Планирование рабочего дня.Организационные принципы распорядка дня секретаря.

Главное преимущество, достигаемое путем планиро­вания работы, состоит в том, что время, затраченное на планирование, приводит к сокращению времени на рабо­ту в целом. Если получается наоборот, от такого плани­рования лучше отказаться или изменить его методику.

Свой день секретарю необходимо организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприя­тий. Информировать руководителя о чем-то лучше зара­нее: за час, а если мероприятие важное — за день. Это воз­можно лишь в тех случаях, когда планы секретаря коор­динируются и согласовываются с планами руководителя.

Секретарю при планировании своего рабочего времени лучше согласовать с руководителем ежедневное опреде­ленное время для подписания документов, приема им сотрудников и т. д. Планируя текущий день, необходимо учесть время на подготовку предстоящих в другие дни ме­роприятий. Объективная основа четкого планирования - это наличие в работе секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дни секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно выделить следующие методы планирования дня.

Списки

Любителей вести ежедневные списки дел или записи на карточках психологи предостерегают от следу­ющего:

• время от времени такие бумажки теряются;

• чем длиннее список, тем менее реально сделать за один день все, что записано на бумаге;

• человек пытается сделать как можно больше дел, вме­сто того чтобы сосредоточиться на нескольких самых главных задачах дня;

• более 30% составителей списков тратят больше време­ни на записи, чем на выполнение дел.

Но если список составлен грамотно, вычеркивание то­го, что сделано, приносит человеку большое удовлетворе­ние, он гордится каждой такой победой.