1.1 Понятие проекта и общие принципы управления проектами

Проект - это совокупность задач и мероприятий, связанных с достижением запланированной цели, который обычно имеет уникальный и неповторяющийся характер.

Основные характеристики, общие для всех проектов, приведены ниже:

1. Проект - комплекс действий, имеющий начало и конец. Каждый проект уникален. Проекты направлены на достижение цели в рамках бюджета и календарного плана.

2. Проект - процесс достижения определенных результатов. Проект можно рассматривать как целостный процесс: строительство завода, запуск нового продукта, или внедрение новой информационной системы.

3. Проект имеет жизненный цикл. Жизненный цикл проекта имеет определенную начальную и конечную точки, которые обычно привязаны к временной шкале [5, с.43].

Проект по внедрению информационной системы полностью соответствует данным характеристикам: он уникален, направлен на достижение своей цели - повышение эффективности предприятия путем внедрения автоматизированной информационной системы (АИС) - и имеет строго фиксированный жизненный цикл.

Вместе с тем, необходимо различать понятия проекта и программы.

Программа - долгосрочная деятельность, подразумевающая выполнение более чем одного проекта.

Проект - комплекс действий, состоящий из взаимосвязанных задач, выполняемых организацией для достижения определенных целей в соответствии с бюджетом и календарным планом.

Программа и проект связаны между собой отношением система - подсистема.

Ключевая характеристика отдельно взятого проекта - это его цель или группа целей, объединенная в миссию проекта.

Цель проекта - желаемый результат деятельности, достигаемый в переделах установленного интервала времени.

Четко определенная цель - это необходимое условие выполнения проекта.

Цель проекта - это не только общая установка, это еще и характеристика достижения этой цели. То есть при целепологании нельзя ограничиться лишь отдельными установками.

Чтобы быть значимыми, цели должны удовлетворять ряду характеристик:

Во-первых, цели должны быть конкретными и измеримыми. Лишь устанавливая измеримые цели можно отслеживать и оценивать их достижение.

Во-вторых, цели должны быть ориентированы во времени, то есть, связаны с определенными горизонтами планирования.

В-третьих, цель должна быть достижима.

Кроме того, цели должны поддерживать друг друга, то есть достижение одной цели не должно мешать достижению других.

Это означает, что цели проекта должны быть четко определены, иметь ясный смысл; результаты измеримы, а заданные ограничения и требования выполнимы [12, с.25].

Для случая с внедрением АИС выработка цели проекта представляет довольно сложную задачу. Поскольку выработка целей процесс творческий, здесь не существует определенных методов и стандартов. Но определенные закономерности присущи и этому процессу.

Прежде всего, заказчику проекта необходимо четко сформулировать свои желания по поводу проекта: для чего внедряется автоматизированная информационная система. Кроме того, необходимо учесть пожелания коллектива предприятия. После того, как все пожелания были учтены, необходимо требования формализовать и привести к целям проекта. Далее необходимо выработать критерии достижения этих целей.

Определенные достижимые цели проекта должны быть четко сформулированы и описаны. Это по существу должно стать документированным соглашением сторон о целях и результатах проекта. Заказчику этот документ позволит понять, что он получит по окончанию работы, а исполнителю - что необходимо осуществить.

Говоря о проекте, следует сказать об управлении проектом. Управление проектами - это использование знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту и достижению цели проекта [14, с.76].

Наиболее значимую часть в процессе управления проектами занимают управленческие дисциплины, такие как общая теория управления, управление производством, управление динамическими процессами, а также психология. Наука об управлении проектами имеет свою уникальную область знаний, частично пересекающуюся с другими областями. Управление проектами состоит из процессов по осуществлению проекта.

Система управления проектами состоит из объекта управления (проекта) и субъекта управления (команды проекта), связанных между собой прямой (управляющей) и обратной (реактивной) связями. В этой системе реализуются два вида процессов:

- проектно-ориентированные работы, связанные с объектом управления проектом или самим проектом (в нашем случае это может быть, например, процессы, связанные с выполнением настройки ERP - системы под требования заказчика);

- процессы, связанные с субъектом управления проектом. Они включают в себя планирование, организацию работ и т.д. То есть эти процессы выполняют сервисные функции, без которых нельзя реализовать проект.

В управление проектом входит:

1. Определение требований.

2. Установка четких и достижимых целей.

3. Уравновешивание противоречащих требований по качеству, содержанию, времени и стоимости.

4. Коррекция характеристик, планов и подхода в соответствии с мнением и ожиданиями различных участников проекта [2, с.64].

Менеджер проекта - это лицо, ответственное за достижение целей проекта. Хороший менеджер проекта должен быть специалистом в области не только бизнеса, но и технологий.

Менеджер проекта представляет проект клиенту и руководству консультантов, и должен ожидать, что именно он будет нести ответственность за успешное воплощение ожиданий от проекта той и другой стороны. Для достижения этого менеджер проекта должен понять бизнес-цели проекта с обеих точек зрения и иметь ясное представление о том, каким образом эти цели могут быть достигнуты.

Менеджер проекта обязательно столкнется с конфликтом целей обеих сторон, как и других заинтересованных в проекте сторон. Основная обязанность менеджера проекта - урегулирование конфликтов и спорных вопросов, и недопущение их воздействия на ход проекта.

Менеджер проекта отвечает за составление плана проекта, обеспечение проекта запланированными ресурсами, контроль и составление отчетов о ходе проекта в соответствии с планом. Он добивается предоставления необходимых для проекта физических ресурсов, набирает сотрудников, при необходимости увольняет их. Он отвечает и за качество результатов проекта и за качество работ, выполняемых в соответствии с планом качества.

Менеджер проекта согласовывает с заказчиком область охвата проекта и обеспечивает проведение проекта в согласованных рамках. Он определяет или одобряет всю стратегию, которую группа управления проектом будет использовать для достижения поставленных целей проекта. Менеджер проекта должен быть готовым к тому, что он будет проверять все ключевые документы-результаты, особенно на начальных фазах проекта.

Менеджеры проектов часто говорят о "тройном ограничении" - содержании проекта, времени и стоимости, - которое приходится учитывать при согласовании разнообразных требований проекта. Проекты с высоким качеством организации дают требуемый продукт, услугу или результат, соответствующие содержанию проекта, вовремя и в пределах установленного бюджета. Взаимоотношения между этими факторами таково, что, если один из этих факторов изменится, то с большой долей вероятности будет затронут как минимум еще один фактор [9, с.38].