Современное деловое письмо

контрольная работа

2. общие правила оформления писем

служебный письмо деловой международный

Существуют особые правила составления деловых писем, цель которых - привлечь внимание адресата и стимулировать его к действию. Каждое из этих правил можно выразить одним словом:

внимание;

интерес;

просьба;

действие.

Правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, в следующих двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя письма действовать.

Формуляр служебного письма включает следующие реквизиты: наименование организации; код формы документа по ОКУД; код учреждения по ОКПО; почтовый, телеграфный адреса, номер счета в банке; номер телефона; дату; регистрационный номер; ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа; адресат; резолюцию, отметку о контроле; заголовок к тексту; текст; отметку о наличии приложения; подпись; визы; гриф согласования; отметку об исполнителе; отметку об исполнении; отметку о поступлении.

Реквизит «отметка об исполнителе» может быть размещен на оборотной стороне листа документа, если на лицевой стороне не осталось свободного места.

При оформлении служебного письма на специальном бланке (для писем) машинописным способом от 0-го положения табулятора печатают в письмах дату, ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, тест (без абзацев), слово «приложение» в отметке о наличии приложения, наименование должности в реквизите «подпись», отметки о согласовании и визировании документа, отметки об исполнителе и об исполнении документа.

От 1-го положения табулятора печатают абзацы в тексте. От 2-го положения табулятора оформляют регистрационный номер документа, текстовую часть реквизита «отметка о наличии приложения».

Адресат печатают от 4-го положения табулятора, а расшифровку подписи - от 6-го.

Для составления писем, факсов используются специальные бланки.

В письмах, факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом; заголовок (очень краткий). Если письмо направляется в дополнение к ранее отправленному письму, то в нем следует указать номер и дату ранее отосланного письма. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны быть изложены объективно, а содержание проблемы, вопроса раскрыто полно, кратко, ясно. Как правило, текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. Во второй части письма формулируется его основная цель (просьба, предложение, гарантия, приглашение и т.п.).

В зависимости от назначения письма его текст может состоять только из основной части. В тексте обычно выделяют следующие составные части: обращение, тема, вводный абзац, текст письма, заключительный абзац, заключительное приветствие (искренне Ваш и т.п.); полное имя, фамилия и должность отправителя и его личная подпись.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, с помощью которых можно составлять тексты самых различных по содержанию писем.

Делись добром ;)