Технологии эффективного управления проектом

дипломная работа

1.2 Проект и его признаки

Проект - уникальная деятельность, предполагающая координированное выполнение взаимосвязанных действий для достижения определенных целей в условиях временных и ресурсных ограничений.

Основными признаками проекта являются:

уникальность и неповторимость целей и работ проекта;

координированное выполнение взаимосвязанных работ;

направленность на достижение конечных целей;

ограниченность во времени (наличие начала и окончания);

ограниченность по ресурсам.

Между проектами и бизнес-процессами имеются как схожие черты, так и различия. Схожесть проектов и бизнес-процессов состоит в том, что те и другие:

имеют определенные цели;

состоят из работ;

выполняются людьми;

для их реализации необходимы ресурсы, количество которых, как правило, ограничено;

ими необходимо управлять.

Отличия проектов от бизнес-процессов показаны в Таблице 1 (Рис. 1).

Рис. 1. Таблица 1. Различия проектов и бизнес-процессов.

Элемент

Бизнес-процесс

Проект

Работы, взаимодействия, ресурсы, роли.

Привычные, повторяющиеся, ограничены утвержденными регламентами.

Новые, изменяющиеся разовые, разнородные, межфункциональные

Окружение

Привычное, стабильное.

Новое, Изменяющееся.

Оргструктура

Работы выполняются в стабильных организационных структурах

Работа выполняются во временно созданных структурах, действующих в пределах проектного цикла

Сроки

Текущие

Ограниченные

Приоритеты и оценка эффективности деятельности

Воспроизводство, эффективность определяется достижением промежуточных функциональных результатов

Достижение цели, эффективность определяется достижением установленных конечных целей

Основные элементы жизненного цикла

Реализация

Планирование, реализация, контроль, завершение.

Изменения

Превращение ресурсов в продукт

Целенаправленное изменение внутренней среды, в которой реализуется проект

Различия между проектами и бизнес-процессами приводят к различиям в управлении ими, что предъявляет различные требования к функциональным и проектным менеджерам:

Различия требований к функциональному и проектному менеджеру показаны в Таблице 2 (Рис. 2).

Рис. 2. Таблица 2. Различия требований к функциональным и проектным менеджерам.

Элемент

Функциональный менеджер

Проектный менеджер

Ответственность

За поддержание текущего состояния

За возникающие изменения

Основная задача

Оптимизация деятельности подразделения

Разрешение конфликтов

Компетенции и специализация

Узкие и глубокие в соответствии с функциональной областью

Широкие и требуют знаний во всех функциональных и управленческих компонентах менеджмента

Многие компании пытаются реализовывать проекты без использования профессиональных техник проектного управления в рамках действующей организационно-функциональной структуры. Как показала практика, это приводит к значительным срывам сроков, превышению бюджета, низкому качеству и не достижению запланированных результатов. Снижение эффективности реализации в данном случае тем больше, чем:

Масштабнее, сложнее и дороже проект,

Больше риски и цена ошибки,

Больше размер организации, в которой проект реализуется,

Больше взаимосвязей между участниками проекта,

Больше подразделений участвуют в реализации проекта,

Больше вероятность изменений во внешнем окружении,

Жестче ограничения: сроки, ресурсы, бюджет, качество,

Применение профессиональных технологий проектного управления в данном случае является необходимым условиям эффективной реализации проектов развития и выживания организации в конкурентной борьбе.

Процессы управления проектами.

Управление проектами состоит из следующих процессов:

Процесс инициирования;

Процесс планирования;

Процесс исполнения;

Процесс контроля;

Процесс завершения.

Взаимосвязь процессов управления проектами показана на Рис. 3.

Рис. 3. Взаимосвязь процессов управления проектами.

Рассмотрим подробнее процессы инициирования и планирования, т.к. время и усилия, затраченные на планирование, многократно окупят себя на этапе реализации проекта. Как говорят: семь раз отмерь, один - отрежь!

Инициирование проекта.

Инициирование проекта по существу подразумевает функцию выбора и обоснования его необходимости. Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако в условиях дефицита ресурсов невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Приходится делать выбор. Одни проекты выбираются, другие - отвергаются, рассмотрение третьих откладывается на последующие периоды.

При инициации проекта путем индивидуальной или групповой работы осуществляют анализ неудовлетворительной ситуации, далее методами инициации: логическими или интуитивными (мозговая атака, запись идей, структуризация проблемы и пр.) формируется главная цель проекта - товар, продукция, услуга и т.д.

Инициатор проекта - это тот, кто первым вдохнул в него жизнь. Возможные инициаторы проекта:

автор;

заказчик (юридические или физические лица, государственные или общественные организации);

руководители;

сотрудники организации.

Инициация проекта протекает в две фазы: фазу демонстрации необходимости проекта и его осуществимости и фазу формального открытия. В фазе демонстрации необходимости проекта и его осуществимости выполняют предварительное:

определение главной цели проекта;

определение ожидаемого результата;

определение средств и технологий достижения целей;

определение затрат на достижение целей;

согласование целей, средств, затрат проекта с заказчиком;

согласование задания на открытие проекта.

Далее в фазе формального открытия проекта происходит получение одобрения или отказа со стороны руководства; назначение менеджера (руководителя) и куратора проекта; выпуск приказа о формальном начале работ.

Если в компании функционирует система стратегического управления, то ведется перечень проектов развития с указанием целей и бюджетов проектов, запланированных на определенный период. Это период определяется горизонтом стратегического планирования, принятым в организации. В данном случае на стадии инициации еще раз пересматриваются запланированные результаты проекта и принимается решение о целесообразности его запуска.

Результатом процесса инициации являются обоснование и принятое решение о целесообразности открытия проекта, назначенный менеджер проекта, предварительно сформулированные и согласованные с заказчиком цели, результаты, технология и бюджет.

Планирование проекта.

Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план - грубое представление о том, что потребуется выполнить при реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его открытии. Определяются ключевые события - вехи проекта, формулируются задачи, работы и их взаимная зависимость.

Планирование - это непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей с учетом складывающейся обстановки.

План проекта - это единый, последовательный и согласованный документ, включающий результаты планирования всех функций управления проектом и являющийся основой для выполнения и контроля проекта.

Основные этапы процесса планирования показаны в Таблице 3 (Рис. 4) и включают девять шагов. На каждом шаге менеджер проекта может обнаружить неэффективность или невозможность реализации проекта и поднять вопрос о его закрытии.

Рис. 4. Таблица 3. Основные этапы процесса планирования проекта.

Шаг

Результат

1.

Разработка концепции и планирование целей проекта.

Почему?

2.

Декомпозиция целей проекта, построение иерархической структуры работ (ИСР).

Что ?

3.

Назначение ответственных. Построение структурной схемы организации (ССО) проекта.

Кто?

4.

Разработка стратегии реализации проекта, построение плана по вехам.

Как?

5.

Разработка тактики проекта, построение сетевых моделей.

Подробно как?

6.

Разработка идеального календарного графика работ.

Идеально когда?

7.

Планирование ресурсов, разработка реального календарного графика работ с учетом ограничений на ресурсы.

Реально когда?

8.

Оценка затрат, разработка бюджета.

Сколько?

9.

Разработка и принятие плана проекта.

Все учтено?

Для реализации больших и сложных проектов становится целесообразным применение вспомогательных процедур планирования проекта:

планирование качества;

планирование рисков и мероприятий по работе с ними;

организационное планирование;

планирование коммуникаций;

и пр.

В каждом конкретном случае менеджер проекта на основе соотношения результат / затраты должен оценить целесообразность применения той или иной вспомогательной процедуры, имеющейся в арсенале проектных технологий.

Делись добром ;)