Соціальна документно-комунікаційна система. Її специфіка
3.1 Документ в соціальній комунікації
З погляду теорії комунікації найбільш виправданим є визначення документа як каналу передачі інформації в елементраному процесі соціальної інформаційної комунікації. Але цей канал невідривно повязаний із повідом-ленням, що міститься в ньому. Від інших каналів (наприклад в усній комунікації) документ відрізняється тим, що в ньому повідомлення передається в формі, зафіксованій на речовинному (субстанціальному) носії, що не змінюється в часі.
Документ - це єдність інформації (повідомлення) та речовинного (субстанціального) носія, яка використовується в соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передачі інформації [10, c.115].
Оскільки кінцева мета соціальної комунікації - передача знань, емоцій, вольових стимулів від комуніканта до реципієнта, то умовно можна сказати, що в документах, як і в повідомленнях, містяться знання, емоції, вольові дії. Але насправді в документі міститься тільки набір сигналів, знаків, що можуть стати знанням у свідомості реципієнта. Тому правильним є й таке твердження: у документі немає знань (емоцій, вольових дій), а є тільки інформація [15, c.5].
Інформація - це абстрактне поняття, яке свідчить про „рух ідеального в суспільстві”, про застосування комунікаційно-інформаційного підходу до аналізу тих чи інших явищ дійсності. В соціальній комунікації документ використовується як канал передачі інформації. Уся соціальна інформація є семіотичною і семантичною, бо може передаватися від людини к людині тільки в знаковій формі і є інформацією тільки в тому випадку, коли має значення, смисл, який може бути розшифрований (декодований) [4, с.48].
З таких міркуваннь визначення документа як „семантичного повідомлення, фіксованого знаковою системою на матеріальному носії для передачі його в часі та просторі” не суперечить наданному вище визначенню документа як каналу соціальної комунікації.
Документ є результатом практичної документної діяльності, яка включає в себе:
· документування - створення змістового повідомлення. Документування буває інтелектуальне та технічне;
· обробку - змістову і формальну оцінку документа;
· розповсюдження - доведення до споживача, яке здійснюється через книжкову торгівлю і передплату та за допомогою бібліотек, архівів, музеїв;
· зберігання - забезпечення довготривалого фізичного зберігання, захист від пошкоджень;
· використання необхідної інформації з документа;
· утилізація (переробка).