2.1. Віднесення юридичної особи до списків

Кожен архів укладає три види списків за визначеними формами, наведеними у додатках 1, 2, 3. Облік джерел формування НАФ в зоні комплектування архіву ведеться за двома списками.

До списку № 1 юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до архіву, включаються такі категорії фондоутворювачів:

– державного і комунального сектору, в діяльності яких утворюються документи НАФ, що згідно з законодавством мають надходити на постійне зберігання до відповідного архіву;

– колишні державні установи - джерела комплектування, що тимчасово зберігають архівні документи, створені в процесі їхньої діяльності до зміни форми власності (зазначені установи, що змінили форму власності і тимчасово зберігають документи, належні до НАФ, вносять до списку без укладання з ними договору);

– юридичні особи приватного права, а також об’єднання громадян, релігійні організації, документи яких віднесено до НАФ, що в установленому порядку уклали з архівом договір про передавання документів на постійне зберігання.

До списку № 2 юридичних та фізичних осіб - джерел формування НАФ, які не передають документи до архіву вносять:

- державні (комунальні) музеї, бібліотеки, які мають право створювати архівні підрозділи для постійного зберігання документів НАФ;

- установи приватного права, об’єднання громадян, релігійні організації, в діяльності яких утворюються документи НАФ, і які не уклали договорів про передавання документів до архіву;

- власників приватних архівних зібрань, які не виявили бажання співробітничати з архівом.

Усі інші юридичні особи, тобто ті, в діяльності яких за результатами експертизи цінності документів НАФ не виявлено, включають до списку юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ (список № 3). Цей список укладають з метою контролю за станом упорядкування та збереження документів з особового складу юридичних осіб зони комплектування архіву.