Удосконалення управління інформаційними потоками на підприємстві

курсовая работа

2.1 Методи дослідження інформаційних потоків

Проведення дослідження потоків інформації системи управління передбачено методичними матеріалами з розробки організаційних систем управління. Метою такого дослідження є вивчення та формалізація інформаційних процесів. Дослідження проводяться за заздалегідь розробленою програмою.

У програмі зазначається, що і в якій послідовності необхідно виконати.При вивченні форм документації, техніки їх заповнення й обробки виділяється приблизний перелік питань:

Ш призначення документа;

Ш кількість одночасно виписуються примірників;

Ш найменування обовязкових реквізитів та показників документів;

Ш ким заповнюються реквізити та їх показники;

Ш правила формування показників;

Ш значимість кожного показника;

Ш періодичність складання документів;

Ш частота розробки показників.

Одночасно з вивченням потоків документації доцільно отримати максимум відомостей про функції, які здійснюються кожним підрозділом органу управління і для виконання яких призначені відомості документації.У звязку з цим до програми дослідження доцільно включати питання, які допоможуть зясувати функції, що їх конкретними підрозділами органу управління та його окремими робочими групами.

Обєктами дослідження є документовані і недокументовані повідомлення, що відображають процеси виробничо-господарської діяльності та управлінських робіт, а також повязані з ними процеси формування показників і документів і маршрути їх руху.

При дослідженні процесу обробки даних в керуючій системі і її підрозділах розрізняються процеси розрахунку показників і процеси формування документів. Розрахунок показників здійснюється на основі певних правил - процедур з вихідними даними, які проявляються у вигляді послідовності їх обробки. Формування документів здійснюється на основі певних правил підбору джерел вихідних показників, самих даних і послідовності записи в форму документа.

Далі уточнюються маршрути руху документів по підрозділах органу управління, починаючи з моменту їх формування до передачі на зберігання або виходу за межі керуючої системи.

Для обстеження вхідних і вихідних документів застосовні два основні методи: метод інвентаризації та метод типових груп. При методі інвентаризації збираються відомості про всі документи. Він дозволяє отримати найбільш повні дані про рух інформації. Однак в силу великої трудомісткості метод інвентаризації застосовується дуже рідко.

Для обстеження систематизованих масових і регулярно повторюваних документів більш часто використовується метод типових груп, коли реєстрації підлягає не кожний документ, а певний тип однорідних документів.Найбільш поширеним є аналіз потоків інформації за допомогою графічного методу.

Модуль-метод

Застосовується для аналізу структури інформаційного потоку після використання інших методів. Для кожного фіксованого повідомлення складається типова картка, яка потім пускається по виявленому структурному каналу. При русі картки на ній зазначаються всі операції з обробки інформації по даному каналу. Операції обробки інформації включають зміну, кодування, відображення, передачу, переробку, подання інформації і в результаті вироблення рішень. У результаті обробки карток найпростішими засобами механізації можна отримати докладні відомості про кількість інформації, що проходить по даному каналу, і використовуються в даній операції, визначити затрати часу на опрацювання, обчислювальні потужності, виявити дублювання, визначити періодичність, частоту надходження інформації та інші кількісні та якісні характеристики інформації, що проходить.

Метод дає дуже детальний опис кількісних і якісних характеристик руху інформації.

Графічний метод

Основні елементи потоку - документи. Відношення між ними зображується у вигляді графічної схеми. Процедури перетворення елементів потоку (обробки документів) записуються у вигляді коротких пояснень на схемі потоку. Система координат графіка двовимірна. У заголовках стовпців записуються найменування структурних підрозділів конкретної організації, в заголовках рядків - найменування моментів або проміжків часу. Шкала може бути рівномірною або нерівномірною.

Кожен документ на схемі зображено у вигляді прямокутника з зазначенням номера документа. Стрілка, що йде до документа (від документа), показує напрямки руху інформації.

Під документом дані короткі пояснення: які процедури здійснюються при обробці документа; яка інформація з документа використовується в даний момент в даному місці; як використовується ця інформація; яка інформація записується або змінюється в документі і чому; де можна знайти докладні пояснення.

Аналіз схеми дозволяє простежити шляхи документів, виявити моменти їх утворення, операції, що з ними здійснюються, порядок, в якому документи обєднуються або навпаки розділяються. У результаті аналізу схеми потоку можна виявити обсяг, характер і строки виконання робіт для кожного підрозділу даної організації, зайвий контроль за роботою, повну відсутність контролю, застосування різних документів замість одного, складеного в кількох примірниках, зайве зберігання документів, невиправдані затримки в обробці документів , а також і зайві передачі документів, викликані поганим розподілом обовязків між різними підрозділами.

Графічний метод є простим, наочним, універсальним і економічним методом опису потоків інформації на макрорівні. Однак при збільшенні розмірності потоку схема може стати настільки велика, що втратить свою цінність як засіб аналізу, або буде настільки поверхова в де талях, що не надасть допомоги при аналізі потоків інформації.

Таким чином, даний метод доцільно використовувати для аналізу організації та вдосконалення існуючої схеми потоків інформації на макрорівні.

Графоаналітичний метод дослідження потоків інформації

Метод заснований на побудові інформаційного графа і аналізі його матриці суміжності. У будь-якій управлінській системі розрізняються входи, виходи і внутрішня память. Через входи управлінська система отримує вихідні дані з зовнішнього середовища, через виходи у зовнішнє середовище видаються результати роботи системи, У процесі функціонування управлінської системи зявляється проміжна ланка між вихідними даними і результатами функціонування. Всі три ланки разом утворюють компоненти потоку інформації. Між компонентами потоку інформації існує впорядкованість. Так, нульовий порядок має вихідні дані, найвищий - результати функціонування.На підставі такої схеми потоків інформації можна побудувати граф, вершинами якого служать Xj - компоненти потоку інформації і які зєднуються дугами в тому випадку, якщо перехід між ними здійснюється без будь-яких проміжних результатів. Дуги орієнтуються в напрямку результатів більш високого порядку. Побудований граф називається інформаційним. Матриця суміжності для графа будується наступним чином: елемент (i, j), що стоїть на перетині i-го рядка і j-го стовпця, дорівнює одиниці, якщо з вершини Хi у вершину Xj йде дуга, і дорівнює нулю в іншому випадку.

Матриця суміжності є компактною моделлю інформаційного графа. Надалі будується послідовність матриць, що представляють собою матрицю суміжності, зведену в квадрат, третю ступінь і т. д. Загальна кількість матриць одно порядку інформаційного графа.

Матрична модель дозволяє визначити:

Ш порядок схеми потоку інформації;

Ш порядок кожного компоненту потоку;

Ш число компонентів, що безпосередньо беруть участь у формуванні кожного результату;

Ш число результатів, у формуванні яких безпосередньо бере участь кожен компонент;

Ш число шляхів фіксованої довжини, що звязують будь-які два компонента потоку;

Ш число можливих шляхів, що звязують будь-які два компонента потоку;

Ш всі результати, для формування яких використовується кожен компонент, і всі компоненти, необхідні для формування кожного результату;

Опис потоків інформації графом типу «дерево» використовується в заводоуправлінні промислового підприємства при організації системи планових розрахунків. Графи визначають логічні звязки між елементами системи. Наприклад, за допомогою дерева можна зобразити рух інформації в заводоуправлінні при розробці перспективного плану.

Інформаційна модель у вигляді графа типу «дерево» містить у собі такі відомості:

найменування і характеристику блоків перетворення інформації;

послідовність перетворення інформації в процесі планування;

найменування і характеристику блоків перетворення інформації;

джерела вхідної інформації;

адреси вихідної інформації.

Схема дає узагальнену характеристику функціонування планового органу, вказує типи перетворень інформації, їх послідовність, напрямки та адреси потоків інформації. Схема може бути першою ланкою при розробці мережевої моделі організаційного проекту.

Метод функціонально-операційного аналізу

Цей метод призначений для організації, синтезу та обробки інформації, необхідної органам територіального планування. Крім того, він застосовується в роботі вищих функціональних органів планування і управління, не повязаних безпосередньо з управлінням технологічними процесами.

Сутність методу полягає в наступному: виявляються основні функції територіальних планових (або інших управляючих) органів; функції розчленовуються на елементи; елементи складаються з операцій. Для кожної операції складається схема, знаходяться цілі, функції та інформаційні звязки; знаходяться обсяги інформації, визначається її характер з допомогою складання систем вхідний і вихідний інформації у формах документів. Операції планування обєднуються в логічну мережу, на основі якої формується географія потоків обєктивно необхідної інформації.

Порядок розробки моделі. Робота з аналізу і конструювання інформаційних систем виконується в такій послідовності:

розробка наукових основ і принципової схеми інформаційної системи;

виявлення структури і функцій системи;

розробка логічної схеми моделювання;

збір та аналіз алгоритмів і моделей планово-економічних завдань;

поділ інформаційної системи на підсистеми, елементи та операції, вивчення кожної підсистеми;

визначення та формалізація завдань, які піддаються алгоритмізації, типізації операцій;

виявлення цілей, функцій і звязків кожної операції;

складання математичних моделей операцій;

підбір і розробка алгоритмів, їх обґрунтування, вироблення рекомендацій щодо застосування;

визначення обсягів і характеру інформації, побудова нової системи документації;

розробка алгоритмічної схеми обробки інформації;

побудова територіальної інформаційної системи.

Стадії розробки. Перша стадія моделювання інформаційної системи включає в себе визначення меж цієї системи, формулювання вихідних передумов і визначення характеру роботи з побудови системи. Роботи поділяються на титульні, проблемні, поточні.

Структура та функції системи виявляються за допомогою макромоделей. У разі появи декількох різнорідних функцій система вважається складною. Одночасно увязуються операції низового і народногосподарського планування, забезпечується моделювання основних звязків і взаємодій, що виникають при побудові плану.

Наступним етапом є розбиття системи на складові частини, підсистеми, елементи, операції. Межі системи задаються дослідником. Підсистема, яку не можна більше розчленувати за певним критерієм, розглядається в якості компоненти, компонента, у свою чергу, ділиться на операції, для кожної операції виявляються цілі, функції та звязку, потім складається їх математичний опис і підбирається метод рішення моделі.

Завдання, які відповідають певним операціям, зєднуються в групи єдиної логічної схемою. Перелік завдань дозволяє орієнтовно визначити обсяг інформації і сприяє ефективній організації процесів моделювання.

Моделювання операції складається з:

визначення цільової функції операції і розробки правил відбору рішень;

побудови ієрархії елементів операції;

визначення входу і виходу операції;

визначення та вимірювання інформаційних звязків і потоків;

складання системи комунікацій передачі інформації;

розробки системи документації;

оцінки технічних засобів.

Після цього проводиться розрахунок орієнтовного обсягу інформації: визначається клас задач, до якого належить операція, будується логічна схема рішення, визначаються обсяги вводиться, виведеної, що зберігається, кількість арифметичних і логічних операцій з обробки інформації, довжина масивів інформації; на основі цього виводиться середній обсяг очікуваної інформації.Наступним етапом буде підбір моделей та алгоритмів вже відомих і застосовуються, а також розробка нових алгоритмів для ще не розвязувалися завдань. В цьому випадку залучаються нові методи, наприклад евристичні. Засобом взаємозвязки операцій може служити мережева модель, яка визначає розміщення потоків інформації та порядок виконання операцій. У результаті моделюється весь інформаційний процес, виявляються його ланки, конструюються нові необхідні потоки інформації.

Наступним етапом є розробка алгоритмічної схеми обробки інформації, складаються математичні програми; проводиться оцінка технічних засобів. Заключний етап - імітація інформаційних систем за допомогою обчислювальної техніки і системи динамічних моделей.

Делись добром ;)