Сутність, види та канали комунікацій

реферат

3. Типи, джерела та канали комунікацій

На кожному етапі процесу комунікації продавця виникають перешкоди і перекручення, внаслідок чого інформація, що передається чи сприймається (рис. 2).

Рис. 2. Втрати інформації в процесі комунікації

Для менеджера доступні два види комунікацій: формальні і неформальні.

Формальні комунікації - передбачені організаційною структурою, схема якої є ілюстрацією «проходження інформації каналами». Формальні комунікації поділяються на вертикальні, горизонтальні та діагональні.

До вертикальних належать комунікації «зверху вниз» і «знизу вгору». Перші вирішують 5 основних завдань:

1. Ознайомлення працівників із цілями організації для усвідомлення важливості виконуваної роботи.

2. Викладення конкретних інструкцій щодо виконання робіт.

3. Забезпечення розуміння роботи та її звязку з іншими завданнями.

4. Надання інформації про процедури і методи виконання роботи.

5. Забезпечення підлеглих інформацією зворотного звязку про результати діяльності організації.

Отже, комунікації «зверху вниз» допомагають повязувати різні рівні організації, координувати їх діяльність. Поряд із цим комунікації «зверху вниз» мають ряд недоліків:

1. Створення передумов для формування авторитарної системи.

2. Значне завантаження підлеглих.

3. Постійні втрати інформації внаслідок викривлень, помилкової інтерпретації.

Рис. 3. Типи комунікаційних ланцюгів

Горизонтальні комунікації здійснюються між особами, які знаходяться на одному рівні ієрархії. Такий обмін інформацією забезпечує координацію діяльності (наприклад, між віце-президентами з маркетингу, фінансів, виробництва). Як показують дослідження, ефективність горизонтальних комунікацій досягає 90% і пояснюється значним рівнем розуміння працівниками характеру роботи своїх колег і проблем, що виникають при функціонуванні суміжних підрозділів.

Діагональні комунікації здійснюються між особами, які перебувають на різних рівнях ієрархії. Наприклад, між лінійними та штабними підрозділами, коли штабні служби керують виконанням певних функцій. Такі комунікації характерні також для звязків між лінійними підрозділами, якщо один із них є головним з певної функції.

Неформальні комунікації - непередбачені організаційною структурою. Практика свідчить, що значна частина комунікацій здійснюється неформально, за допомогою незапланованих керівництвом способів.

У теорії та практиці менеджменту зарубіжних країн часто використовується термін «grape-vim» - система розповсюдження чуток, неофіційних даних. Неформальними каналами комунікацій передається значна частина достовірної інформації, яка є корисною для керівника. Однак не можна допускати, щоби система розповсюдження чуток виступала замінником формальних каналів інформації.

Неформальні канали, як. і формальні, передають Інформацію в 4_х напрямках: вгору, вниз, горизонтально і по діагоналі. Особливістю

неформального каналу є швидкість виникнення та швидкість зникнення, а також змінюваність субєктів.

Неформальні канали комунікацій мають певну логічну структуру. Курт Девіс, автор багатьох робіт із біхевіористики, вказував на такі типи комунікаційних ланцюгів, що використовуються в неформальних комунікаціях:

Кластерний ланцюг використовується найчастіше. Він характеризує вибірковість комунікацій і забезпечує оперативність передання інформації (рис. 3).

Позитивні характеристики системи неформальних комунікацій:

1. Швидкість передавання інформації.

2. Потенційна можливість доповнювати формальні канали комунікацій.

3. Передбачливий характер комунікацій.

4. Оперування, як правило, останніми новинами тощо.

Американські автори М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоурі виділяють два великі класи комунікацій з подальшою їх деталізацією:

1. Комунікації між організацією та зовнішнім середовищем.

2. Комунікації між рівнями і підрозділами.

Зовнішні комунікації виходять за межі організації. Прикладами можуть служити: прес-реліз, який посилається організацією в засоби масової Інформації; виступ організаційного представника на прес-конференції; видання інформаційного бюлетня для широкого кола читачів, «для відкритих дверей».

Внутрішні комунікації здійснюються в рамках даної організації - і джерело й одержувач знаходяться всередині організації.

Корпоративна газета - інформаційний листок для зайнятих, збір співробітників підрозділів, корпоративне радіо і дошки оголошень відносяться до засобів здійснення внутрішніх комунікацій. Вибір і побудова оптимальних внутрішніх комунікацій визначається, характером й особливостями організації - організаційною місією, її суспільним статусом, масштабами, сферами діяльності.

Існує три найбільш поширені предмети релізу:

1. Оголошення.

2. Управління змінами в організаціях.

3. Виступ менеджера компанії.

Прес-реліз (press-release) - це повідомлення, яке містить важливу новину або інформацію для широкої аудиторії. Поширення організацією прес-релізу відбувається за схемою (рис. 4).

Прес-конференція - зустріч офіційних осіб із представниками засобів масової інформації з метою інформування щодо актуальних питань.

Рис. 4. Схема поширення організацією прес-релізу

У будь-якій організації, найменшій, використовуються, як мінімум, два комунікативні засоби:

1. Письмові комунікації які виступають у формі планової та звітної документації, памятних записок, доповідей, оголошень, довідників, фірмових газет тощо.

Переваги таких комунікацій:

- добре збереження Інформації;

- можливість вивчення, багаторазове перечитування інформації;

- ґрунтовність підготовки;

- можливість доведення до багатьох працівників.

Недоліки письмових комунікацій:

- складність поновлення;

- обємність інформації (особливо «знизу вгору»),

2. Усні комунікації - телефонні розмови, публічні виступи, наради, безпосереднє спілкування тощо. Позитивним аспектом таких комунікацій є економія часу, забезпечення глибокого взаєморозуміння.

Письмові та усні комунікації відносять до вербальних. Б практичному аспекті це означає вміння говорити і писати:

1) те, що потрібно;

2) так, як потрібно;

3) там, де потрібно;

4) тому, кому потрібно.

Невербальні комунікації менш вивчені, ніж вербальні. За даними А. Піза, інформація в процесі комунікації передається за допомогою слів лише на 7%, характером звучання й інтонацією - на 37%, а інші 55% інформації передаються за допомогою міміки, жестами, зовнішнім виглядом і середовищем.

Часто жести більш достовірно передають інформацію, тому що вони неопізнані і невипадкові. При неспівпадінні вербальних і невербальних сигналів джерела комунікації людина-акцептор покладається на останнє більшою мірою.

Делись добром ;)