Совершенствование системы распределительной документации по персоналу организации

курсовая работа

2.2 Анализ состояния организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис»

ООО «Универсал-Сервис» присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации.

Организационно-распорядительные документы в ООО «Универсал-Сервис» составляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся в ООО «Универсал-Сервис», организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительная документация на предприятии классифицируется на три группы:

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- иформационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);

- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

Организационно-распорядительные документы можно разделить на 3 группы:

- организационные (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;

- распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

- справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо).

Каждый документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.

Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляют его формуляр. При создании унифицированной системы документации или унификации (приведение к единообразию) группы документов разрабатывается, как правило, формуляр - образец. Формуляр - образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.

Состав реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком не исчерпывается, но остальные, как правило, применяются в границах конкретной системы документации. С другой стороны, на реальном документе состав реквизитов и их оформление будет зависеть от вида документа, его автора и других факторов.

После получения документа секретарь производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

Работа с внутренней документацией в ООО «Универсал-Сервис» состоит из следующих этапов:

- Получение указания на разработку;

- Подготовка проекта документа;

- Согласование (визирование);

- Передача адресату;

- Отметка о доставке;

- Выдача (оформление) резолюций;

- Постановка на контроль;

- Отчет об исполнении;

- Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение.

Исследование движения внутренней документации в ООО «Универсал-Сервис» показало, что важный этап «Регистрация в подразделении» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ООО «Универсал-Сервис» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В ООО «Универсал-Сервис» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением ГОСТа 6.30.97 УСД.

Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов как «Номер счета в банке», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Код формы документа», «Код организации».

Таким образом, объем документооборота в ООО «Универсал-Сервис» по данным 2010 г. составляет 2608 документов, из них 34,6 % приходится на подлинники и 65,4 % на копии документов.

Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12 %), только 21,73 % документов - исходящих.

Объем документооборота незначительный.

Объем документооборота в 2010 г. по сравнению с 2009 вырос на 8,9 %, а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. - всего 5,0 %.

Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в ООО «Универсал-Сервис» используются следующие документы:

- Приказы по личному составу (внутренние);

- Документы к приказам по личному составу - трудовые книжки, заявления (входящие);

- Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние и исходящие);

- Справки о работе и заработной плате сотрудников (исходящие);

- Справки вызовы из учебных заведений (входящие);

- Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие);

- В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих - медицинские заключения (санитарные книжки), среди исходящих - на справки о работе и заработной плате.

В ходе анализа документооборота кадровых документов недостатков не выявлено. В связи с этим, дальнейшее исследование будет проводиться по распределительной документации организации в целом и по выявленным в ней недостаткам.

Таблица 1 - Выявление недостатков в системе распределительной документации в ООО «Универсал-Сервис» через анализ документов.

Метод исследования

Выявленные

достоинства

Выявленные

недостатки

Анализ документов

Работа с внутренней документацией производится с момента получения указания на разработку документа как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях.

Этап «Регистрация в подразделении» в схеме движения документов отсутствует, что увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Составление и оформление документации производится децентрализовано

Неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие некоторых реквизитов.

-

Работа с документами в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации и требует нормативно-методического обеспечения на общегосударственном уровне.

Работа с документацией производится как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях.

Документооборот осуществляется не в специально разработанных для этого программах, что затрачивает много времени и сил.

Изучив состояние документооборота в организации можно сказать, что система распределительной документации имеет массу недостатков, требующих своей доработки и внедрения новшеств.

Делись добром ;)