1.3. Віднесення юридичних осіб до джерел формування наф

До складу джерел формування НАФ рекомендується відносити фондоутворювачів, які виконують основні функції галузі (промисловість: підприємства, що впливають на економіку даного регіону; освіта: вищі навчальні заклади, базові середні школи).

Юридичні особи, що на будь-якому рівні здійснюють функції управління, підлягають віднесенню до джерел формування НАФ. Органи управління зосереджують інформацію у більшому обсязі, оскільки вони централізують функції планування, звітності, стандартизації. Отже, їх документи найінформативніші, в них більш чітко окреслені зв’язки між основним цільовим призначенням органу управління і його функціями в галузі чи сфері діяльності, повніше відображається зміст основної діяльності за місцем і часом її здійснення.

Як правило, не підлягають віднесенню до джерел формування НАФ, обслуговуючі юридичні особи. Водночас цей принцип не завжди застосовується до юридичних осіб приватного права, оскільки їхня основна частина, що охоплює, як правило, сферу торгівлі й послуг, значно впливає на економічний й фінансовий стан регіону, і тому найбільші з них можуть бути віднесені до джерел формування НАФ. До джерел формування НАФ відносять також некомерційні установи (громадські об’єднання, релігійні організації, благодійні фонди тощо), документація яких має суспільне, зокрема соціально-політичне значення.

До джерел формування НАФ відносять, як правило, юридично самостійні фондоутворювачі. Документи таких структур, як ради директорів, збори представників, а також філій, відділень тощо, варто залишати на постійне зберігання у складі фондів тих юридичних осіб, при яких вони діють або яким підпорядковані.

У деяких випадках до джерел формування НАФ за рішенням експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) можуть бути віднесені фондоутворювачі, що не мають статусу юридичної особи, якщо вони виконують важливі функції на території області, району, міста (наприклад, територіальні управління Національного банку України, філії банків тощо).

У разі відбору для віднесення до складу джерел формування НАФ юридичних осіб нової організаційно-правової форми варто керуватися критерієм масштабу їхньої діяльності (обсяг виробництва, товарів чи послуг, розмір статутного фонду й оборотного капіталу, багатопрофільність, особлива роль у розвитку певної сфери діяльності країни або регіону, новизна продукції для країни, конкурентоспроможність, участь у загальнодержавних та регіональних програмах кооперування і розподілу праці, міжрегіональний характер діяльності). Важливе значення має й показник стабільності цієї діяльності впродовж періоду існування зазначених юридичних осіб.

Результати вивчення питання про віднесення або не віднесення юридичних осіб до складу джерел формування НАФ оформлюється складеною експертом довідкою (експертним висновком), яка представляється на розгляд ЕПК. У довідці має бути зазначено, які саме аспекти економічного, соціального, культурного, суспільно-політичного життя країни, регіону (області, району, міста) відбиваються в діяльності даного фондоутворювача, місце, яке він посідає в галузі, його роль у громадському житті, масштаби діяльності фондоутворювача тощо. За результатами вивчення документаційного фонду юридичної особи робиться висновок, у яких документах, що утворюються в діяльності юридичної особи, і наскільки повно відбиваються її основні функції, яка частина цих документів дублюється у фондах юридичних осіб вищого рівня та інших фондоутворювачів. У довідці висловлюються пропозиції щодо можливості включення юридичної особи до відповідних списків. Крім довідки, на розгляд ЕПК виносяться історична довідка та номенклатура справ юридичної особи (за їх наявності).

Довідка щодо віднесення або не віднесення юридичної особи до складу джерел формування НАФ, складається, як правило, у трьох примірниках. Перший зберігають у наглядовій справі юридичної особи, другий - відкладається у справах ЕПК, третій, разом з витягом з рішення ЕПК направляють керівникові юридичної особи.

Рішення ЕПК про віднесення юридичної особи до джерел формування НАФ або не віднесення її до зазначених джерел є підставою для включення юридичної особи до відповідних списків.