1. Суть комунікації
Проблема ефективних комунікацій - одна з ключових у діяльності керівників, оскільки за їх допомогою здійснюється обмін повідомленнями, що виражені різними символами та мають певне смислове навантаження.
Комунікації - це обмін інформацією, на основі якої керівник отримує дані, необхідні для прийняття рішень, і доводить їх до працівників організації.
Комунікаційна мережа - це сукупність індивідів, які постійно взаємодіють між собою на основі створених та функціонуючих інформаційних каналів.
Один із сучасних авторів теорії комунікацій Клауд Шеннон проводить паралель між способами спілкування техніки (машини) та людей. У праці «Математична теорія комунікацій» Клауд Шеннон та Уоррен Вівер дають таке визначення комунікацій: «Це усі дії, якими один розум впливає на інший».
Для ефективного функціонування будь-якої організації необхідно забезпечити належні комунікації. Однак управлінська практика дає можливість констатувати, що створення ефективної надійної системи обміну інформацією, яка б відповідала вимогам повноти, достатності, оперативності, гнучкості, - це одна з найбільших проблем в організаціях.
Комунікації - складний процес, який включає ряд взаємоповязаних кроків, кожен із яких відіграє суттєву роль у забезпеченні розуміння і сприйняття інформації іншою особою. Найчастіше причиною низької ефективності комунікації є ігнорування факту, що комунікація - це обмін, у якому кожному належить активна роль. У процесі комунікацій відправник складає повідомлення і передає його адресатові (одержувачу).
Комунікація - це обмін інформацією, її змістом між двома або декількома людьми. Комунікація є процесом звязку працівників, підрозділів, організацій тощо.
Хоча загальновизнано, що комунікації мають велике значення для успіху організацій, дані опитування показали, що 73% американських, 63% англійських та 85% японських керівників вважають комунікації головною перепоною на шляху досягнення ефективності управління. Згідно зі ще одним опитуванням приблизно 250 тис. працівників 2000 різноманітних компаній вважають, що обмін інформацією є однією з найскладніших проблем їх організації. Ці опитування показують, що неефективні комунікації - одна з головних сфер виникнення проблем. Глибоко усвідомлюючи комунікації на рівні особистості й організації, ми повинні вчитися зменшувати частоту випадків неефективних комунікацій і ставати кращими, більш ефективними менеджерами. Ефективно працюючі керівники - це ті, які ефективні у комунікаціях.
Вони уявляють суть комунікаційного процесу, володіють добре розвинутим умінням усного та письмового спілкування і розуміють, як середовище впливає на обмін інформацією.
Здійснимо деякий аналізу комунікаційного процесу в організаціях.
Рис. 1. Витрати керівником робочого часу
Роздумуючи про обмін інформацією в організації, здебільшого мають на увазі особисті розмови, спілкування в групах (на зборах), розмови по телефону, читання і складання записок, листів і звітів. Хоча на ці випадки припадає основна частина комунікацій в організації, проте комунікації є всепроникаючим та складним процесом.