработки данных. И чем их больше, тем больше препятствий для эффективного управления.

В-шестых, функция поддержания и развития информационной технологии, которая является основой инфраструктуры управления, в децентрализованной системе не имеет ответственного координатора и развивается спонтанно: в лучшем случае под влиянием ИТ - подразделения, в худшем -- инициативных руководителей непрофильных ведомств, монополизирующих отдельные источники информационных ресурсов. Надо отметить, что передача функций развития информационных технологий ИТ - специалистам, перегруженным проблемами технического характера, тоже не выход, поскольку данная деятельность -- одно из важнейших стратегических направлений, тесно связанное со спецификой организации управления. Руководство им должны осуществлять системные бизнес-аналитики -- специалисты в области организационных структур, бизнес-процессов и экономики. Стассман Поль А. Информация в век электроники: (Проблемы управления): Пер. с англ. с сокр. / науч. ред. и авт. предисл. Б.З. Мильнер. - М.: Экономика, 2012 - с. 178

В крупных компаниях, где обрабатывается до 100 и более документов в день, отношения «каждый с каждым» в рамках информационного обмена серьезно запутывают ситуацию. Снижается ответственность конкретного сотрудника за конечный результат информационной работы: теряются документы, задерживается выполнение заданий, искажаются данные, растет число проблемных и конфликтных ситуаций. Прежде всего, это касается документов, которые инициируют цепочку работ и порождают новые документы. Для устранения этих проблем в компаниях создаются специальные подразделения, секретариаты, канцелярии, орготделы, архивы. Однако без интеграции новых подразделений в общую систему управления компанией, а главное, не объединив потоки директивной и функционально обеспечивающей информации, ослабить остроту проблемы не удастся.

Недокументированная информация, выполняющая обслуживающие функции, также не является технологически адаптированной к формату документов и средствам их обработки и поэтому не может полностью или частично учитываться, анализироваться и контролироваться в рамках формальных процедур. Из-за того, что недокументированная информация, как правило, содержит большой объем информационных шумов и не имеет официального статуса (не институциализирована технологическими стандартами, инструкциями и другими нормативными документами), ее использование приводит к дополнительным тратам времени, ошибкам или даже помехам в работе. Кучма В.Р., Бабрищева-Пушкина Н.Д. Работоспособность и функциональное состояние организма лиц, работающих с автоматическими и обучающими системами на ПЭВМ. //Мед. труда и пром. экология. 2013 - №4, с 17.

Вовремя доставленная исполнителю релевантная информация является одним из главных условий успешного выполнения функций и эффективного достижения поставленных целей. Важнейшим условием эффективности и конкурентоспособности становится скорость нахождения, использования и преобразования исходной информации в решения и действия, направленные на изменение качества или количества продуктов и/или услуг на целевом рынке. Тенденции роста организаций и расширения специализации -- это сигнал к преобразованию функций информационного обеспечения в специализированную отрасль деятельности, интегрированную с процессами управления.

Функции информационного обеспечения необходимо придать свойства не только фильтра, концентратора, накопителя и регулятора информационных потоков, но и производителя и поставщика необходимой для работы персонала информации. Если документы и сведения передавать от подчиненного к начальнику и наоборот, в условиях линейно-функциональной структуры этот процесс займет много времени -- данные потеряют свою актуальность. Если исполнители связываются напрямую с лицами, принимающими решения (что широко распространено на практике), топ-менеджеры начинают «захлебываться» в мелочах, и перестают заниматься перспективными вопросами, а руководители среднего звена оказываются не у дел. Устинова Г.М. Информационные системы менеджмента/ Учебное пособие. - СПб: Изд-во «ДиаСофт ЮП», 2008. - с. 204

Особенно важна работа с директивной информацией, которая задает направление изменений в организационной системе компании и ее процессах. Директивная информация может быть представлена устными указаниями, письменными приказами и распоряжениями, резолюциями на документах, протоколами, планами, программами и т. п. Некоторые документы соединяют в себе свойства информации разных типов. Так, ознакомительное письмо может содержать в себе сведения о новых правилах оформления таможенных документов для отдела логистики и резолюцию генерального директора в адрес юридической службы о внесении изменений во внутренние нормативные документы. Поэтому, с одной стороны, копии документа необходимо разослать в соответствующие подразделения, а с другой -- поставить на контроль исполнение резолюции генерального директора. Таким образом, один документ инициирует движение информации по нескольким направлениям, каждое из которых должно быть учтено в рамках функций планирования и контроля доставки информации, а также исполнения директив, содержащихся в ней. Очевидно, что такой порядок требует соответствующей организации структур и процессов. Дудников Н.Г. Информатика и применение вычислительной техники в организациях. - М.: Центральное рекламно-информационное бюро «Турист», 2012. - с. 124

Для более крупных компаний функция координации может быть разделена и закреплена за двумя специализированными подразделениями: оперативного планирования, учета, отчетности и оперативного управления. При этом отдел оперативного управления берет на себя функции регулирования потока работ, а поток документов, обеспечивающий эти работы необходимыми данными, регулирует отдел информационного обеспечения. Отдел оперативного планирования, учета и отчетности принимает и анализирует информацию о результатах работы за прошедшую смену и планирует деятельность на следующую. Это повышает эффективность и качество координационной работы по информационному обеспечению и управлению компанией. Ильин Н.И. Управление проектами. - СПб.: ДваТрИ, 2013. - с. 278

Отдел информационного обеспечения

Процесс начинается с момента поступления информационного носителя или устного сообщения. Если сообщение стандартное (это выясняется в процессе идентификации документа), оно сразу поступает на регистрацию. При этом устная информация проходит процедуру документирования. Затем осуществляются:

- регистрация в базе данных (внесение записей и кодов, характеризующих документ и информацию);

- маршрутизация (установление этапов и ответственных за порядок работы с документом, согласно действующим стандартам);

- координация порядка работы в соответствии с планом отдела оперативного управления и текущей ситуацией;

- контроль движения документов;

- составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом.

Нестандартный документ передается профильному эксперту-аналитику, который производит с ним следующие процедуры:

- отделяет содержательную часть от информационного шума;

- осуществляет семантический анализ и присваивает документу смысловые коды;

- определяет потенциальных пользователей;

- составляет примерный план работы, т. е. программу использования информации, содержащейся в документе; согласовывает план с лицами, принимающими решения;

- передает кодированный документ для регистрации и дальнейшего использования.

Кроме того, эксперт осуществляет интеллектуальный поиск данных в базе знаний компании и во внешних источниках информации, а также готовит отчеты по запросам пользователей, в том числе составляет предметные и систематические каталоги для поиска информации в базе знаний компании.

После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается для документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к адресату согласно плану маршрутизации и исполнения. Копирование, размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние. По окончании работы документы передаются в архив для хранения или уничтожения. Маркетинговые исследования российского туристского рынка. // Маркетинг в России и за рубежом №5, 2008, с..50.

Штатная численность сотрудников отдела информационного обеспечения определяется объемом работ, который, в свою очередь, зависит от технологии обработки и интенсивности потока документов.

Делись добром ;)