1.3 Інформаційні потреби субєктів управління

Потреба в інформації різних субєктів і ланок управління неоднакова і визначається насамперед тими завданнями, які вирішує в процесі управління той чи інший субєкт, той чи інший керівник, працівник управлінського апарату. Вона залежить також від масштабу і важливості прийнятих рішень (чим масштабніше і важливіше рішення, тим більша за обсягом і різноманітна за змістом інформація необхідна для його підготовки і прийняття), від кількості та характеру керованих, регульованих параметрів, від кількості варіантів можливого стану і поведінки керованого обєкта, від величини і різноманітності збурюючих керовану систему внутрішніх і зовнішніх впливів, від кількості та якості показників, що характеризують результати функціонування даної системи.

У міру вдосконалення управління суспільством зростає необхідність знання про обєкти управління, будь це соціальні групи, верстви населення, соціальні організації, територіальні спільності або підсистеми суспільства - економічна, соціальна, політична, соціокультурна. У цих умовах і субєкт, і обєкт управління потребують достовірної та повної інформації про функціонування суспільства, його основних підсистем, організацій і груп. Соціологічні дослідження показують, що керівники та менеджери рідко і не в повній мірі використовують доступну інформацію, незважаючи на приписувану їй першорядну роль у процесах управління. Розробники соціальних програм найчастіше скаржаться на те, що результати їх праці не використовуються або рідко використовуються в управлінській діяльності. У результаті соціологічних досліджень встановлено, що менеджери більше 50% свого часу витрачають на розподіл документів серед підлеглих, на обговорення їх з підлеглими і на участь у спільному - з підлеглими або вищестоящими керівниками - вирішенні виникаючих проблем. Менше 50% опитаних працівників сфери управління використовували компютерні звіти як основи для оцінки і заохочення працівників, запитів більшої кількості ресурсів або перегляду методів і процедур організаторської діяльності та функціонування системи управління, підвищення достовірності інформації.

Першим з таких факторів є організаційна культура. Чи будуть містяться в інформаційних потоках дані правильно сприйняті, зрозумілі і втілюються чи у практичні дії менеджера, в істотній мірі залежить від його організаційної культури. У системах оцінки працівників управлінської сфери, як і в колишні часи, найчастіше використовуються такі критерії, як пунктуальність, відповідальність і уміння співпрацювати, а не здатність швидко і кваліфіковано відшукати і використовувати нову інформацію, необхідну для успішного вирішення завдань, що стоять перед даною організацією.

Другий фактор, що впливає на використання менеджером отриманих даних, стосується змісту інформаційні потоки, що надходять у сферу управління, повинні допомагати направляти і концентрувати увагу керівників на насущні проблеми управлінської праці, тим самим мотивуючи їх більш активну і ефективну діяльність.

Раціональна організація потоків інформації припускає, що необхідно відмовитися від емпіричного підходу до відбору інформації для кожного підрозділу і працівника апарату управління, виходячи з характеру завдань, які ними розвязуються. Потреба в інформації різних ланок, субєктів управління неоднакова і визначається передусім тими завданнями, які розвязує в процесі управління той чи інший керівник, працівник управлінського апарату, тими функціями, які він виконує. Потреба завжди конкретна, оскільки конкретно визначені завдання.

Інформаційні потреби можуть бути забезпечені як за рахунок відносно незначного збільшення обсягу додатково регульованих потоків вхідної інформації, так і за рахунок глибокого дослідження (аналізу) зібраних даних стосовно соціальних процесів і навколишнього середовища.

Також інформаційні потреби можуть бути забезпечені за рахунок істотного підвищення комплексності опрацювання і використання даних, які зібрані та поступили від структурних органів системи управління, в тому числі й органів системи статистики.