Современное деловое письмо

контрольная работа

1. понятие и виды деловых (служебных) писем

Деловые люди и коммерческие организации вынуждены и обязаны поддерживать постоянную связь друг с другом и со своими клиентами. В большинстве организаций служебные письма - различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, - преобладают над остальными документами, они занимают до 80% входящей и исходящей документации. Служебные письма позволяют оперативно решать самые разнообразные вопросы производственной, коммерческой, финансовой деятельности организации. Отправленная и полученная корреспонденция хранится в организации и также служит доказательством принятых решений.

Иногда деловое общение осуществляется лишь при помощи письма. Следует учитывать, что передача письменной информации, в отличие от устной, имеет свои существенные особенности. И главное отличие заключается в способе передачи и во времени, в течение которого устанавливается обратная связь. При устном общении обратная связь появляется немедленно, а при письменном общении немедленной реакции просто не может быть. А поэтому, не имея мгновенной обратной связи, следует больше внимания уделять составлению письменного сообщения.

Служебные письма могут выполняться либо от руки, либо в машинописном виде. Они должны быть тщательно подготовлены, аккуратно выполнены и вежливы по форме. Высокое качество подготовки корреспонденции обязательно, потому что она представляет собой «лицо» данной организации и должна производить хорошее впечатление, особенно если речь идет о первом контакте этой фирмы с другими организациями или физическими лицами. Основным видом корреспонденции являются письма. По содержанию и назначению письма подразделяются на инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, письма - напоминания и извещения, сопроводительные письма) и ответные (информационно-разъяснительные письма, письма-запрещения).

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).

Информационно-разъяснительными называются письма, в которых разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты.

В письмах-запрещениях дается отрицательный ответ на запрос, а в письмах-разрешениях - положительный ответ.

Сопроводительные письма составляют в случае отправки адресату документов, требующих дополнительного пояснения по их исполнению. В них указывается, для чего направлен основной документ, что с ним нужно делать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и организациям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель такого письма - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст письма отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес организации - автора указывается отдельно - чуть ниже текста в правом углу последнего листа.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам - приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.

Письмо - подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ, остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать». Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку писем-напоминаний.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, выполнение услуг или работ, помещения или его площади для размещения чего-либо и т.п.).

Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Значительная категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Письма директивные (инструкционные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов и т.п.

В рекламационных (претензионных) письмах организация требует возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации). Письма-отказы направляют, когда организация должна отказаться от чьих-либо услуг. Письма-извинения приходится направлять, когда произошли по вашей вине досадные ошибки, в результате чего сторонней организации нанесен моральный или материальный ущерб и в письме приносятся извинения клиенту и предлагается компенсация за причиненные неудобства.

Благодарственные письма. За любую помощь, будь то финансовая или какая-либо иная, всегда следует благодарить.

Рекомендательные письма используются, чтобы заручиться поддержкой уже известной, солидной фирмы или опытного авторитетного должностного или общественного лица.

Письма-соболезнования, выражающие сочувствие, направляют дальновидные руководители заболевшим работникам, которым нужно особое внимание, а также в случае, если в семье работника или его личной жизни случилась беда, произошли крупные неприятности и т.п.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.

Делись добром ;)