Соціальна документно-комунікаційна система. Її специфіка

курсовая работа

3.2 Документування та організація роботи з документами

Важливе місце в документній діяльності займає процес створення документа (документування). Документування - це складний процес, в якому приймають участь автор, видавник, редактор, поліграфіст та інші [5, с.67].

Етапи документування:

Ш підготовчий (авторський) - створення моделі документа;

Ш редакційний - від прийняття рукопису редактором до передання у виробництво;

Ш виробничий - від технічного редагування (маркетування) рукопису, підписання документа до випуску;

Ш заключний - від отримання тиражу до розповсюдження.

Таким чином, в процесі створення документа утворюється декілька продуктів: авторське повідомлення, видавниче повідомлення, поліграфічне повідомлення і останнім створюється документ [4,с.62].

Якщо розглядати документ не як повідомлення і не як канал передачі інформації, а як матеріальний обєкт, що функціонує у суспільстві, то для його передачі потрібні певні матеріальні канали чи суспільні інститути: книжкова торгівля, бібліотечна справа тощо.

Документування - це запис інформації на різних носіях за встановленими правилами. При цьому з терміном „документування” безпосередньо повязано поняття „документ”[6, c. 41].

Документ є результатом документування і визначається як зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носієм при цьому може виступати будь-який матеріальний обєкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді. В даний час в якості носія використовується папір, поряд з яким також широко застосовуються магнітні носії, що дозволяють використовувати для документування компютерну техніку [5, C.35].

При документуванні необхідно памятати, що даний процес запису інформації на папері або іншому носії є строго регламентованим, що в свою чергу, забезпечує юридичну силу документа. Юридична сила - це властивість офіційного документу, повідомляється йому чинним законодавством [21].

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів - обовязкових елементів оформлення офіційного документа [6, c.34].

При підготовці документа звичайно спочатку створюють його проект, який проходить процедуру редагування та узгодження. Проекти готуються на стандартних аркушах паперу. Після узгодження проекту документа усіма зацікавленими особами, документ остаточно оформлюється і підписується. При цьому більшість організаційно-розпорядчих документів: листи, довідки, протоколи, накази, розпорядження, положення, інструкції і т.д. - повинні проходити процедуру остаточного оформлення на бланках документів [8, c. 85].

Бланк документа - це набір реквізитів, що ідентифікують автора офіційного письмового документа, або іншими словами, можна сказати, що бланк документа являє собою аркуш паперу стандартного формату, на якому різними технічними засобами нанесені реквізити, що містять постійну для даного виду документа інформацію. Існує декілька способів виготовлення бланків документів: типографським друк, застосування засобів оперативної поліграфії або компютерної техніки безпосередньо при виготовленні документа [21].

Питання документування та організації роботи з документами завжди були важливими в роботі органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій і всього суспільства вцілому. Від організації документної діяльності залежить не тільки рівень роботи структурних підрозділів та їхня оперативність, але й діяльність усієї установи загалом. Взагалі будь-яка сфера діяльності так чи інакше повязана з документною інформацією і не може існувати без неї.

Делись добром ;)